Agencias de traduccion: destruir documentos confidenciales
Una agencia de traduccion o un traductor jurado ve los documentos mas confidenciales de los clientes: contratos, informes medicos, documentos juridicos, titulos y actas personales. A menudo bajo deber de confidencialidad y a menudo llenos de datos de categoria especial. Que ocurre con esos documentos originales y traducciones cuando el encargo termina? Esta guia muestra cuanto tiempo los conserva, que significa la confidencialidad y como destruirlos de forma confidencial.
La respuesta rapida: la contabilidad se conserva siete anos por la obligacion fiscal. Los documentos originales y traducciones se conservan mientras haya una finalidad, como la entrega, la revision o un plazo acordado, y se depuran despues. Como los documentos son a menudo confidenciales y contienen datos especiales, los destruye a un nivel fino, con un certificado como prueba.
Por que los documentos de traduccion son confidenciales
Una agencia de traduccion ve contenido que el cliente rara vez comparte con otros. Un convenio de divorcio, un historial medico para un tratamiento en el extranjero, un contrato juridico o un expediente penal pasan por sus manos. Suele regir un deber de confidencialidad, contractual o profesional, y los documentos contienen a menudo datos de categoria especial como salud, religion o informacion penal. Eso hace el documento original mas sensible que un texto corriente.
El RGPD exige la limitacion de conservacion y un nivel de seguridad adecuado. No conserve los documentos mas tiempo del necesario para el encargo y una posible revision, y destruyalos despues de modo que nada quede reconstruible. La confidencialidad que rige durante el encargo tambien rige al depurar.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde la entrega de la traduccion.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Contabilidad y facturacion | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Documentos originales del cliente | Mientras haya una finalidad | plazo acordado |
| Traduccion entregada | Entrega y revision | ligado a la finalidad |
| Traduccion jurada | Acuerdos propios y reglas profesionales | segun acuerdo |
| Datos especiales en un documento | Proteccion reforzada | destruir fino |
| Archivos de trabajo y borradores | Sin finalidad propia | depurar tras la entrega |
Use esto como orientacion, no como fallo juridico definitivo. Fije el plazo de conservacion y la confidencialidad en sus acuerdos con el cliente. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos.
Confidencialidad y datos especiales
Donde un documento contiene informacion de salud, religiosa o penal, se trata de datos de categoria especial con reglas mas estrictas. Mantenga esos documentos aparte de forma reconocible, limite el acceso a quien realiza y revisa la traduccion, y destruyalos a un nivel fino una vez servida la finalidad. El deber de confidencialidad significa que tambien procede con cuidado al depurar y no deja que nada acabe en el contenedor de papel ordinario.
Piense tambien en las copias de trabajo que surgen durante la traduccion: impresiones, notas y versiones intermedias. Contienen el mismo contenido confidencial y deben destruirse de forma confidencial tras la entrega.
Responsables y el papel de encargado
Las agencias de traduccion trabajan a menudo por encargo de empresas, abogados o instituciones. Los documentos originales son entonces de ese responsable, y consigna los acuerdos sobre conservacion y destruccion en un contrato de encargo de tratamiento. Ajuste sus plazos a esos acuerdos. Si trabaja para un abogado o notario, su lado suele tener sus propias reglas, como lee en abogados: destruir un expediente al final del caso.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en contabilidad, documentos originales, traducciones y archivos de trabajo.
- Trate los datos especiales aparte y a un nivel de destruccion fino.
- Evalue por encargo si la entrega y la revision estan terminadas.
- Depure copias de trabajo y borradores sin obligacion, de forma confidencial y de inmediato.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los documentos originales, traducciones y copias de trabajo los hace destruir de forma confidencial a un nivel fino, porque a menudo contienen datos confidenciales y especiales. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador antiguo o una copia con archivos de traduccion tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD y su responsable de que respeto la confidencialidad hasta el final. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
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Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos a un nivel DIN fino y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar los documentos originales por si acaso. Tras la entrega y la revision, la finalidad suele decaer.
- Tratar los datos especiales como texto ordinario. Los datos de salud y penales exigen un nivel fino.
- Dejar copias de trabajo por ahi. Impresiones y notas contienen el mismo contenido confidencial.
- Tirar sin triturar. Un documento confidencial en la calle es una brecha de datos y una vulneracion de la confidencialidad.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo conserva una agencia de traduccion los documentos originales?
La contabilidad entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Los documentos originales y traducciones se conservan mientras haya una finalidad, como la entrega, la revision o un plazo acordado, y se depuran despues, salvo acuerdo distinto del cliente.
Son confidenciales los documentos originales de un cliente?
A menudo si. Una agencia de traduccion ve contratos, informes medicos, documentos juridicos y actas personales. Suele regir un deber de confidencialidad y los documentos contienen a menudo datos de categoria especial que exigen un nivel de destruccion fino.
Rigen reglas distintas para las traducciones juradas?
Un traductor jurado tiene su propia responsabilidad y a veces acuerdos sobre la conservacion de las traducciones. Atengase a esos acuerdos y a su deber de confidencialidad, y destruya los documentos originales de forma confidencial una vez servida la finalidad.
Como destruyo documentos de traduccion conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Una agencia de traduccion trabaja con los documentos mas confidenciales que existen, a menudo bajo confidencialidad y llenos de datos especiales. Conserve la contabilidad siete anos, conserve los documentos originales y traducciones mientras haya una finalidad y depurelos despues, y trate los datos especiales aparte. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial a un nivel fino, con un certificado como prueba. Asi respeta la confidencialidad de sus clientes hasta el final.
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