Minutas y copias ejecutivas: ¿qué puede salir realmente del protocolo notarial?
Una notaría produce mucho papel, pero ni mucho menos todo entra en el protocolo. Donde la minuta debe conservarse indefinidamente, el material de borrador y el borrador retirado pueden, en cambio, desaparecer tras la finalización. Separar esos flujos es el núcleo del cumplimiento del RGPD y de una gestión de expedientes resistente al KNB. Este artículo ordena qué documentos corresponden a dónde y qué puede destruirse de verdad.
El protocolo: ¿qué entra en él?
La Ley del notariado (Wna) establece que el notario lleva un protocolo. El protocolo consta, dicho en pocas palabras, de las minutas: las escrituras originales firmadas por el notario. Estas minutas permanecen toda la vida dentro de la práctica y, al cesar en el cargo, se transfieren a un sucesor o al Custodio del archivo central (BRP/KCN). La destrucción no procede.
Además de las minutas, forman parte del protocolo:
- Repertorios (registros de escrituras).
- Poderes unidos a las escrituras.
- Documentos accesorios designados por la ley.
Estos documentos no son candidatos a la destrucción de documentos, punto.
Copias ejecutivas y copias simples: no son protocolo
La copia ejecutiva y la copia simple son expediciones de la minuta a las partes. La minuta se queda en la oficina, la copia ejecutiva va al cliente. Cuando vuelve una copia ejecutiva no entregable o caducada, o cuando hay copias internas que ya no se necesitan, el papel sí puede destruirse, siempre que la minuta permanezca intacta y el repertorio cuadre. Esto último es una comprobación de fondo. Una copia ejecutiva desaparece, el registro permanece.
¿Qué sí puede salir?
Fuera del protocolo hay una categoría amplia que, tras la finalización del expediente, en cambio debe destruirse en virtud de la limitación de conservación del RGPD (art. 5.1.e):
- Borradores y borradores retirados de escrituras.
- Notas de trabajo internas y listas de comprobación con nombres de clientes.
- Impresiones del KvK, del catastro y del BRP que acompañaban a la escritura.
- Copias de documentos de identidad una vez vencido el plazo Wwft.
- Formularios de entrevista de clientes que finalmente no llevaron a una escritura.
Para la documentación Wwft rige un plazo propio: cinco años tras el fin de la relación comercial o tras la transacción. Estos documentos no pueden desaparecer de inmediato, pero sí de forma estructural una vez vencido el plazo. Más sobre esto en nuestro artículo sobre la diligencia del cliente Wwft y el plazo de cinco años.
El núcleo: el protocolo es sagrado, todo el material de trabajo que lo rodea es de destrucción obligatoria en cuanto decae el motivo del asunto.
Práctica de la separación
En una notaría media, los documentos del protocolo y las carpetas de trabajo se mezclan físicamente. El expediente tal como acaba en el armario en el otorgamiento contiene tanto la minuta (conservar) como el expediente de trabajo completo (fuera tras el plazo). La separación práctica suele hacerse así:
- Las minutas van al archivo de minutas (a menudo una caja fuerte ignífuga).
- Los expedientes de trabajo se quedan en el archivo de asuntos con una fecha de caducidad.
- Anualmente se revisa el archivo de asuntos y se extraen los expedientes caducados.
- Los expedientes caducados van como lote a destrucción.
Por qué encaja la destrucción móvil
Para los notarios el secreto profesional es absoluto. El principio es simple: los expedientes no pueden salir del edificio en su estado original. La destrucción móvil de documentos lo resuelve. La trituradora va a su encuentro, usted observa, la destrucción se hace en su propio terreno. El KNB ve con buenos ojos en las auditorías que la cadena sea lo más corta posible. Con una unidad móvil, esa cadena son unos pocos metros entre el armario de archivo y la tolva.
¿Hora de la ronda anual de destrucción?
Destrucción móvil en su oficina en Ámsterdam Norte o alrededores. DIN 66399 P-5, certificado justo al terminar, ningún documento sale de su edificio intacto.
Solicite un presupuestoAuditoría KNB: esté preparado
La Real Organización Profesional del Notariado examina en las auditorías también cómo está organizado su archivo y cómo destruye. Un certificado por ronda de destrucción, con fecha, peso y método, es una prueba sencilla. Cómo prepararse en la práctica para tal revisión lo lee en auditoría KNB: así se prepara.
Lista: ¿qué corresponde a dónde?
- Minutas, repertorios, poderes unidos: protocolo, no destruir.
- Copias ejecutivas en la oficina: mantener el registro de expedición, las copias ejecutivas devueltas pueden destruirse.
- Expediente de trabajo tras la finalización: destruir una vez vencido el plazo Wwft o un motivo de justificación anterior.
- Borradores retirados, material de borrador, entrevistas sin otorgamiento: destruir en cuanto decae el motivo del asunto.
- Soportes de datos (discos duros, copias de seguridad): H-4 o superior al eliminarlos.
Para el enfoque sectorial, vea nuestra página Destrucción de documentos para notarios. ¿Duda sobre una categoría concreta? Llámenos o escríbanos. Le asesoramos con gusto antes de que algo se pierda que debía conservarse.