Imprentas: destruir datos variables y mermas
Una imprenta que hace datos variables o correo directo no imprime hojas anonimas. Nominas, cartas bancarias, extractos de seguros, citaciones medicas y carnets de socio salen de la prensa, cada uno con un nombre, una direccion y a veces un dato de salud o financiero. Junto a la tirada limpia surgen mermas, pruebas y excedentes, y en el servidor esta el fichero de direcciones completo del cliente. Esta guia muestra que conserva, que debe irse de inmediato y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida: para los datos variables suele ser encargada del tratamiento para el cliente, y los acuerdos figuran en un contrato de encargo. El fichero de direcciones no se conserva mas tiempo del que exige el encargo y se borra despues del RIP y el servidor. Las mermas y excedentes se destruyen de forma confidencial, no en el reciclaje ordinario. Lo que pueda irse desaparece con un certificado como prueba.
La imprenta como encargada del tratamiento
Con los datos variables trata datos personales por cuenta de su cliente. Ese cliente, por ejemplo un banco, una aseguradora o una asociacion, es responsable del tratamiento y fija la finalidad. Usted es encargada y solo ejecuta lo acordado. Eso significa que no puede usar los datos para sus propios fines ni conservarlos mas tiempo del que exige el encargo. Consignelo en un contrato de encargo, como se describe en la checklist del contrato de encargo.
El rol de encargada hace la depuracion cuidadosa aun mas importante. Lo que imprime es del cliente, y la responsabilidad de hacerlo desaparecer despues recae en usted mientras esta en sus instalaciones. Una merma o un fichero de direcciones antiguo que anda suelto es una brecha de datos que acaba a su nombre.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde la entrega del encargo.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Contabilidad y facturacion | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Fichero de direcciones del cliente en el RIP o servidor | Contrato de encargo | depurar tras la entrega |
| Mermas y pruebas de color | Datos personales del cliente | destruir confidencial |
| Excedentes y stock restante | Datos personales del cliente | destruir confidencial |
| Datos especiales (medicos, financieros) | Proteccion reforzada | destruir fino |
| Correspondencia y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no como fallo juridico definitivo. Fije el plazo exacto del fichero de direcciones en el contrato de encargo con el cliente. El lado de la prueba esta en el certificado de destruccion ligado a su propia contabilidad.
El fichero de direcciones en el RIP y el servidor
El mayor riesgo digital es el fichero de direcciones en si. Para personalizar una tirada carga el fichero completo de direcciones o clientes en el RIP y el servidor. Ese fichero suele ser el conjunto de datos personales mas completo que posee. Borrelo una vez entregado y verificado el encargo, salvo que el contrato de encargo indique un breve periodo para una reimpresion o una reclamacion. Borrar un fichero significa aqui tambien llevarse las copias de seguridad y las copias temporales, porque de lo contrario el dato queda en el disco.
Si un servidor o disco se desecha o sustituye, ese soporte debe destruirse de forma confidencial. Asi no queda ningun fichero de cliente completo en equipos amortizados.
Mermas, pruebas y excedentes
Cada encargo personalizado produce un residuo que no es papel ordinario. Las mermas con un mal registro, las pruebas de color para el control cromatico y los excedentes que no entran en el envio contienen los mismos nombres, direcciones e importes que la tirada limpia. Trate por tanto ese residuo como confidencial. Reunalo en contenedores cerrados junto a la prensa y hagalo destruir, en lugar de tirarlo al flujo de papel ordinario o al contenedor de reciclaje.
Para los documentos con datos medicos o financieros, como nominas o citaciones de un profesional sanitario, un nivel de destruccion fino es el punto de partida. Asi nada queda reconstruible, ni siquiera a partir de una sola merma.
Como abordarlo en 6 pasos
- Consigne el rol de encargada en un contrato de encargo con el cliente.
- Borre el fichero de direcciones del RIP y el servidor una vez entregado el encargo.
- Reuna mermas y pruebas en contenedores cerrados junto a la prensa.
- Trate los documentos medicos y financieros aparte y a un nivel de destruccion fino.
- Deseche servidores y discos antiguos solo tras destruccion confidencial.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Las mermas, excedentes y soportes antiguos los hace destruir de forma confidencial, porque contienen los datos personales del cliente. El papel y los soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Para los impresos personalizados con datos especiales, un triturado fino es el punto de partida.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba, ante el cliente y el RGPD, de que hizo destruir los impresos de forma demostrable, como se describe en destruccion demostrable para el RGPD. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir mermas e impresos?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su cliente y su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar el fichero de direcciones tras el encargo. Como encargada no lo conserva mas tiempo del necesario.
- Tirar las mermas al reciclaje ordinario. Contienen los mismos datos personales que la tirada.
- No tener contrato de encargo. Sin acuerdos no queda constancia de que hace con los datos.
- Desechar servidores sin borrar. Un fichero de cliente completo queda entonces en el disco.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Es una imprenta encargada o responsable del tratamiento?
Para los datos variables y el correo directo, la imprenta suele ser encargada del tratamiento. El cliente es responsable y fija la finalidad. Consigna los acuerdos sobre conservacion y destruccion en un contrato de encargo y no conserva los datos mas tiempo del que exige el encargo.
Cuanto tiempo puede conservar una imprenta el fichero de direcciones de un cliente?
El menor tiempo posible. Borre el fichero del RIP y del servidor una vez entregado y verificado el encargo, salvo que el contrato de encargo indique un breve periodo para una reimpresion o reclamacion. Conservar por si acaso no es un motivo valido.
Que hago con las mermas y los excedentes?
Las mermas, pruebas de color y excedentes de documentos personalizados contienen los mismos datos personales que la tirada. Destruyalos de forma confidencial, no en el reciclaje de papel ordinario, con un certificado como prueba.
Como destruyo impresos con datos personales conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Una imprenta que trata datos variables tiene en sus manos los documentos mas personales de los clientes de otros, desde nominas hasta citaciones medicas. Alli es encargada, asi que solo usa los datos para el encargo y los depura despues. Borre el fichero de direcciones del RIP y el servidor, destruya mermas y excedentes de forma confidencial en lugar del reciclaje, y trate los documentos medicos y financieros a un nivel fino. Cierre cada destruccion con un certificado. Asi protege a los clientes de su cliente y mantiene limpio su rol de encargada.
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