Institutos de investigacion de mercado: destruir datos
Un instituto de investigacion de mercado trata las respuestas de miles de encuestados: encuestas, datos de panel, datos de reclutamiento, incentivos y a veces grabaciones de grupos de discusion y entrevistas. Una parte entra en la obligacion fiscal, pero la mayoria de los datos de encuestados deben conservarse el menor tiempo posible y anonimizarse o destruirse tras la finalizacion. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida: los datos identificables de encuestados se conservan el menor tiempo posible, ligados a la finalidad del estudio. La contabilidad y los incentivos entran en los siete anos fiscales. Los resultados anonimizados pueden conservarse, los datos brutos identificables se depuran. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Limitacion de la finalidad y anonimizacion como punto de partida
La investigacion de mercado busca conocimiento, no conservar datos personales. El RGPD exige la limitacion de la finalidad y de la conservacion, y en la investigacion eso pesa mucho. Recoja solo lo que el estudio necesita, uselo solo para esa finalidad y depure los datos identificables una vez terminado el estudio. Lo que aun necesita despues suelen ser los resultados anonimizados y agregados, que ya no son atribuibles a una persona.
Haga esa distincion nitida. Los resultados anonimizados pueden conservarse para informes y comparacion. Las respuestas brutas con un nombre, un correo electronico o un telefono son datos personales y deben quedar el menor tiempo posible. Asi conserva el valor de su investigacion sin la carga de una montana de datos identificables.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde la finalizacion del estudio.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Contabilidad e incentivos | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Resultados anonimizados y agregados | No identificables | libres de conservar |
| Datos brutos identificables de encuestados | Limitacion y minimizacion | el menor tiempo posible |
| Datos de panel y reclutamiento | Mientras el panel esta activo | ligado a la finalidad |
| Datos especiales en respuestas | Proteccion reforzada | destruir fino |
| Grabaciones de grupos y entrevistas | Con consentimiento, corto | borrar tras el tratamiento |
Use esto como orientacion, no como fallo juridico definitivo. Fije el plazo de conservacion por estudio en sus acuerdos con el responsable. El lado del certificado esta en nuestra explicacion del certificado de destruccion y la logica de conservacion mas amplia.
Datos especiales en las encuestas
Segun el tema, una encuesta puede versar sobre salud, opinion politica, religion u orientacion sexual. Son datos de categoria especial con reglas mas estrictas. En cuanto esas respuestas son identificables a una persona, deben protegerse aparte y desaparecer a un nivel fino una vez servida la finalidad del estudio. Anonimice donde pueda, para que la sensibilidad salga de los datos.
El papel de encargado y el responsable
Los institutos de investigacion trabajan a menudo por encargo de una marca o institucion. Los datos de encuestados son entonces de ese responsable, y consigna los acuerdos sobre conservacion y destruccion en un contrato de encargo de tratamiento. Ajuste sus plazos a esos acuerdos. Mas sobre ello en la checklist del contrato de encargo de tratamiento y registro de actividades de tratamiento, archivo y destruccion.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en contabilidad, resultados anonimizados y datos identificables de encuestados.
- Anonimice los resultados una vez terminado el estudio.
- Trate los datos especiales aparte y a un nivel de destruccion fino.
- Borre las grabaciones de grupos una vez tratadas.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los datos identificables de encuestados se destruyen de forma confidencial a un nivel fino, porque contienen datos de contacto y a veces respuestas especiales. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Los soportes de grabacion antiguos y las copias con entrevistas tambien forman parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD y su responsable de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir datos de encuestados?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos a un nivel DIN fino y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar los datos brutos de encuestados por si acaso. Tras la finalizacion y la anonimizacion, la finalidad decae.
- No anonimizar. Los resultados agregados son mas seguros que las respuestas identificables.
- Tratar las respuestas especiales como datos ordinarios. La salud y la religion exigen un nivel fino.
- Conservar las grabaciones indefinidamente. Las grabaciones de grupos se borran tras el tratamiento.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo puede conservar un instituto de investigacion los datos de encuestados?
Los datos identificables de encuestados se conservan el menor tiempo posible, ligados a la finalidad del estudio. Una vez terminado el estudio y anonimizados los resultados, depura los datos identificables. La contabilidad y los incentivos entran en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos.
Puede una encuesta contener datos de categoria especial?
Si. Segun el tema, las respuestas pueden versar sobre salud, opinion politica, religion u orientacion sexual. Son datos de categoria especial que exigen proteccion reforzada y un nivel de destruccion fino.
Que diferencia hay entre datos anonimizados e identificables?
Los resultados anonimizados y agregados ya no son atribuibles a una persona y pueden conservarse. Las respuestas brutas identificables con datos de contacto se minimizan y se depuran una vez servida la finalidad.
Como destruyo los datos de encuestados conforme al RGPD?
De forma confidencial y a un nivel fino, con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Un instituto de investigacion de mercado trabaja con las respuestas de muchos encuestados, a veces hasta datos especiales. Conserve la contabilidad y los incentivos siete anos, anonimice los resultados y depure los datos brutos identificables una vez terminado el estudio. Las respuestas especiales y las grabaciones se tratan aparte. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial a un nivel fino, con un certificado como prueba. Asi conserva el valor de su investigacion y protege a sus encuestados.
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