Digitalización de Archivos.
Se Queda el Contenido. No el Papel.
Armarios llenos de expedientes que debe conservar y que abre pocas veces. Los escaneamos, usted comprueba el archivo digital y solo entonces el papel pasa por la destructora.
Primero miramos una caja representativa. Después sabrá lo que cuesta y cuánto tarda.
De la Caja al Archivo Consultable
Cinco pasos. El cuarto es el importante, porque ahí decide usted y no nosotros.
Recogida
Recogemos las cajas y registramos cada una con su propio número. Usted firma la entrega.
Preparación y escaneado
Fuera grapas, clips y dobleces. Escaneado a 300 dpi en color, a doble cara, con reconocimiento de texto.
Clasificación y revisión
Cada documento recibe un tipo y los datos que le corresponden. Lo dudoso lo revisa una persona.
Usted comprueba y aprueba
Usted revisa el archivo digital. Sin su aprobación expresa no destruimos nada.
Destrucción con certificado
El papel se queda después otros treinta días. Luego lo destruimos y recibe el certificado.
El Resultado
Un PDF consultable por documento
Capa de texto en neerlandés e inglés, así encuentra un expediente por un nombre o un importe en lugar de por un número de caja.
Su propia estructura
Usamos sus categorías, no un árbol fijo que luego tenga que aprender.
Un índice por caja
Un CSV con número de documento, tipo, datos y origen, para ver de dónde viene cada cosa.
Treinta días para descargarlo
Después eliminamos nuestra copia y lo confirmamos por escrito. No guardamos su archivo más tiempo del necesario.
En Qué Se Diferencia de Solo Escanear
Una empresa de escaneado entrega ficheros y devuelve las cajas. Usted se queda con el mismo papel y una factura más. Nosotros hacemos la destrucción, así que el recorrido no se para a mitad. Y como destruimos después, nos interesa que el archivo digital esté bien antes de que el papel desaparezca.
- La destrucción y el certificado van en el precio por página
- El papel se queda treinta días tras su aprobación, así un error sigue siendo reparable
- Volver a escanear tras un error nuestro es gratuito
- El tratamiento se realiza dentro de la Unión Europea
Tarifas por Página
Tres tarifas, según lo que tengamos que hacer con el archivo. El precio sale de una muestra y no de un contador de páginas, porque el estado del papel decide el trabajo.
Escaneado, reconocimiento de texto y un PDF consultable por documento.
Todo lo del Básico, más la clasificación en sus categorías y datos por documento.
Archivos exigentes, material encuadernado, formatos mezclados o indexación más profunda.
Mínimo € 295 por proyecto. Una caja de archivo estándar contiene unas 2.250 páginas, así que cuente unos € 495 por caja en versión clasificada y consultable, con la destrucción de los originales incluida. Solo destruir cuesta € 30 por caja. Todos los precios sin el 21% de IVA.
Cuándo Compensa
- Una mudanza de oficina en la que el archivo no puede ir
- Expedientes de personal que hay que guardar años y se consultan poco
- Una asesoría con expedientes por cliente y por ejercicio
- Una consulta o centro sanitario que quiere buscar expedientes en digital
- Un archivo que preferiría usar como espacio de trabajo
Preguntas Frecuentes
¿Quién decide si se destruye el papel?
Usted. Solo destruimos tras su aprobación expresa y la registramos con fecha y hora, usuario y los documentos correspondientes. Ningún proceso automático puede dar esa aprobación.
¿Y si el archivo digital resulta incompleto?
Por eso el papel se queda treinta días tras su aprobación. Dentro de ese plazo subsanamos cualquier defecto a partir del original sin coste.
¿Cuánto tarda?
Depende del estado del archivo. La preparación lleva la mayor parte del tiempo, no el escaneado. Tras la muestra sabrá a qué atenerse.
¿Dónde se tratan mis documentos?
Dentro de la Unión Europea. Las partes que intervienen figuran con nombre en el acuerdo de encargado del tratamiento.
¿Qué pasa después con el archivo digital?
Puede descargarlo durante treinta días. Después eliminamos nuestra copia y lo confirmamos por escrito. De momento no ofrecemos almacenamiento digital de larga duración.
¿Puedo solo destruir?
Sí, y sale mucho más barato. Consulte la destrucción de archivos desde € 30 por caja.
Este Servicio Es Nuevo
Aceptamos un número limitado de proyectos a la vez y planificamos cada uno por separado. Envíe una foto de una caja de su archivo con su solicitud y le diremos en un día laborable si podemos hacerlo y cuánto cuesta.
Reseñas Reales en Google
¿Digitalizar su Archivo?
Solicite un presupuesto con el número de cajas y una foto de una caja representativa. Sabrá en un día laborable lo que cuesta.