Trituración móvil frente a hors site: ¿qué elige la pyme?
Hay dos modelos principales de destrucción de documentos externalizada. En la trituración móvil, un camión de destrucción acude a tu ubicación, se queda en el aparcamiento y destruye tu archivo allí mismo. En la trituración hors site, tus cajas o contenedores se recogen, se transportan a una planta central y allí se destruyen. Ambas cumplen el RGPD por sí mismas, pero se diferencian en perfil de riesgo, costes y cadena de prueba. Este artículo las compara con serenidad para que puedas elegir lo que encaja.
Público objetivo: responsables de oficina, compras, delegados de protección de datos y empresarios que estudian contratar a una empresa de destrucción.
Trituración móvil: ¿qué significa?
Un camión o furgoneta con trituradora industrial integrada acude a tu edificio. El operario abre la compuerta de carga, vierte tu archivo o soportes de datos en la tolva y los destruye allí mismo. Puedes observar a través de una ventanilla lateral o de un monitor de cámara en la cabina. Al terminar, el vehículo se lleva las virutas para reciclaje y entrega un certificado.
Ventajas:
- Los datos nunca salen intactos de tu edificio.
- Control visual directo por tu parte o por un testigo.
- Cadena lo más corta posible: del armario de archivo a la trituradora hay un trayecto breve.
- Listo en pocas horas, certificado incluido.
Inconvenientes:
- Capacidad de corte más limitada que algunas instalaciones fijas (aunque más que suficiente para DIN 66399 P-5).
- Dependencia del clima: con hielo, un encargo puede aplazarse.
- Para volúmenes muy grandes (muchas toneladas), el plazo de ejecución puede aumentar.
Trituración hors site: ¿qué significa?
Tu archivo se recoge en contenedores o bolsas, se transporta a una planta de procesamiento central y allí se destruye. Algunos proveedores trabajan con contenedores precintados para garantizar la integridad de la cadena. El certificado de destrucción se envía más tarde.
Ventajas:
- Mayor rendimiento con lotes grandes.
- Las instalaciones industriales a veces cortan más fino (P-6, P-7).
- Menos molestias en la ubicación: ningún camión en tu aparcamiento.
- A menudo se combina con otros flujos de residuos en el mismo trayecto de transporte.
Inconvenientes:
- Los datos salen intactos de tu edificio, precintados o no.
- El paso intermedio del transporte introduce riesgo de cadena.
- Ningún control visual durante la destrucción.
- El tiempo entre la recogida y el certificado es más largo (de días a semanas).
Para datos sujetos a secreto profesional (sanidad, abogacía, notariado), la destrucción móvil es prácticamente la única opción. El expediente, sencillamente, no puede salir del edificio.
Comparación de riesgo
La mayor diferencia está en la pregunta. ¿Puede salir algo mal entre el «armario de archivo» y la «trituradora»?
Escenario 1: un contenedor cae del camión
En hors site: los expedientes quedan en la carretera. Brecha de datos. En móvil: no ocurre, porque no hay transporte.
Escenario 2: un empleado de la empresa de destrucción se lleva algo
En hors site: teóricamente posible en el paso intermedio entre la recogida y el procesamiento. En móvil: prácticamente imposible, porque tú observas y no hay paso intermedio.
Escenario 3: almacenamiento desprotegido en la planta de procesamiento
En hors site: si un contenedor pasa una noche fuera antes del procesamiento, hay riesgo de robo. En móvil: no ocurre.
La destrucción móvil elimina el riesgo de cadena. La hors site lo mitiga mediante precintado, registro y vigilancia, pero eliminarlo del todo no es posible.
Comparación de costes
El desglose de costes por kilo de papel o por kilogramo de soporte de datos es distinto.
- Destrucción móvil: por regla general una tarifa de desplazamiento más un precio por kilo. Ejemplo: de 95 a 175 euros de desplazamiento, de 0,10 a 0,30 euros por kilo. Óptima en encargos de 100 a 2000 kilos.
- Destrucción hors site: a menudo un precio por kilo más bajo (de 0,05 a 0,15 euros por kilo) más alquiler de contenedor y servicio de recogida. Más atractiva con frecuencias bajas y volúmenes grandes.
Para una pyme media con una limpieza anual de 300 a 800 kilos, la destrucción móvil suele ser neutra en coste o más barata que la hors site, sobre todo si tienes en cuenta el riesgo de cadena.
Cadena de prueba
El RGPD obliga a «medidas técnicas y organizativas apropiadas» (art. 32). Una buena cadena de prueba es una de esas medidas. La destrucción móvil tiene una cadena mínima: del archivo a la trituradora dentro de un radio de unos pocos metros. La hors site tiene varios pasos que deben documentarse cada uno:
- Recogida del archivo (quién, cuándo, qué contenedor)
- Precintado (qué número de precinto)
- Transporte (qué ruta, quién acompaña)
- Llegada a la planta de procesamiento (hora, firma)
- Rotura del precinto (ante cámara)
- Destrucción (método, hora)
- Certificado y liberación de las virutas
Consulta también nuestro artículo sobre el certificado de destrucción.
¿Toca la primera ronda de destrucción?
Acudimos a tu ubicación con una trituradora móvil. Ningún documento sale intacto de tu edificio. DIN 66399 P-5, certificado por encargo.
Solicita un presupuesto¿Qué opción encaja con qué situación?
Elige la trituración móvil si:
- Trabajas con secreto profesional (médico, dentista, abogado, notario).
- Hay categorías especiales del RGPD art. 9 en el archivo.
- Tienes un volumen de 100 kilos a unos 2000 kilos por sesión.
- Quieres reducir a cero el riesgo de cadena.
- Tu propio testigo o delegado de protección de datos quiere observar.
Elige la trituración hors site si:
- Manejas volúmenes muy grandes (varias toneladas al año).
- Un coste por kilo más bajo es determinante.
- Ya tienes un contrato permanente con un gestor de residuos y esto entra como parte integral.
- No tienes espacio en el terreno para un camión triturador.
Modelo híbrido
Algunas organizaciones grandes combinan ambos. El archivo habitual no sensible va hors site, los expedientes sensibles van en móvil. Así optimizas costes sin concesiones en el riesgo. Documenta esta división en tu registro de actividades de tratamiento y en el contrato de encargado del tratamiento (consulta la checklist del contrato de encargado del tratamiento).
El argumento medioambiental
Las trituradoras móviles gestionan el diésel de forma más eficiente de lo que crees. Una sola ruta de 50 kilómetros para 500 kilos de papel tiene una huella de CO2 menor que dos trayectos para recoger y devolver más la destrucción en una planta central. Pregunta a tu proveedor por el informe de CO2 si haces ESG.
¿Dudas sobre la elección correcta? Llámanos o solicita un presupuesto a través de desnipperaar.nl. Asesoramos con transparencia, incluso si la opción hors site se nos escapa de las manos.