Abogacía

Fin del caso: ¿cuándo se destruye el expediente del abogado?

18 de febrero de 2026 · 6 min de lectura · DeSnipperaar

La última factura está pagada, el caso está cerrado y el expediente va al archivo. A continuación reina el silencio durante años. Sin embargo, «fin del caso» no es lo mismo que «se puede destruir». Entre el cierre y la destrucción transcurre un plazo de conservación que varía según el tipo de caso, y ese plazo afecta directamente a las normas deontológicas NOvA y a los riesgos disciplinarios. Este artículo ordena el marco y explica cómo organizar el momento de destrucción de forma responsable.

Público objetivo: abogados y gestores de despacho que quieren controlar el ciclo de archivo de los casos concluidos.

¿Cuándo comienza el plazo de conservación?

El plazo de conservación arranca con el cierre efectivo del caso. La última actuación procesal, la sentencia final, el acuerdo transaccional o la revocación del encargo por parte del cliente. En expedientes con consecuencias de larga duración (pagos a plazos, regímenes de tutela, acuerdos societarios posteriores) el momento de inicio se desplaza a esa conclusión.

Una trampa práctica. Si un caso queda «en espera», el expediente aún no está cerrado. El cierre administrativo y el cierre efectivo deben coincidir antes de que empiece a correr el reloj.

¿Cuánto tiempo conservar?

En los Países Bajos no existe ninguna ley central que fije un único plazo para todos los expedientes de abogados. La práctica trabaja con una combinación de fuentes:

• Línea general NOvA y literatura profesional: al menos unos cinco años tras el cierre, a veces más según el tipo de caso.
• Plazos más largos: los expedientes con responsabilidad profesional en curso o posible, con menores implicados, o con documentación societaria suelen tener plazos de conservación hasta y más allá del plazo de prescripción de las acciones.
• Wwft: para los expedientes a los que se aplicó la diligencia debida del cliente rige un plazo aparte de cinco años tras el fin de la relación. Consulta nuestro artículo Wwft 5 años de diligencia debida del cliente.
• Fiscal: el registro de horas y las facturas se rigen por el art. 52 de la AWR con siete años de conservación.

El despacho debe fijar un plazo por tipo de caso o por expediente. Un genérico «todo diez años» es fácil pero tosco. Una tabla de plazos vinculada al expediente es más precisa y encaja mejor con la limitación de conservación del RGPD.

Conservar más tiempo del necesario no es diligencia sino una infracción del RGPD. La limitación del plazo de conservación es tan vinculante como el secreto profesional.

Normas deontológicas NOvA y riesgo disciplinario

La norma deontológica 15 (sucesión y disponibilidad de documentos) y el deber más amplio de confidencialidad entran en juego. Dos riesgos se contraponen:

1. Destruir demasiado pronto. El cliente aún puede ejercer derechos tras el cierre (copia, rendición de cuentas, acceso). La destrucción dentro del plazo de conservación puede ser reprochable a nivel disciplinario.
2. Destruir demasiado tarde o no destruir. Conservar innecesariamente es una infracción del RGPD y aumenta el riesgo de brecha de datos de todo el archivo. El deken y la AP están atentos a ello.

Más sobre la vertiente deontológica en nuestro artículo sobre las normas deontológicas NOvA y el tratamiento de expedientes.

Destacado: ¿qué debe conservarse siempre por separado?

• Actas originales, documentos notariales y resoluciones certificadas que el cliente pueda necesitar más adelante.
• Documentos que formen parte de una queja disciplinaria en curso o ya presentada.
• Expedientes en los que había menores implicados, a menudo hasta bastante después de la mayoría de edad.
• Registro de horas y facturas (siete años fiscal, con independencia de la vida del expediente).

Práctica: el momento de destrucción

Muchos despachos organizan una o dos rondas de destrucción al año. Preparación:

1. Lista de expedientes cuyo plazo ha vencido, por tipo de caso.
2. Última comprobación de queja disciplinaria, recurso o litispendencia.
3. Verificación de si los documentos originales se han devuelto al cliente.
4. Decisión por expediente documentada (quién, cuándo, por qué).
5. Preparación física: cajas del archivo al punto de recogida.

Ejecución preferiblemente móvil in situ. Los expedientes solo salen del edificio convertidos en virutas. DIN 66399 P-5 para papel, H-4 o E-4 para soportes de datos de antiguos portátiles de casos o soportes de copia de seguridad. El certificado se archiva directamente con el expediente del despacho.

La documentación como defensa

Si tras la destrucción surgiera aun así una reclamación o una queja disciplinaria, tu mejor defensa es un registro de destrucción sólido. Qué expediente, qué fecha, qué método, qué número de certificado. Con ello demuestras que la destrucción se realizó conforme a la política y al plazo. Sin registro, la destrucción se convierte en una vulnerabilidad. Con registro, es precisamente la prueba de una gestión diligente.

Información práctica y un formulario de contacto para la práctica de la abogacía en nuestra página sectorial para abogados.

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Resumen: el fin del caso es el inicio del plazo de conservación. No destruyas demasiado pronto ni demasiado tarde, y documenta el momento. La destrucción móvil in situ combina la limitación de conservación del RGPD, la seguridad de la Voda 16 y la diligencia NOvA en una sola sesión.