Corredores de seguros: destruir expedientes de clientes
Un corredor de seguros gestiona la imagen completa de un cliente. Expedientes de poliza, datos de siniestro y de dano, datos de pago y, en seguros de vida y de salud, tambien datos de salud. Una parte entra en la obligacion de conservacion de la Wft, otra en las normas fiscales y otra debe conservarse el menor tiempo posible. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta corta es la siguiente. El nucleo del expediente de asesoramiento e intermediacion se conserva bajo la Wft por lo general cinco anos, la contabilidad financiera siete anos por la obligacion fiscal. Los datos de salud y los demas datos de clientes no se conservan mas tiempo del necesario para el asesoramiento y la poliza en curso. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Tres marcos: Wft, fiscal y RGPD
En una correduria se cruzan tres marcos. La Wft exige un expediente que recoja el asesoramiento y la intermediacion, con su propio plazo de conservacion de por lo general cinco anos. La obligacion fiscal impone conservar su contabilidad durante siete anos. El RGPD exige ademas no conservar los datos personales mas tiempo del necesario. Los dos primeros marcos fijan el minimo de lo que debe conservar, el RGPD el maximo de lo que no puede guardar demasiado tiempo.
Trate por tanto los expedientes de clientes por tipo. Una nota de asesoramiento no tiene el mismo estatus que una copia de un certificado de poliza, una declaracion de siniestro o una declaracion de salud. Al hacer esa distincion, conserva exactamente lo que debe y depura el resto a tiempo. Mas sobre lo basico esta en conservar los expedientes Wft 5 anos.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y el plazo Wft desde el fin del servicio o de la poliza.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Contabilidad financiera y comisiones | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Expediente de asesoramiento e intermediacion | Deber de diligencia Wft | por lo general 5 anos |
| Diligencia e identificacion del cliente | Wwft | 5 anos tras el fin de la relacion |
| Datos de siniestro y de dano | Hasta liquidacion y fiscal | ligado a la finalidad + 7 anos |
| Datos de salud del seguro | Categoria especial, limitacion | el menor tiempo posible |
| Correspondencia y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no en sustitucion de su propia politica. En caso de duda, consulte con su funcion de cumplimiento o asesor de privacidad. La diligencia respecto al cliente tiene su propio plazo, que encuentra en Wwft: conservar la diligencia del cliente 5 anos.
Datos de salud: datos de categoria especial
Los seguros de vida y de salud hacen pasar informacion sensible. Una declaracion de salud, una justificacion medica en un siniestro o un resultado de reconocimiento toca datos de salud. Son datos de categoria especial, para los que el RGPD fija requisitos mas estrictos. Mantenga esa informacion aparte de forma reconocible de la contabilidad ordinaria, uselas solo para el asesoramiento o la poliza en curso y depurela despues. Conservar porque algun dia pueda ser util no es un motivo valido.
Sea prudente tambien con una copia de un documento de identidad. Una copia asi contiene un numero de identificacion y una foto y es sensible. Anote solo lo que realmente necesita y no conserve copias sueltas mas tiempo del necesario. Lo que haya tenido en papel lo depura de forma confidencial.
Depurar tras la poliza
En cuanto una poliza termina, la finalidad del expediente cambia. El deber de diligencia sigue corriendo unos anos y la contabilidad permanece conservada por lo fiscal, pero muchos documentos sueltos ya no tienen base. Los datos de siniestro liquidados, los presupuestos antiguos y las declaraciones de salud caducadas pueden irse una vez transcurrido el plazo y sin reclamacion o litigio en curso. La liquidacion de siniestros y polizas en la propia aseguradora esta en aseguradoras: destruir expedientes de siniestros y polizas.
Si trabaja con terceros que tratan expedientes, deja por escrito los acuerdos sobre conservacion y destruccion. Como es eso, lo lee en la checklist del contrato de encargado de tratamiento.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en contabilidad, expediente de asesoramiento, diligencia del cliente y datos de salud.
- Limite los datos de identidad a lo que realmente necesita.
- Trate los datos de salud aparte y depurelos tras el asesoramiento o la poliza.
- Respete los plazos Wft y fiscales por tipo de expediente.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los expedientes de clientes se destruyen de forma confidencial, porque contienen datos de identidad, financieros y a veces de salud. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador de oficina antiguo o una copia con expedientes de poliza tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir expedientes de clientes?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Tratar los datos de salud como papel ordinario. Los datos de categoria especial exigen cuidado extra.
- Conservar los expedientes de poliza indefinidamente. Tras el plazo Wft y fiscal, la base decae.
- Coleccionar copias de documento de identidad. Anote solo lo que realmente necesita.
- Tirar sin triturar. Un expediente de poliza en la calle es una brecha de datos notificable.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo debe conservar un corredor de seguros un expediente de cliente?
El nucleo del expediente de asesoramiento e intermediacion se conserva bajo la Wft por lo general cinco anos, contados desde el fin del servicio. La contabilidad financiera entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Los demas datos de clientes no se conservan mas tiempo del necesario.
Puedo conservar datos de salud de un seguro de vida o de salud?
Los datos de salud son datos de categoria especial y exigen una prudencia particular. Conservelos solo el tiempo necesario para el asesoramiento o la poliza en curso y depurelos despues de forma confidencial. Mantengalos aparte de forma reconocible de la contabilidad ordinaria.
Que hago con un expediente de poliza tras el fin del seguro?
Conserve lo que exigen la Wft y las normas fiscales y depure el resto. Una vez transcurrido el plazo de conservacion y sin ninguna reclamacion o litigio en curso, hace destruir el expediente de forma confidencial.
Como destruyo expedientes de clientes conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Un corredor de seguros trabaja con datos de identidad, financieros y a veces de salud de cada cliente, entre la Wft, la obligacion fiscal y el RGPD. Conserve el expediente de asesoramiento segun el plazo Wft, conserve la contabilidad siete anos y sea prudente con los datos de salud y las copias de identidad. Lo que ya no tiene base tras la poliza lo depura. Hagalo destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi cumple todos los marcos y protege los datos de sus clientes.
Lea tambien: asesores fiscales: destruir expedientes de clientes, gestorias de nominas: destruir datos salariales, intermediarios de credito: destruir expedientes de clientes y la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.
Quiere que recojamos expedientes de clientes? Solicite un presupuesto en desnipperaar.nl. En unos minutos tiene un precio fijo, con certificado incluido como prueba.