Expedientes Wft en asesores financieros, ¿5 años y después?
Los asesores financieros, los asesores hipotecarios y los prestadores de servicios de inversión trabajan con expedientes de cliente repletos de datos personales, datos de ingresos, posiciones patrimoniales y documentos de identificación. La Wet op het financieel toezicht (Wft) y sus normas subyacentes obligan a una formación y conservación cuidadosa del expediente. Pero conservar no es un fin en sí mismo. En cuanto el plazo legal ha vencido, conservar se convierte en sí mismo en un riesgo RGPD. Este artículo pone los plazos uno al lado del otro y describe el momento en que el expediente puede salir.
Por qué existe la obligación de conservación Wft
La Wft y el Besluit Gedragstoezicht financiële ondernemingen (BGfo) prescriben que un asesor construya un perfil de cliente fundamentado (idoneidad, conocimiento y experiencia, disposición al riesgo) y registre el asesoramiento de forma trazable. Esa formación del expediente debe ser tal que la AFM pueda reconstruir después qué asesoramiento se dio y sobre qué base. Por eso el plazo de conservación en la práctica es de un mínimo de cinco años tras el fin de la relación con el cliente o tras el último asesoramiento.
Concurrencia con la Wwft
Los asesores financieros sujetos a la Wwft deben conservar la diligencia de cliente y los datos de transacciones hasta cinco años tras el fin de la prestación. Ese plazo no coincide automáticamente con el plazo Wft para los expedientes de asesoramiento, pero en la práctica muchos despachos usan un solo plazo de conservación como denominador para todo el expediente. Consulta también nuestra explicación detallada en Wwft, 5 años de diligencia de cliente.
La obligación fiscal de conservación de 7 años
Los documentos administrativos con componente fiscal (facturas, libro mayor, horas, justificación de costes del propio despacho) entran dentro de la obligación fiscal de conservación de siete años. Para inmuebles incluso diez años. Los expedientes de cliente contienen a veces documentos que entran tanto en la Wft como en la obligación fiscal. Divide donde sea posible. Los datos personales entran en el plazo Wft, la facturación en los siete años.
Limitación de conservación del RGPD
El artículo 5 apartado 1 letra e del RGPD prescribe que los datos personales no se conserven más tiempo del necesario. En cuanto un plazo legal vence, desaparece la base para seguir conservándolos, salvo que subsista otra base (por ejemplo un litigio en curso). Conservar «por si acaso» no es una base, es una infracción.
Un despacho que deja todos los expedientes de cliente diez o quince años en el desván, porque nadie sabe cuándo puede desaparecer qué, corre cada día un riesgo de brecha de datos y un riesgo de sanción RGPD.
Una matriz de plazos práctica
- Expediente de asesoramiento Wft (conocimiento, experiencia, perfil, asesoramiento): 5 años tras el fin de la relación.
- Identificación Wwft y estudio de transacciones: 5 años tras el fin de la prestación.
- Documentos fiscal-administrativos: 7 años.
- Correspondencia sin valor de asesoramiento: lo más breve posible en la práctica, máximo 5 años.
- Copia de la identificación: solo si es estrictamente necesario, de lo contrario no conservar.
Destruir en la práctica
Un expediente de cliente consta a menudo de papel (formularios de entrevista, informes de asesoramiento firmados) y de componentes digitales (PDF, correspondencia por correo, escaneos). El papel no puede ir simplemente al papel reciclado. DIN 66399 P-5 es la norma aceptada para datos financieros confidenciales. Las copias digitales requieren una destrucción H-4 o E-4 de los propios soportes (SSD, discos duros, memorias USB).
Método móvil en la oficina
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