DIN 66399 explicada: ¿cuándo elegir P-5 y cuándo P-6?
En cada presupuesto de destrucción de documentos te encuentras el mismo término. DIN 66399. Casi siempre seguido de una letra y un número, como P-4, P-5 o P-6. Para quien no lee la norma a diario suena a jerga técnica, pero la elección tiene consecuencias directas para tu cumplimiento del RGPD y para el precio por kilo de destrucción. Este artículo explica qué significan los niveles P, cuándo eliges cuál y por qué el paso de P-5 a P-6 a veces es necesario y a veces excesivo.
La DIN 66399 es la sucesora de la antigua DIN 32757 y apareció en 2012. La norma divide los soportes en seis categorías: P (papel), F (película y microficha), O (soportes ópticos como CD y DVD), T (soportes de banda magnética), H (discos duros) y E (soportes electrónicos como USB y SSD). Para cada categoría hay siete niveles de seguridad, donde el número más alto siempre ofrece la destrucción más fina.
Las tres clases de protección como base
Antes de elegir un número P tienes que saber en qué clase de protección cae tu información. La DIN 66399 distingue tres.
- Clase 1: datos normales. Públicos o ligeramente confidenciales. Piensa en material publicitario con clientes a los que va dirigido.
- Clase 2: datos confidenciales. El uso no autorizado perjudica a la organización o al interesado. Piensa en administración de personal, facturas, contratos.
- Clase 3: datos estrictamente confidenciales y secretos. El uso no autorizado pone en peligro la vida, la salud, la libertad o los derechos fundamentales. Piensa en historiales médicos, resultados de investigación, información de denuncia interna.
El RGPD no usa estas clases de forma literal, pero la idea encaja bien. Las categorías especiales de datos personales del artículo 9 del RGPD caen en la práctica en la clase 3.
Niveles P para papel: del correo postal a las categorías especiales
La serie P contiene siete pasos. En la práctica, en los Países Bajos ves sobre todo P-4, P-5 y P-6. El P-7 superior solo aparece en administración pública, defensa y expedientes ultrasecretos.
- P-1: tiras de hasta 12 mm de ancho. Solo para material público. Totalmente insuficiente para datos personales.
- P-2: tiras de hasta 6 mm. Sigue siendo corte en tiras. Inadecuado para trabajo confidencial.
- P-3: partículas de máximo 320 mm². Apto para la clase 1, no para datos personales.
- P-4: partículas de máximo 160 mm² con un ancho de tira máximo de 6 mm. El mínimo para documentos sujetos al RGPD habituales.
- P-5: partículas de máximo 30 mm² con un ancho de tira de hasta 2 mm. Para categorías especiales y todo el papel de clase 3.
- P-6: partículas de máximo 10 mm² con un ancho de tira de hasta 1 mm. Para material de muy alta confidencialidad.
- P-7: partículas de máximo 5 mm². Nivel ultrasecreto, militar e inteligencia.
Una viruta P-4 todavía se puede reconstruir con algo de paciencia. A partir de P-5 la reconstrucción se vuelve prácticamente imposible. A partir de P-6 la viruta es de hecho confeti.
¿Qué nivel encaja con qué documento?
La pregunta más frecuente es. ¿Cómo traduzco mi archivo a un número P? A continuación, la práctica para la pyme neerlandesa y los proveedores de servicios profesionales.
P-4: el estándar para datos personales habituales
Suficiente para. Administración de nóminas, carpetas de deudores y acreedores, contratos estándar, listas de marketing con datos de dirección, CV tras un rechazo de candidatura, extractos bancarios, cuentas anuales. En el fondo, todo lo que cae bajo el RGPD pero no afecta a una categoría especial.
P-5: para categorías especiales y documentos financieros sensibles
Para historiales médicos, informes de absentismo, diagnósticos, datos sobre orientación sexual, convicción política, religión, datos penales. También lo usan bancos, asesores financieros y aseguradoras para los expedientes KYC bajo la Wwft. Notarios y abogados eligen P-5 para los expedientes sujetos al secreto profesional, ver también nuestro artículo sobre normas NOvA y gestión de expedientes para abogados.
P-6: para investigación puntera, I+D y sensibilidad excepcional
En la pyme rara vez necesario. El P-6 te lo encuentras en farma, biotech, proveedores de defensa, manuscritos protegidos por derechos de autor y expedientes ultrasecretos de M&A. También lo piden abogados que quieren acreditar un secreto profesional específico en procedimientos penales.
¿No estás seguro de qué nivel P necesitas?
Aconsejamos por tipo de documento qué nivel DIN 66399 encaja en tu situación. Trituradora móvil delante de la puerta, certificado por encargo, sin recargo de combustible.
Solicita un presupuestoLa confusión en torno a las microfichas y los planos
Los niveles P se aplican al papel plano. Para las microfichas y la película de 35 mm rige la serie F, para los planos de gran formato rige formalmente todavía P, pero necesitas una trituradora que admita ese formato. Los aparatos pequeños de oficina suelen alcanzar P-4 en A4, pero bajan por debajo de P-4 en cuanto se atascan con materiales más gruesos o con hojas de anillas con plástico. Pregunta, por tanto, por el tamaño de corte certificado bajo carga, no por el valor teórico.
¿Qué debe figurar en tu certificado?
Un certificado de destrucción sin mención del nivel DIN 66399 está incompleto. Un certificado correcto menciona:
- Nivel de seguridad (por ejemplo P-5 para papel, H-4 para discos duros, E-4 para SSD).
- Peso o número de unidades.
- Método de destrucción (trituradora móvil, instalación industrial estacionaria, desintegrador).
- Fecha y ubicación.
- Número de encargo único.
- Firma del ejecutor.
Más sobre el contenido completo está en nuestro artículo sobre qué debe figurar en un Certificado de Destrucción.
Costes: ¿supone mucho P-5 frente a P-6?
El P-5 es en la práctica entre un 10 y un 25 por ciento más caro que el P-4, según el volumen. El paso a P-6 puede costar otro 20 a 40 por ciento extra, porque las trituradoras industriales necesitan más pasadas para entregar los mismos kilos en virutas más finas. Para un archivo de pyme estándar, el P-6 rara vez es eficiente. Elige P-5 para el material sensible, P-4 para el resto, y combina los dos en una sesión para repartir los costes de transporte.
En resumen
La DIN 66399 no es una ley, sino una norma de sector que en la práctica del RGPD funciona de hecho como referencia. Para la mayor parte del tejido empresarial neerlandés, el P-4 es el estándar mínimo, el P-5 la elección segura para categorías sensibles, y el P-6 una mejora que solo adquieres cuando el expediente lo merece. Pide siempre un certificado con la norma escrita, y sé crítico si un proveedor habla de «conforme a DIN» sin número P. Esa formulación, literalmente, no dice nada.
¿Dudas sobre qué nivel corresponde a una categoría concreta? Llámanos o solicita un presupuesto a través de desnipperaar.nl. Aconsejamos gratis sobre plazos de conservación, volumen y la clasificación DIN correcta.