Fiscalidad

La obligación fiscal de conservación de 7 años, ¿qué se puede eliminar después?

12 de diciembre de 2025 · 8 min de lectura · DeSnipperaar

Cada año, tras la declaración del impuesto de sociedades, los empresarios se enfrentan a la misma pregunta. ¿Qué carpeta puede por fin desaparecer? Hacienda (la Belastingdienst) calcula desde siempre con un plazo de conservación de 7 años para la administración básica, fijado en el artículo 52 de la Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). Pero la práctica es más matizada. Para algunas partidas rigen 9 años, para otras 10, y hay documentos que fiscalmente pueden desaparecer ya a los 5 años pero que por el RGPD deben quedarse precisamente más tiempo. Este artículo lo ordena.

Público objetivo. Empresarios, contables, administrativos y contables que quieren ordenar cada año sin riesgo de liquidación complementaria ni de sanción RGPD.

El núcleo del artículo 52 AWR

El artículo 52 AWR obliga a los sujetos con obligación de administración a conservar los soportes de datos durante siete años. El plazo empieza el 1 de enero del año siguiente al último año en que el documento fue relevante. En concreto. Una factura de 2017 la puedes triturar el 1 de enero de 2025, porque el ejercicio relevante se remonta entonces ocho años naturales atrás. Eso suele ser distinto de lo que la gente piensa.

La ley menciona explícitamente la «administración básica». Libro mayor, administración de deudores y acreedores, existencias, compras y ventas, administración de nóminas. Hacienda puede inspeccionar hasta esos siete años, y en caso de una liquidación complementaria fiscal a veces más tiempo a través del artículo 16 AWR (hasta 12 años con elementos patrimoniales en el extranjero).

Los siete años en la práctica

¿Qué entra dentro de los siete años estándar?

• Cuentas del libro mayor y asientos del diario
• Fichas de deudores y acreedores
• Facturas de compra y venta
• Extractos bancarios y documentos de caja
• Administración de existencias
• Cuentas anuales y balance
• Administración salarial (la parte fiscal, conjuntos de datos para la declaración de retenciones)
• Declaraciones de IVA y documentos subyacentes
• Documentos de importación en el comercio internacional

Fiscalmente esto puede desaparecer tras siete años. Por el RGPD miras si contiene datos personales. Si es así, destruir no es una opción sino una obligación, porque seguir conservando sin finalidad es una infracción del artículo 5 del RGPD.

El plazo de 9 años para inmuebles

Si tienes inmuebles en la empresa, para el IVA rige un plazo de regularización de nueve años (artículo 15 apartado 6 de la Wet OB y artículo 13 del Uitvoeringsbeschikking OB). Eso significa que la administración relativa a la adquisición, la regularización y la compensación del IVA debe conservarse nueve años. En la práctica muchos empresarios redondean a diez años para no correr riesgos.

Un empresario que compró un local en 2015 e hizo la última regularización de IVA en 2024 no puede destruir definitivamente la administración del local hasta el 1 de enero de 2034.

Documentos que pueden desaparecer antes de los 7 años

No todo tiene que durar siete años. Algunas categorías pueden desaparecer antes, y por el RGPD deben hacerlo.

• Datos de candidaturas: 4 semanas, máximo 1 año con consentimiento.
• Copias de pieza de identidad: 5 años tras el fin de la relación laboral, fiscalmente irrelevantes después.
• Correos internos sin relevancia fiscal: lo más breve posible, a menudo 1 o 2 años.
• Gastos de personal con ticket escaneado: 7 años es necesario fiscalmente, pero el ticket de papel original a menudo puede desaparecer en cuanto el escaneo se almacena de forma «inalterable».

También es importante. La autoridad neerlandesa de protección de datos (AP) ha subrayado en varias ocasiones que el plazo fiscal de 7 años no es una patente para conservar todos los datos personales siete años. Solo si el documento tiene una finalidad fiscal y los datos personales forman parte inseparable de él rige la obligación de conservación. Para los asuntos accesorios hay que ser más estricto.

La parte digital

Hacienda acepta la conservación digital si se mantiene la forma original de registro, se garantiza la legibilidad y los datos son verificables. Eso significa en la práctica escaneos en pdf con buen OCR, almacenados en un sistema con registro de actividad. Si tienes lo digital en orden, los documentos en papel pueden triturarse en cuanto el escaneo está verificado. Esa es la manera de recuperar espacio de archivo.

Atención. Determinados originales deben quedarse en físico. Piensa en contratos firmados con firma jurídicamente válida, escrituras notariales, ciertos documentos de importación (aduana) y certificados de garantía en papel. En caso de duda consulta a tu contable. Destruir un original es difícil de revertir.

Destruir tras 7 años, la checklist

1. Traza una línea por año y planifica tu momento de destrucción anual. Todos los documentos del ejercicio X pueden desaparecer el 1 de enero del año X+8, salvo que rija una excepción.
2. Repasa las excepciones. Inmuebles (9 años), litigios en curso, liquidación complementaria fiscal, obligaciones de subvención (a veces 10 años).
3. Separa físicamente las cajas a destruir del resto, para que no haya equivocaciones.
4. Elige un método de destrucción que cumpla DIN 66399 P-5. Lee si lo necesitas nuestro artículo sobre los niveles P de la DIN 66399.
5. Haz que se emita un certificado de destrucción y consérvalo 5 años como prueba ante el contable y la AP.
6. Ajusta tu registro de actividades de tratamiento. Los tratamientos que ya no existen no deben figurar en el registro.

El no obligado a administración, autónomo, asociación, particular

No todo el mundo está sujeto al artículo 52 AWR. Los particulares no tienen obligación legal de conservación, pero en la práctica 5 años para las declaraciones del IRPF es un plazo seguro. Las asociaciones sin ánimo de lucro tienen una obligación de administración más ligera, pero suelen atenerse a los mismos 7 años para no tener que justificar nada en una inspección. Los autónomos están sujetos a obligación de administración en cuanto son empresarios a efectos del IRPF y entran, por tanto, dentro del plazo completo.

La concurrencia con el RGPD y el derecho laboral

Una trampa. Algunos expedientes de RRHH deben desaparecer antes de los 7 años (consulta nuestra guía rápida de plazos de conservación) pero las nóminas deben quedarse precisamente 7 años por motivos fiscales. La solución es dividir. Separa la parte fiscalmente relevante (la nómina) de la parte sensible para el RGPD (absentismo, candidatura) y aplica a cada parte del expediente su propio plazo. Eso evita que conserves todo 7 años «por si acaso» y con ello infrinjas el RGPD.

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