Notariado y auditoría KNB: listo para la inspección
Una notaría afronta un reto de archivo único. La escritura original se conserva formalmente un siglo y después pasa al Rijksarchief (archivo nacional). Pero alrededor de esa escritura se reúne todo un ecosistema de borradores, versiones de trabajo, correspondencia, expedientes y documentos Wwft que tienen cada uno su propio plazo de conservación y su propio régimen de destrucción. La Real Organización Profesional Notarial (KNB) y la Oficina de Supervisión Financiera (BFT) ejercen el control, y sus auditorías miran la práctica tanto de la conservación como de la depuración. Este artículo te ayuda a estar listo.
Público objetivo: notarios, notarios candidatos, office managers y administración jurídica.
La escritura: 100 años y después al Rijksarchief
La Ley del notariado (Wna) art. 7 y siguientes establece que las escrituras se conservan 100 años en el archivo notarial. Tras ese plazo pasan al servicio del archivo nacional. Durante esos 100 años una escritura no puede destruirse, ni siquiera a petición del interesado. Por eso es importante distinguir con claridad el «expediente» de la «escritura». Lo primero sí puede irse, lo segundo no.
El expediente alrededor de la escritura
Un expediente vinculado a una escritura suele contener:
- Entrevista inicial y confirmación de encargo
- Correspondencia con el cliente y la contraparte
- Versiones borrador de la escritura (a menudo en PDF y Word)
- Notas de trabajo y anotaciones
- Diligencia debida Wwft (ID, titular real, evaluación de riesgo)
- Liquidación financiera y minutas de honorarios
- Documentos de la Cámara de Comercio, BRP, Catastro
- Poderes y declaraciones de firma
Estos documentos no tienen el plazo de 100 años. Entran en plazos más cortos que varían por tipo.
Plazos de conservación por tipo de documento
- Escritura: 100 años (Wna).
- Versiones borrador: recomendación 10 años, después destruir. Sin obligación legal.
- Notas de trabajo: lo más breve posible, recomendación máximo 1 año tras el otorgamiento.
- Diligencia debida Wwft: 5 años tras el fin de la relación (Wwft art. 33). Consulta Wwft 5 años.
- Documentos fiscales: 7 años (AWR art. 52).
- Administración de fondos de terceros: 7 años (normativa BFT).
- Documentos de responsabilidad profesional: hasta el fin de la prescripción civil (máximo 20 años en errores ocultos).
Conservar demasiado tiempo es hoy tan sancionable como demasiado poco. El RGPD convierte la conservación sin base legal en una infracción autónoma.
Borradores y versiones de trabajo: el riesgo subestimado
La mayoría de los despachos no tiene una política explícita para los borradores. Sin embargo, en un borrador figuran los mismos datos personales que en la escritura definitiva, a veces más particularidades que no llegaron a la versión definitiva. Recomendación: tras 10 años, destruir los borradores mediante DIN 66399 P-5. La escritura en sí permanece intacta.
Más sobre esto en nuestro artículo destruir borradores y entrevistas iniciales. Las notas de trabajo son aún más arriesgadas. Contienen observaciones sin filtrar del notario sobre el cliente, su situación financiera, su situación familiar. Consejo: destruir directamente tras el otorgamiento de la escritura en la trituradora de oficina, o conservar como máximo 1 año como reflexión o aprendizaje.
La inspección KNB y BFT
Una inspección KNB mira la organización general del despacho, el control de los expedientes y la confidencialidad. La BFT mira sobre todo la parte financiera (fondos de terceros, Wwft). ¿Qué se aborda en la gestión de archivo?
- ¿Están los plazos de conservación fijados de forma explícita en el manual del despacho?
- ¿Se aplica el plazo por tipo de expediente o la política es «conservar todo mucho tiempo»?
- ¿Están documentadas las destrucciones con certificado?
- ¿Cómo se regula la cadena de confidencialidad en la destrucción externa?
- ¿Hay un contrato de encargado del tratamiento con la parte de destrucción?
- ¿Se depura la parte digital (DMS, archivo de correo) de la misma manera?
Los inspectores plantean a menudo, por muestreo, preguntas sobre un expediente que según el plazo ya debería estar destruido. Poder mostrar un certificado es la vía más rápida a una valoración positiva.
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Solicita un presupuestoDocumentos Wwft: depurar aparte
Los documentos de diligencia debida Wwft pueden eliminarse tras 5 años. En la práctica están entrelazados en el expediente. Consejo: al abrir cada expediente, crea una pestaña Wwft aparte, tanto física como digital. Eso facilita separarlos más tarde. Tras 5 años puedes eliminar la pestaña y destruirla, sin tocar el resto del expediente.
Archivos digitales y el DMS
Los despachos modernos trabajan con ENNU, sucesores de Diginotar o un DMS general. La escritura digital ya es la norma (escritura auténtica electrónica a través del depósito digital central). Eso no cambia el plazo de conservación, pero sí el método de destrucción. Para los expedientes digitales rige:
- Eliminación del DMS con rastro de auditoría
- Eliminación del archivo de correo
- Purga de copias de seguridad en cinta o nube
- Destrucción física de soportes de backup y HDD retirados (consulta eliminar cintas LTO)
Adquisición y traspaso del despacho
En la adquisición de una notaría, las escrituras (depósito de 100 años) pasan al sucesor o al depósito central. Los expedientes se valoran caso por caso: traspasar, archivar o destruir. Muchas adquisiciones van acompañadas de una gran ronda de destrucción, porque al adquirente no le conviene arrastrar expedientes antiguos que ya no tienen utilidad profesional.
Tarjetas de firma y documentos clave
A menudo olvidados: tarjetas de firma antiguas de clientes, copias de pasaportes y permisos de conducir para la identificación. Tienen el mismo plazo de 5 años que los documentos Wwft. La destrucción mediante P-5 es estándar, con cuidado extra con las copias de ID porque hacen posible el fraude de identidad en caso de fuga.
Contrato de encargado del tratamiento específico para el notariado
Remite de forma explícita al Wna art. 22 (deber de confidencialidad del notario), no solo al RGPD. Pide a la parte de destrucción externa un contrato en el que:
- El personal tenga el VOG verificado
- La destrucción se haga in situ
- Se entregue un certificado por encargo
- Haya un deber de aviso directo ante irregularidades
- Quede garantizado el derecho de auditoría
Consulta nuestra checklist completa de contratos de encargado del tratamiento.
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