Almacenamiento de Archivos.
Fuera de en Medio. A Salvo.
Un armario lleno de expedientes confidenciales ocupa un espacio que podría aprovechar mejor. Recogemos ese archivo y lo guardamos por usted.
Recupera espacio y sabe exactamente dónde está cada expediente.
El Ciclo de Vida de un Expediente
Un expediente pasa siempre por las mismas tres fases. La mayoría de las empresas contratan la fase 1 y la fase 3 con dos proveedores distintos, así que nadie lleva la cuenta de cuándo debería haberse destruido una caja. Ahí es exactamente donde nacen las multas, porque el RGPD no solo le obliga a conservar, también le obliga a borrar a tiempo.
Activo
El expediente está en uso y se queda en su oficina. Aquí nosotros no hacemos nada, usted lo necesita a diario.
Conservación obligatoria
El expediente está cerrado pero todavía no puede salir. Hacienda pide 7 años, los expedientes de personal a veces más. Ocupa espacio y no aporta nada. Aquí es donde entra el almacenamiento.
Destrucción
El plazo ha vencido. A partir de ese momento, conservar ya no es prudencia sino riesgo. Destruimos según DIN 66399 P-5 y usted recibe el certificado.
Como sus cajas ya están registradas con nosotros, sabemos por caja cuándo empieza la fase 3. Le avisamos antes de que venza el plazo, usted da su conformidad y la caja pasa por la trituradora. Sin salas de archivo que se llenan en silencio con material que ya no debería estar ahí.
Lo Que Cuesta el Almacenamiento
Cobramos por caja de almacenamiento y mes. Una caja de almacenamiento es la caja sellada que queda en nuestra estantería. Ahí caben unas 6 cajas de archivo o archivadores normales. La recepción es gratuita, incluidas las cajas, los códigos de barras y todo el procesamiento. Usted solo paga los meses que su archivo está con nosotros. Todos los importes sin IVA del 21%.
La caja de almacenamiento. Medida exterior 60 × 40 × 30 cm, unos 70 litros, máximo 15 kg llena. Ahí caben unas 6 cajas de archivo o archivadores estándar. Es la misma unidad que la caja de nuestras tarifas de destrucción, de forma que guardar y destruir se calculan sobre la misma medida.
Calcular en cajas de almacenamiento. Usted probablemente sabe cuántas cajas de archivo o archivadores tiene, no en cuántas cajas de almacenamiento se traduce. Divida entre 6 y redondee hacia arriba. 40 cajas de archivo son, por tanto, 7 cajas de almacenamiento. Nosotros entregamos las cajas de almacenamiento por adelantado, usted las llena y las sella. Lo que meta dentro, cajas o carpetas, nos da igual.
Almacenamiento por caja
Caja de almacenamiento sellada de unos 70 litros. Registrada por número de caja con fecha de destrucción fijada.
- 5 cajas de almacenamiento (± 30 cajas de archivo): € 45 al mes
- 7 cajas de almacenamiento (± 40 cajas de archivo): € 63 al mes
- 17 cajas de almacenamiento (± 100 cajas de archivo): € 153 al mes
- 40 cajas de almacenamiento (± 240 cajas de archivo): € 360 al mes
- Registro y vigilancia del plazo de conservación incluidos
- Cancelable cada mes, sin contrato anual
- Menos cajas significa menor precio mensual
Recepción y viajes
Entregamos las cajas de almacenamiento, las recogemos selladas y las procesamos por completo. Cada caja recibe un código de barras y entra en el registro con una descripción y una fecha de destrucción. Por eso no cobramos nada.
- Recepción gratuita, sea cual sea el número de cajas
- Las cajas de almacenamiento, gratuitas
- Código de barras y registro por caja incluidos
- Albarán de recepción con todos los números de caja
- 1 aporte gratuito al año de cajas nuevas, desde 5 cajas de almacenamiento
- 1 recuperación gratuita al año de sus cajas, desde 5 cajas de almacenamiento
Destruir tras el almacenamiento
La caja ya está con nosotros, así que el viaje de recogida desaparece. Eso supone la mitad frente a recoger y destruir por separado. Misma unidad, para que pueda comparar las dos opciones.
- Solo tras su conformidad por escrito
- Números de caja en el certificado
- Certificado de Destrucción incluido
Recuperación y devolución
| Operación | Tarifa | Plazo |
|---|---|---|
| Primera recuperación por año natural (desde 5 cajas de almacenamiento) | Gratuita | 2 días laborables |
| Cada recuperación siguiente | € 60 por envío + € 7,50 por caja de almacenamiento | 2 días laborables |
| Expediente en digital (escaneo bajo petición) | € 7,50 por expediente | 1 día laborable |
| Recuperación urgente (el mismo día) | € 45 por expediente | El mismo día laborable |
| Dar de baja definitivamente una caja sin destruirla | Gratuita | En el siguiente viaje |
Un envío puede contener varias cajas. Si recupera 3 cajas de almacenamiento a la vez fuera de su recuperación gratuita, son € 60 más 3 × € 7,50, en total € 82,50. Escanear expedientes sueltos suele salir más barato que traer una caja entera.
