Mediadores: destruir expedientes de divorcio y conflicto
Un mediador trabaja con personas en un momento vulnerable: un divorcio, un conflicto familiar, un litigio laboral o una disputa empresarial. Esos expedientes contienen lo que las partes no comparten en ningun otro sitio: la situacion familiar, las finanzas, datos sobre los hijos y a veces la salud. Ademas, rige una fuerte confidencialidad. Esta guia muestra cuanto tiempo conserva un expediente de mediacion, que significa la confidencialidad y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida: la contabilidad se conserva siete anos por la obligacion fiscal. El expediente de mediacion de fondo se conserva hasta un plazo fijo tras la finalizacion, segun sus reglas profesionales y la naturaleza del caso. Como los expedientes son muy sensibles y estan bajo confidencialidad, los destruye a un nivel fino, con un certificado como prueba.
La confidencialidad hasta la destruccion
La mediacion se sostiene sobre la confidencialidad. Las partes comparten abiertamente lo que ocurre, sabiendo que se queda dentro de la mediacion. Esa confidencialidad suele estar recogida en el acuerdo de mediacion y forma parte de las reglas profesionales. Lo que sale en las sesiones sigue siendo confidencial, y eso se prolonga hasta la depuracion y destruccion del expediente. Un expediente de mediacion nunca tiene su lugar en el contenedor de papel ordinario.
El RGPD exige ademas la limitacion de conservacion y un nivel de seguridad adecuado. No conserve el expediente mas tiempo del necesario y destruyalo de modo que nada quede reconstruible. La confidencialidad que regia durante el proceso rige plenamente a su fin.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde la finalizacion de la mediacion.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Contabilidad y facturacion | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Acuerdo de mediacion | Prueba de los acuerdos | ligado a la finalidad |
| Expediente de fondo y actas | Reglas profesionales y naturaleza del caso | plazo tras finalizacion |
| Datos financieros y familiares | Muy sensibles | destruir fino |
| Datos sobre los hijos | Proteccion reforzada | destruir fino |
| Notas de trabajo y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no como fallo juridico definitivo. Fije el plazo de conservacion en su propia politica, acorde con sus reglas profesionales. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos.
Datos familiares y financieros sensibles
Un expediente de divorcio contiene casi todo lo que toca la privacidad: ingresos y patrimonio, una vivienda, una pension, acuerdos sobre los hijos y a veces informacion sobre salud o adiccion. Esta ultima categoria es un dato de categoria especial con reglas mas estrictas. Mantenga las partes sensibles aparte de forma reconocible y destruyalas a un nivel fino una vez expirado el plazo. Los datos sobre los hijos merecen en particular ese cuidado reforzado.
Evalue caso por caso si tras la finalizacion queda un motivo para conservar algo, por ejemplo un litigio en curso o un acuerdo aportado despues. Si no es asi y el plazo ha expirado, este expediente tambien debe destruirse de forma confidencial.
Mediacion y la cadena juridica
La mediacion suele situarse en una cadena con abogados, notarios y a veces el tribunal. Parte de las piezas puede estar en esas partes, cada una con su propia responsabilidad y reglas de conservacion. Mantenga su propio expediente separado y ajuste su plazo a sus reglas profesionales. Como gestionan abogados y notarios sus expedientes, vea abogados: destruir un expediente al final del caso y notarios: minutas, copias y que puede irse.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida el expediente en contabilidad, acuerdo, expediente de fondo y datos sensibles.
- Depure notas de trabajo y borradores sin obligacion, de forma confidencial y de inmediato.
- Trate los datos financieros, familiares y de los hijos aparte y a un nivel de destruccion fino.
- Evalue caso por caso si la mediacion esta terminada y el plazo ha expirado.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los expedientes de mediacion se destruyen de forma confidencial a un nivel fino, porque contienen datos familiares, financieros y a veces medicos muy sensibles. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador antiguo o una copia con expedientes tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que respeto la confidencialidad hasta el final. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir expedientes de mediacion?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos a un nivel DIN fino y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar el expediente por si acaso. Tras la finalizacion y la expiracion del plazo, la finalidad decae.
- Tratar los datos financieros y de los hijos como papel ordinario. Son datos muy sensibles.
- Olvidar la confidencialidad al depurar. La confidencialidad rige hasta la destruccion.
- Tirar sin triturar. Un expediente de divorcio en la calle es una grave brecha de datos.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo conserva un mediador un expediente de divorcio?
La contabilidad entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. El expediente de mediacion de fondo se conserva hasta un plazo fijo tras la finalizacion, segun sus reglas profesionales y la naturaleza del caso, y se depura despues.
Rige un deber de confidencialidad para la mediacion?
Si. La mediacion tiene una fuerte confidencialidad: lo que se comparte en las sesiones sigue siendo confidencial. Esa confidencialidad se prolonga hasta la depuracion y destruccion del expediente.
Son datos de categoria especial los expedientes de divorcio?
Contienen a menudo datos muy sensibles sobre la situacion familiar, las finanzas, los hijos y a veces la salud. Trate por eso el expediente con cuidado extra y destruyalo a un nivel fino.
Como destruyo expedientes de mediacion conforme al RGPD?
De forma confidencial y a un nivel fino, con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Un mediador trabaja con expedientes llenos de lo mas personal que tienen las personas, bajo una fuerte confidencialidad. Conserve la contabilidad siete anos, conserve el expediente de fondo hasta que expire el plazo de sus reglas profesionales y trate los datos financieros, familiares y de los hijos aparte. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial a un nivel fino, con un certificado como prueba. Asi mantiene hasta el final la confidencialidad que caracteriza la mediacion.
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