Agencias de seleccion: destruir perfiles de candidatos
Una agencia de seleccion o firma de busqueda directa reune los perfiles mas completos que existen: CV, cartas de motivacion, resultados de evaluacion, referencias, expectativas salariales y a veces una copia de un documento de identidad o titulo. No puede conservar esos datos indefinidamente, porque un candidato tiene derecho al olvido una vez servida la finalidad. Esta guia muestra cuanto tiempo conserva los perfiles de candidatos, que significan la regla de las cuatro semanas y el vivero, y como destruir el resto de forma confidencial.
La respuesta rapida: los datos de un candidato descartado se conservan en principio cuatro semanas, o hasta un ano con consentimiento para un vivero. Un candidato colocado pasa a la contabilidad del empleador o a su propia contabilidad fiscal. Las evaluaciones y referencias se tratan aparte. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Por que los perfiles de candidatos exigen cuidado
Un perfil de candidato no es un CV suelto, sino un expediente lleno de informacion personal. Junto a la experiencia y la formacion figuran a menudo una evaluacion, una prueba de personalidad, referencias, expectativas salariales y a veces un contexto sensible. Los resultados de evaluacion y las referencias tocan el desempeno y a veces la salud o la situacion personal. Eso hace un perfil mas sensible de lo que parece, y el RGPD exige la limitacion de conservacion y un nivel de seguridad adecuado.
Conservar porque un candidato podria ser util algun dia no es un motivo valido sin consentimiento. Quien guarda un perfil sin finalidad guarda datos que debian haberse ido. Eso es justo lo que la regla de las cuatro semanas y el vivero tratan de evitar.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde la finalizacion del proceso.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Contabilidad y facturacion | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Candidato descartado | Regla de las cuatro semanas | 4 semanas |
| Vivero | Con consentimiento | hasta ~1 ano |
| Evaluaciones y referencias | Datos sensibles | destruir fino |
| Candidato colocado | Al empleador o la contabilidad | transferir |
| Notas de trabajo y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no como fallo juridico definitivo. La logica general de plazos esta en la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD. En caso de duda sobre un expediente concreto, consulte con su asesor de privacidad.
La regla de las cuatro semanas y el vivero
Para un candidato descartado, la linea habitual es eliminar los datos cuatro semanas tras el fin del proceso. Si quiere conservar el perfil mas tiempo para un puesto futuro posible, solo se permite con el consentimiento del candidato, en general hasta un ano. Deje constancia de ese consentimiento y elimine el perfil en cuanto el plazo expire o se retire el consentimiento. Asi solo conserva perfiles presentes sobre una base valida.
En busqueda directa y caza de talentos trabaja a veces con perfiles de mayor duracion de personas que no se han presentado ellas mismas. Tambien alli necesita una base juridica, informa al candidato y reevalua los datos periodicamente. Un perfil que ya nadie consulta y sin base debe depurarse.
Evaluaciones, referencias y el responsable
Los resultados de evaluacion, pruebas de personalidad y referencias son la parte mas sensible de un perfil. Mantengalos aparte de forma reconocible, limite el acceso a quien los necesita y destruyalos a un nivel fino una vez servida la finalidad. Si trabaja por encargo de un empleador, suele ser encargado del tratamiento y consigna los acuerdos de conservacion y destruccion en un contrato de encargo de tratamiento. Ajuste sus plazos a esos acuerdos.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida el expediente en contabilidad, perfil de candidato, evaluaciones y vivero.
- Elimine los candidatos descartados tras cuatro semanas, salvo consentimiento.
- Gestione el vivero sobre la base del consentimiento y una fecha de fin fija.
- Trate evaluaciones y referencias aparte y a un nivel de destruccion fino.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los perfiles de candidatos se destruyen de forma confidencial, porque contienen CV, evaluaciones y a veces datos de identidad y titulos. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un servidor ATS antiguo o una copia con perfiles de candidatos tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD y su responsable de que actuo con cuidado. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir perfiles de candidatos?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar candidatos descartados por si acaso. Tras cuatro semanas la finalidad decae sin consentimiento.
- Llenar el vivero sin consentimiento. Conservar mas tiempo exige una base valida.
- Tratar evaluaciones y referencias como papel ordinario. Son datos sensibles.
- Tirar sin triturar. Un CV con datos personales en la calle es una brecha de datos notificable.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo puede conservar una agencia de seleccion un CV?
Para un candidato descartado la linea habitual es cuatro semanas tras el fin del proceso, o hasta un ano con el consentimiento del candidato para un vivero. Despues depura los datos, salvo que exista otra base valida.
Puedo conservar candidatos en un vivero?
Solo con el consentimiento del candidato y por un plazo acordado, a menudo un ano. Deje constancia del consentimiento, recuerdeselo al candidato y elimine el perfil en cuanto el consentimiento expire o se retire.
Son datos sensibles las evaluaciones y referencias?
Los resultados de evaluacion, pruebas de personalidad y referencias son datos sensibles y a veces datos de categoria especial. Tratelos aparte, limite el acceso y destruyalos a un nivel fino en cuanto dejan de ser necesarios.
Como destruyo datos de candidatos conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Una agencia de seleccion gestiona perfiles completos de candidatos, con evaluaciones y referencias mezcladas. Elimine los candidatos descartados tras cuatro semanas, gestione el vivero sobre la base del consentimiento y transfiera los candidatos colocados. Trate evaluaciones y referencias aparte y ajuste sus plazos al responsable. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial a un nivel fino, con un certificado como prueba. Asi no conserva nada demasiado tiempo y respeta el derecho al olvido de sus candidatos.
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