Dos viajes gratuitos al año desde 5 cajas de almacenamiento. Una vez por año natural le llevamos cajas nuevas sin coste, así puede ampliar su archivo sin gastos de recogida. Una vez por año natural recupera sus cajas sin coste. Ambos se aplican por cliente y no por caja. Lo que no utilice caduca al final del año. Si tiene menos de 5 cajas de almacenamiento con nosotros, se aplican las tarifas de viaje normales de la tabla de arriba.
Ejemplo de cálculo a tres años. Un cliente con 40 cajas de archivo necesita 7 cajas de almacenamiento. La recepción es gratuita, el almacenamiento cuesta € 63 al mes, en total € 2.268 en tres años. Si después vence el plazo de conservación de 2 cajas de almacenamiento, destruirlas cuesta € 30 y el precio mensual baja a € 45.
Cuatro Razones para Sacarlo de la Oficina
El RGPD funciona en dos direcciones
Debe conservar ciertos documentos durante años. En cuanto vence ese plazo, está obligado a destruirlos. Conservarlos de más es una infracción en sí misma, aunque no se filtre nada. Con nosotros la fecha de vencimiento queda registrada por caja, así puede demostrar que lo controla.
Menos papel es menos riesgo
Cada expediente que sigue en su oficina cuenta en una brecha de datos o en una solicitud de acceso. Lo que no está en sus instalaciones no puede caer allí en malas manos.
Localizado en un día laborable
Si su asesor o la agencia tributaria pide un expediente concreto, lo localizamos por número de caja. Sin pasar una tarde revolviendo un armario.
Sin inversión en espacio de archivo
Sin alquilar metros de más ni comprar estanterías que se quedan a medio llenar. Paga por caja y solo mientras la caja esté con nosotros.
Cómo Guardamos Su Archivo
Registrado por caja
En la recepción, cada caja recibe un número único, una descripción y una fecha de destrucción. En el listado ve exactamente qué hay y dónde está.
Recogida sellada
La misma recogida sellada que en la destrucción. De su ubicación al almacén sin paradas intermedias, con firma de recepción.
Recuperación cuando haga falta
¿Necesita un expediente para una inspección o un litigio? Lo escaneamos y se lo enviamos por correo en 1 día laborable, o le devolvemos la caja físicamente.
Plazo de conservación vigilado
Llevamos el control por caja de cuándo vence el plazo y se lo comunicamos por adelantado. La destrucción solo se hace tras su conformidad por escrito.
Cierre con certificado
Al final del recorrido está el mismo Certificado de Destrucción de siempre, con fecha y números de caja.
Sin permanencia por caja
Usted paga por lo que hay guardado. Si una parte del archivo sale antes, el precio mensual baja a partir del mes siguiente.
El Almacenamiento de Archivos en Breve
¿Cuánto tiempo tengo que conservar mi documentación administrativa?
El plazo fiscal básico es de 7 años. Para los datos sobre bienes inmuebles son 10 años. Los expedientes de personal tienen sus propios plazos, por ejemplo 5 años tras la baja para las declaraciones del impuesto sobre salarios. Nosotros fijamos por caja qué plazo se aplica, para que usted no tenga que estar pendiente. Lea más en nuestra base de conocimiento sobre plazos de conservación.
¿Por qué no conservarlo todo por si acaso?
Porque el RGPD lo prohíbe. Conservar datos personales más tiempo del necesario ya es una infracción en sí misma, aunque no se filtre nada. Además, cada expediente que todavía tenga cuenta como localizable en una brecha de datos o en una solicitud de acceso. Lo que ya no existe no se puede filtrar.
¿Puedo contratar el almacenamiento y la destrucción por separado?
Sí. Si solo quiere destruir, es nuestra destrucción de archivos habitual. Si solo quiere guardar, también es posible, aunque la combinación sale más barata porque el viaje de recogida final desaparece.
¿Qué pasa si dejo el almacenamiento?
Usted decide mes a mes. Al cancelar, le devolvemos sus cajas físicamente según la tarifa de devolución, o las destruimos con certificado. No retenemos nada y no hay penalización.
¿Pueden digitalizar en lugar de guardar?
Para una parte de su archivo, escanear y destruir después sale más barato que almacenar durante años. No todos los documentos lo permiten, algunos deben conservarse en original. En el presupuesto revisamos con usted qué cajas se prestan a ello.
Solicitar Almacenamiento de Archivos
Díganos cuántas cajas de archivo quiere guardar y calculamos el número de cajas de almacenamiento y el precio mensual. Sabrá lo que cuesta en un día laborable.
¿Quiere Recuperar Espacio de Archivo?
Solicite un presupuesto de almacenamiento según el número de cajas. Le calculamos lo que cuesta guardar frente a destruir directamente.