RGPD

Plazos de conservación del RGPD por tipo de documento: la guía rápida completa

5 de diciembre de 2025 · 9 min de lectura · DeSnipperaar

El RGPD fija en el artículo 5.1.e la limitación de la conservación. Los datos personales no pueden conservarse más tiempo del necesario. Suena sencillo, pero en la práctica está lleno de excepciones. Algunos documentos hay que conservarlos justamente mucho tiempo en virtud de leyes fiscales, laborales o sanitarias. Otros deben irse ya tras cuatro semanas. Esta guía rápida reúne los plazos más importantes para la práctica neerlandesa, con mención de la ley en la que se basan.

Imprime esta lista, cuélgala junto al armario de archivo y planifica cada año un momento para destruir la categoría más antigua. Es la única manera de seguir siendo conforme al RGPD sin tener que pensar en ello a diario.

Fiscal y contabilidad

La Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR), artículo 52, es la fuente más conocida. La administración básica se conserva 7 años, ciertas categorías más tiempo.

• Libro mayor, deudores, acreedores, compras, ventas, inventario: 7 años (AWR art. 52).
• Cuentas anuales: 7 años (AWR art. 52) y 7 años tras la disolución de la persona jurídica (BW 2:10).
• Administración salarial y copia de DNI del trabajador: 5 años tras el fin de la relación laboral (Wet op de loonbelasting art. 28).
• Bienes inmuebles (plazo de regularización del IVA): 9 años tras el año en que el inmueble entró en uso.
• Facturas de IVA: 7 años.

Sobre el plazo fiscal de 7 años en la práctica puedes leer más en nuestro artículo sobre la obligación fiscal de conservación y qué puede irse después.

Personal y RRHH

RRHH tiene la mayor variedad de plazos. Los datos de candidaturas deben irse rápido, las nóminas justamente conservarse mucho tiempo.

• Datos de candidatura de candidato rechazado: 4 semanas tras el rechazo, o 1 año con consentimiento por escrito.
• Expediente de personal general: 2 años tras la salida (directriz de la AP).
• Contratos de trabajo y modificaciones: 7 años tras el fin de la relación laboral.
• Nóminas y certificados anuales: 5 años (fiscal), 7 años recomendado.
• Datos de absentismo: 2 años tras el fin de la relación laboral.
• Expedientes de reincorporación: 2 años tras el fin de la reincorporación.
• Copias de DNI: 5 años tras el fin de la relación laboral, después destrucción obligatoria.
• Solicitudes de VOG: mientras el trabajador esté en plantilla, después 4 semanas.

Sanidad y médico

Para los datos médicos rige la WGBO (Libro 7, título 7, sección 5 del BW). En 2020 se amplió el plazo.

• Expediente médico: 20 años desde la última modificación, o tanto tiempo como exija una «buena praxis asistencial» (WGBO art. 7:454 BW).
• Expedientes de menores: 20 años desde el 18.º cumpleaños.
• Radiografías y material de imagen: parte integral del expediente, por tanto 20 años.
• Registro de donantes: conforme a la directriz del prestador.
• Expediente del dentista: 20 años tras la última consulta.

Consulta también nuestro artículo sobre el plazo de 20 años de la WGBO en la práctica.

Tras el vencimiento de un plazo de conservación, conservar ya no es una opción. Retener datos «por si acaso» es una infracción del artículo 5 del RGPD.

Jurídico y notarial

• Expediente de abogado: mínimo 5 años tras el cierre, a menudo 7 años. La norma de conducta NOvA 16 prescribe una conservación cuidadosa.
• Escrituras notariales (originales): 100 años, después al archivo estatal (Wna art. 7 y 8).
• Borradores y versiones de trabajo notariales: sin plazo legal, recomendación de 10 años y luego destruir.
• Diligencia debida del cliente Wwft: 5 años tras el fin de la relación de negocio (Wwft art. 33).
• Expedientes de cobro: 7 años tras la última actuación.

Financiero y bancario

• Expediente hipotecario: 7 años tras el fin o la amortización.
• Asesoramiento de inversión: 7 años (Wft y MiFID II).
• Expediente de seguro: 7 años tras el fin de la póliza.
• Identificación del cliente (Wwft): 5 años.
• Préstamo empresarial: 7 años tras el fin del préstamo.

Comercial y general

• Correspondencia con clientes sin relevancia fiscal: 2 a 3 años tras el último contacto.
• Listas de marketing: hasta la retirada del consentimiento o 2 años de inactividad.
• Cookies web y analítica: máximo 1 año, según el consentimiento.
• Suscripciones a boletines: hasta la baja.
• Grabaciones de cámara: 4 semanas, más tiempo solo en caso de incidente.
• Reclamaciones: 2 años tras la resolución.

Educación y administración pública

• Expediente de alumno de educación primaria: 2 años tras dejar el centro.
• Expediente de alumno de educación secundaria: 2 años tras la baja, 5 años para los datos de examen.
• Expedientes de subvención: 10 años (en subvenciones de la UE a menudo 10 a 15 años).
• Expediente de licitación: 10 años.

¿Cómo fijar los plazos de conservación en tu organización?

Una guía rápida no basta. La Autoriteit Persoonsgegevens espera que incluyas los plazos de conservación de forma explícita en tu registro de actividades de tratamiento (RGPD art. 30) y en tu declaración de privacidad. Buena práctica:

1. Haz una tabla por tratamiento: qué categoría de datos, qué plazo, qué ley.
2. Vincula cada plazo a un desencadenante: fin de la relación laboral, fecha de la última factura, firma de la escritura.
3. Planifica cada año un momento de destrucción tras el cierre del ejercicio, para que puedas retirar el año más antiguo de forma fiscalmente segura.
4. Conserva los certificados de destrucción 5 años como prueba ante la AP y el auditor.
5. Recorre la guía rápida con cada nuevo tipo de tratamiento, porque algunos sectores (sanidad, financiero, jurídico) tienen reglas distintas.

La excepción de la excepción

A veces puedes conservar datos más tiempo del que sugiere la limitación de la conservación del RGPD. Ejemplos: un litigio en curso, una investigación fiscal, una reclamación jurídica, una investigación científica con garantías, un interés de archivo según la Archiefwet. En cuanto desaparece el motivo, el plazo vuelve a correr. Documenta siempre por escrito ese tipo de excepciones, porque sin fundamentación es una infracción del RGPD.

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¿Preguntas sobre una categoría concreta? Llámanos o solicita un presupuesto en desnipperaar.nl. Pensamos contigo gratis sobre plazos de conservación y la planificación de tus momentos de destrucción.