Hipotecas

Asesores hipotecarios: destruir expedientes de clientes

20 de julio de 2026 · 10 min de lectura · DeSnipperaar

Un asesor hipotecario gestiona uno de los expedientes mas sensibles que existen: ingresos y datos del empleador, extractos bancarios, una verificacion de credito, una copia del documento de identidad y a veces datos de salud de la suscripcion de un seguro de vida. A estos expedientes les rigen varios plazos de conservacion a la vez, de las normas de conducta, las de prevencion de blanqueo y la obligacion fiscal. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.

La respuesta rapida: el expediente de asesoramiento se conserva, segun las normas de conducta, unos cinco anos, la diligencia debida del cliente segun la prevencion de blanqueo cinco anos tras el fin de la relacion, y la contabilidad segun el fiscal siete anos. Los datos de salud se tratan aparte y se trituran finamente. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.

Tres plazos a la vez

El mayor error es suponer que un expediente hipotecario tiene un unico plazo de conservacion. En realidad rigen tres marcos a la vez. Las normas de conducta exigen conservar el expediente de asesoramiento y la justificacion del deber de diligencia, en la practica unos cinco anos tras el asesoramiento. Las normas de prevencion de blanqueo obligan a conservar la diligencia debida del cliente cinco anos tras el fin de la relacion. Y la obligacion fiscal cubre la contabilidad siete anos. Estos plazos cuentan desde momentos distintos y rigen para partes distintas.

Divida por tanto el expediente en partes con su propia fecha de fin, igual que un expediente de personal. Asi conserva la diligencia debida sus cinco anos, el asesoramiento su plazo y la contabilidad sus siete, sin conservarlo todo el mismo tiempo.

Plazos de conservacion por parte

El plazo varia segun la parte. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde el asesoramiento o el fin de la relacion.

Parte	Punto de partida	Plazo
Contabilidad y facturacion	Obligacion fiscal	7 anos
Expediente de asesoramiento y justificacion	Deber de diligencia (conducta)	aprox. 5 anos tras el asesoramiento
Diligencia debida del cliente	Prevencion de blanqueo	5 anos tras el fin de la relacion
Copia del documento de identidad	Lo mas limitado posible	solo mientras sea necesario
Datos de salud y de suscripcion	Datos de categoria especial	destruir fino
Borradores y copias de trabajo	Sin obligacion	depurar de inmediato

Use esto como orientacion, no como fallo juridico definitivo. En caso de duda sobre un expediente concreto, consulte con su asesor de cumplimiento. El lado de conducta esta en los expedientes de conducta conservados 5 anos y el lado de prevencion de blanqueo en la diligencia del cliente de 5 anos.

Ingresos, verificacion de credito y datos de pago

Un expediente hipotecario contiene la imagen financiera completa de un cliente: nominas, declaraciones anuales, extractos bancarios, una verificacion de credito y datos sobre deudas existentes. Es informacion muy sensible, porque lo dice todo sobre la situacion financiera de una persona. No conserve estos datos mas tiempo del que exigen los plazos de conducta y de prevencion de blanqueo, y depurelos despues. Un expediente hipotecario antiguo en la calle es una grave brecha de datos que toca directamente el bolsillo de su cliente.

Sea tambien prudente con la copia del documento de identidad. No la conserve mas tiempo del necesario y mantengala aparte de forma reconocible, para poder destruirla de forma dirigida. Los extractos bancarios que ya no necesita los depura de forma confidencial, como vale tambien para la destruccion de extractos bancarios en general.

Datos de salud y de suscripcion aparte

Una hipoteca suele acompanarse de un seguro de vida, y este puede exigir una suscripcion medica. Los datos de salud que surgen son datos de categoria especial con reglas mas estrictas. Mantengalos aparte de forma reconocible del resto del expediente, permitalos solo a quien los necesita y destruyalos a un nivel fino una vez servida la finalidad. Asi evita que el expediente entero herede la sensibilidad de esta parte.

Como abordarlo en 6 pasos

1. Divida el expediente en contabilidad, expediente de asesoramiento, diligencia debida y datos de salud.
2. Anote el plazo por parte, contado desde el asesoramiento, la relacion o el ejercicio.
3. Trate los datos de salud y de suscripcion aparte y a un nivel de destruccion fino.
4. Sea prudente con la copia del DNI y mantengala aparte.
5. Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
6. Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.

Destruir confidencialmente con certificado

Los expedientes hipotecarios se destruyen de forma confidencial a un nivel fino, porque contienen datos de ingresos, de verificacion de credito, de identidad y a veces de salud. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador de asesoramiento antiguo o una copia con expedientes de clientes tambien forma parte de ello.

Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD y el supervisor de que actuo con cuidado. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.

Errores frecuentes

• Conservar un expediente con un unico plazo. Conducta, prevencion de blanqueo y fiscal tienen fechas de fin distintas.
• Destruir demasiado pronto. La diligencia debida solo cuenta desde el fin de la relacion.
• No tratar los datos de salud aparte. Los datos de suscripcion exigen un nivel fino.
• Tirar sin triturar. Un expediente hipotecario en la calle es una grave brecha de datos.
• No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.

Preguntas frecuentes

Cuanto tiempo conserva un asesor hipotecario un expediente de cliente?

El expediente de asesoramiento se conserva, segun las normas de conducta, unos cinco anos tras el asesoramiento. La diligencia debida del cliente segun las normas de prevencion de blanqueo se conserva cinco anos tras el fin de la relacion. La contabilidad entra en la obligacion fiscal de siete anos. Cada parte tiene por tanto su propio plazo.

Rigen a la vez los plazos de conducta y de prevencion de blanqueo?

Si. Las normas de conducta cubren el asesoramiento y el deber de diligencia, las de prevencion de blanqueo cubren la diligencia debida del cliente. Ambas tienen un plazo de unos cinco anos, pero cuentan desde un momento distinto. Divida por eso el expediente en partes con su propia fecha de fin.

Son datos sensibles los datos de salud y de suscripcion?

Si. Los datos de salud de una suscripcion medica para un seguro de vida son datos de categoria especial. Tratelos aparte y destruyalos a un nivel fino en cuanto dejan de ser necesarios.

Como destruyo expedientes hipotecarios conforme al RGPD?

De forma confidencial y a un nivel fino, con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.

Conclusion

Un asesor hipotecario trabaja con la imagen financiera completa y a veces medica de un cliente, bajo tres plazos a la vez. Conserve la contabilidad siete anos, el expediente de asesoramiento unos cinco anos y la diligencia debida cinco anos tras el fin de la relacion. Trate los datos de salud y de suscripcion aparte y sea prudente con la copia del DNI. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial a un nivel fino, con un certificado como prueba. Asi no conserva nada demasiado tiempo ni demasiado poco, y se queda con la prueba en la mano en una inspeccion.

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