Borradores y entrevistas en la notaría: destruir sin riesgo disciplinario
La pila más infravalorada en muchas notarías no es el archivo de minutas, sino el armario con material de trabajo. Borradores de escrituras, formularios de entrevista, certificados copiados y documentos de identidad. Documentos que surgen en cada otorgamiento y luego se quedan ahí. A menudo mucho más tiempo del permitido. Este artículo trata de la destrucción práctica de esas pilas, sin que entre en conflicto con su deber de secreto ni con el juez disciplinario.
¿Qué son los «documentos accesorios»?
Por documentos accesorios entendemos todo lo que surge en torno a una escritura pero no forma parte del protocolo. Piense en:
- Formularios de entrevista con nombre y dirección, BSN, estado civil.
- Copias de documentos de identidad (a menudo con el BSN aún visible).
- Certificados del padrón BRP, del registro mercantil KvK y del catastro impresos para su comprobación.
- Borradores y versiones intermedias de escrituras y poderes.
- Borradores de capitulaciones matrimoniales que no se otorgaron.
- Extractos bancarios y resúmenes de facturas en herencias.
- Correspondencia por correo con clientes, impresa en papel.
Todos estos documentos entran bajo su deber de secreto (art. 22 Wna). No pueden ir sin más al papel viejo.
La limitación de conservación del RGPD
El RGPD obliga a no conservar los datos personales más tiempo del necesario (art. 5.1.e). Para los notarios, «necesario» está vinculado a:
- El plazo Wwft de cinco años para la diligencia del cliente.
- El plazo de prescripción de la responsabilidad (a menudo 20 años en daños ligados a la escritura).
- La obligación fiscal de conservación de siete años para la administración financiera.
Para el material de trabajo sin un vínculo directo con alguno de estos plazos, por ejemplo formularios de entrevista de clientes que finalmente no llegaron a otorgar, no hace falta esperar cinco o siete años. Una vez agotado el motivo del asunto, puede desaparecer. Véase nuestra explicación en conservación Wwft: ¿qué documentos entran en los cinco años?.
Certificados con BSN: atención especial
El BSN es un número de identificación protegido por ley. Los certificados del padrón BRP, las copias de documentos de identidad y la correspondencia con BSN requieren al menos DIN 66399 P-5 al destruirlos. Los niveles inferiores (P-3 o P-4) son insuficientes. La reconstrucción a partir de las tiras es entonces teóricamente posible aún. Con las trituradoras de oficina corrientes (modelo de tiras) se queda de hecho siempre por debajo.
Una trituradora de oficina para documentos con BSN es como un impermeable de papel. Se siente bien, pero no frena nada de lo que de verdad importa.
Por qué encaja una trituradora móvil
En las notarías el expediente es confidencial hasta el último momento. Incluso en un contenedor de transporte sellado queda la pregunta: ¿puede el cliente, ante una queja disciplinaria, demostrar que el edificio era seguro? La destrucción móvil de documentos elimina esa pregunta. La unidad de trituración está ante su puerta, su empleado lleva la caja a la tolva, el proceso de destrucción es visible por la ventanilla lateral, y en menos de una hora recibe un certificado con fecha, peso y método.
Características prácticas habituales para el notariado:
- La unidad llega a la hora acordada. Fuera de horas punta o por la tarde es posible a petición.
- Un empleado propio acompaña la entrega. El operario externo no toca los documentos antes de que estén en la tolva.
- El certificado se entrega in situ. Puede archivarlo directamente en el expediente como prueba de cumplimiento del RGPD.
- Sin pedido mínimo, sin contrato. Medio metro cúbico también está bien.
¿Listo para la próxima ronda de destrucción?
Destrucción móvil a domicilio o en la oficina en Ámsterdam Norte y alrededores. P-5 para papel, H-4 para soportes de datos, certificado justo al terminar.
Solicite un presupuestoRiesgo disciplinario: ¿cómo lo evita?
Las quejas disciplinarias sobre el trato de los datos de cliente existen. No suelen tratar de lo que ha destruido, sino de lo que ha protegido de forma insuficiente. Expedientes que salieron de las paredes, datos que acabaron en manos de terceros, o documentos que se quedaron más tiempo del razonable. Tres reglas básicas limitan su exposición:
- Documente su ciclo. ¿Cuándo revisa los expedientes, qué plazos aplica, quién firma?
- Conserve los certificados de destrucción. Al menos siete años, en su archivo de oficina.
- Elija un método sin cadena. La destrucción móvil elimina el riesgo de transporte.
¿Qué puede desaparecer sin más?
- Borradores y versiones intermedias de escrituras tras el otorgamiento.
- Formularios de entrevista de asuntos no continuados, una vez transcurrido un plazo razonable.
- Certificados BRP antiguos que solo servían para comprobación y no están unidos a la minuta.
- Impresiones de correspondencia con clientes que también está registrada en digital.
Para el enfoque sectorial, vea nuestra página Destrucción de documentos para notarios. Lea también qué documentos del protocolo notarial pueden desaparecer y cómo prepararse para una auditoría KNB. ¿Tiene una situación concreta sobre la que duda? Le asesoramos con gusto antes de que algo desaparezca en el contenedor que en realidad debería haberse conservado.