Wwft plazo de conservación de 5 años de la diligencia del cliente: ¿y después?
La Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) impone a bancos, asesores financieros, contables, notarios, abogados y otros guardianes la obligación de realizar la diligencia del cliente. Ese estudio genera expedientes con datos de identificación, extractos de titularidad real (UBO), evaluaciones de riesgo y monitorización de transacciones. El artículo 33 de la Wwft establece que esos datos se conservan 5 años tras la terminación de la relación de negocio o de la transacción. ¿Y después? Entonces el expediente debe eliminarse, salvo que otra ley exija un plazo más largo. Este artículo explica cómo funciona en la práctica.
Público objetivo: responsables de cumplimiento, gerentes de despacho, socios de despachos de contables, abogados y notarios, asesores financieros y bancos.
¿Qué exige exactamente el artículo 33 de la Wwft?
El texto es meridiano. Las entidades conservan de forma accesible durante cinco años tras el momento de terminación de la relación de negocio o de la ejecución de la transacción los siguientes datos:
- Copias de los documentos con los que se ha identificado al cliente
- Datos sobre la naturaleza, el momento y el alcance de la transacción
- Datos sobre el perfil de riesgo del cliente
- Datos sobre la finalidad y la naturaleza prevista de la relación de negocio
- Documentos relacionados con la transacción
El plazo de 5 años es una obligación de conservación, no un máximo. Pero en cuanto pasan los 5 años y ninguna otra ley prescribe un plazo más largo, el artículo 5 del RGPD (limitación del plazo de conservación) obliga a destruir.
Inicio de los 5 años: fin de la relación o fin de la transacción
El plazo empieza en la última de:
- La fecha en que termina la relación de negocio (rescisión, quiebra, adquisición, terminación forzosa)
- La fecha en que se ejecutó la última transacción relevante
Para un cliente que tuvo 8 años de relación y la cerró en 2020, el plazo Wwft corre hasta 2025. Para una transacción puntual en 2020 sin relación continuada también corre hasta 2025. Para una relación terminada en 2020 pero en la que en 2023 hubo todavía una transacción de seguimiento: hasta 2028.
El calendario solo empieza a correr en el momento en que todas las actuaciones relevantes han concluido. Quien calcula mal puede destruir alegremente 3 años antes de tiempo, y entonces es otra vez una infracción de la Wwft de otro orden.
Concurrencia con otras leyes
Un expediente de cliente en un notario, abogado o contable contiene normalmente más que solo documentos Wwft. La concurrencia más habitual:
- Obligación fiscal de conservación (AWR art. 52): 7 años. En un contable eso significa que las cuentas anuales del cliente se conservan 7 años, aunque la Wwft permitiera eliminar tras 5.
- Wft y MiFID II: 5 a 7 años para el asesoramiento de inversión. A menudo se mantiene 7 años por coherencia.
- Responsabilidad profesional: plazos civiles (hasta 20 años en vicios ocultos). En la práctica, los expedientes se conservan a menudo 10 años, etiquetados como prueba de responsabilidad.
- Normas de conducta NOvA y KNB: conservación propia de expedientes para abogados y notarios. Vea nuestro artículo sobre normas de conducta NOvA y gestión de expedientes.
En la práctica, muchos despachos dividen el expediente en una parte Wwft (estrictamente 5 años) y un expediente de fondo (a veces 7 o 10 años). Tras el plazo Wwft se separa y destruye la parte Wwft.
¿Qué significa «conservar de forma accesible»?
La ley exige «de forma accesible». Es decir:
- Poder presentarlo en un plazo razonable a DNB, AFM, BFT o la Agencia Tributaria (normalmente en unos pocos días laborables).
- Íntegro: el documento no debe poder manipularse sin un rastro de auditoría.
- Legible: sin formatos de archivo obsoletos que ya nadie puede abrir.
- Disponible: no en una cinta de un archivo al que solo se accede tras semanas de búsqueda.
Un pdf archivado en un DMS con control de acceso cumple. Una caja en un sótano de la que nadie sabe ya dónde cuelga la llave no cumple.
Destruir tras 5 años: el procedimiento
En cuanto vence el plazo y ya no hay un argumento de concurrencia:
- Elabore una lista de expedientes a destruir por número de cliente.
- Deje que un segundo par de ojos (responsable de cumplimiento o DPO) valide la lista.
- Destruya el papel según DIN 66399 P-5 (categoría especial por la presencia de documentos de identificación).
- Destruya los soportes digitales según E-4 o E-5 si se trata de documentos escaneados en usb o almacenamiento externo.
- Haga emitir un certificado con indicación del número de clientes, periodo, fecha, método y nivel DIN.
- Conserve el certificado al menos 5 años como prueba ante el supervisor.
¿Expedientes Wwft fuera de plazo?
Acudimos a su despacho, destruimos papel y soportes de datos según DIN 66399 P-5 y E-5, y entregamos un certificado por encargo. También urgencias en 24 horas en caso de auditoría o adquisición.
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Bancos
Prácticamente todo digital. Los expedientes KYC viven en sistemas dedicados. La destrucción se traduce en una purga controlada con registro de auditoría. La destrucción física solo para cintas de copia de seguridad y archivos de escaneo antiguos. Vea también eliminar cintas de copia de seguridad.
Notarios
Las escrituras en sí tienen su propio régimen de conservación (100 años según la Wna). La diligencia Wwft es un expediente aparte. Tras 5 años de Wwft, esa parte de estudio puede eliminarse, aunque la escritura permanezca. Vea notaría y auditoría KNB.
Abogados
La norma de conducta NOvA 16 exige una conservación y archivo cuidadosos. A menudo se siguen 7 a 10 años. Los documentos Wwft pueden destruirse como subexpediente tras 5 años, siempre que se puedan separar.
Contables
Normativa NBA, los 7 años fiscales, plazos civiles. A menudo se mantiene todo el expediente 7 años y luego se destruye de una vez.
Asesores financieros y aseguradoras
Wft con sus propias reglas (5 a 7 años). A menudo hay concurrencia con MiFID II y las reglas de la AFM.
Multas en caso de error
Destruir demasiado pronto (antes de que pasen los 5 años): multa sobre la base de la Wwft por DNB, AFM o BFT. Las multas van de 5.000 a 5 millones de euros según la entidad y la gravedad.
Destruir demasiado tarde (5 años + conservado más tiempo sin motivo): multa sobre la base del RGPD por la autoridad neerlandesa de protección de datos. Hasta 20 millones de euros o el 4 por ciento de la facturación anual.
El único camino seguro es planificar a tiempo. Lea también nuestra guía rápida de plazos de conservación para una visión de conjunto.
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