Voda 16: control de acceso y archivo en el despacho de abogados
El Reglamento de la abogacía (Voda) tiene un artículo que resulta bastante concreto para la práctica diaria del despacho, aunque rara vez se mencione por su nombre. El artículo 16 establece que el abogado adopta medidas adecuadas para garantizar la confidencialidad de los datos y la información que están bajo su responsabilidad. Eso afecta no solo a la política de correo electrónico o a la sala de servidores, sino también al armario de archivo del pasillo, la sala de copias y, en última instancia, el proceso de destrucción. Este artículo traduce la Voda 16 a la cadena física de expedientes.
Público objetivo: abogados de despacho, responsables designados por el deken y gestores de práctica.
¿Qué exige en concreto el art. 16 de la Voda?
El texto del art. 16 es breve pero abarcador. El abogado vela por medidas adecuadas que protejan la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de los datos. «Adecuado» no es un cheque en blanco. Escala con la sensibilidad del expediente, el tamaño del despacho y el estado de la técnica. Un expediente penal plantea exigencias distintas a la revisión de unas condiciones generales.
Tres concreciones que la NOvA y los dekens locales mencionan con regularidad:
- Seguridad física de acceso a las salas donde se conservan los expedientes.
- Círculo limitado de personas con llave o tarjeta de acceso.
- Un proceso de destrucción sólido al final de la vida del expediente.
El archivo físico: no desaparecido, pero sí vulnerable
Muchos despachos están parcialmente digitalizados, pero el archivo en papel rara vez ha desaparecido del todo. Documentos originales, actas firmadas, medios de prueba y notas internas siguen estando en los armarios de archivo. La Voda 16 incide en cada uno de los puntos siguientes:
1. Seguridad del armario y de la sala de archivo
Los armarios de archivo deben poder cerrarse con llave. La sala de archivo en sí, idealmente también. El personal de limpieza y mantenimiento debe poder trabajar fuera de esa sala, o el acceso a ella debe estar registrado y limitado. Para los despachos en edificios de oficinas compartidos, revisa el plan de llaves del arrendador.
2. Relaciones con encargados del tratamiento
En cuanto una parte externa accede a expedientes o a salas donde hay expedientes, entran en juego a la vez el art. 28 del RGPD (encargado del tratamiento) y el art. 16 de la Voda. Una empresa de destrucción es un encargado del tratamiento, igual que cualquiera que trate el expediente tras el fin del caso. Un servicio de limpieza que trabaja en la sala de archivo potencialmente también, según el acceso efectivo a los documentos.
3. La cadena hasta la trituradora
En el momento en que un expediente se «elimina», a menudo abandona el armario de archivo seguro para una ruta temporal. Caja de recogida, vestíbulo, camión. Esa cadena es uno de los momentos más vulnerables de toda la vida del expediente.
Los casos disciplinarios lo demuestran. Rara vez es el servidor el mayor riesgo, sino los momentos físicos entre el armario de archivo y la trituradora.
La destrucción móvil como reducción de la cadena
La destrucción in situ mediante una trituradora móvil elimina los pasos más vulnerables de la cadena. Los expedientes no necesitan precintarse para el transporte, no acaban en una nave externa y tampoco tienen que recorrer el espacio público bajo la custodia de una parte externa. La reducción de la cadena encaja directamente con la «medida adecuada» de la Voda 16.
Elementos prácticos que una sesión móvil en un despacho de abogados suele incluir:
- Círculo limitado: solo el abogado responsable o el gestor de archivo acompaña.
- Supervisión: control visual de la destrucción a través de una ventana lateral o un monitor.
- Certificado justo al terminar, con fecha, volumen y código de método.
- DIN 66399 P-5 como mínimo para papel, H-4 o E-4 para soportes de datos.
Para el contexto más amplio sobre las normas deontológicas NOvA y los expedientes, consulta nuestro artículo sobre las normas deontológicas NOvA y el tratamiento de expedientes.
Contrato de encargado del tratamiento con la empresa de destrucción
Como la empresa de destrucción actúa como encargado del tratamiento (y bajo la Voda 16 como «tercero al que se confía información»), debe existir un contrato de encargado del tratamiento. Cláusulas importantes: confidencialidad trasladada al personal del encargado, deber de notificación en caso de incidentes, limitación de subcontratistas y documentación del proceso de destrucción.
¿Una ronda de archivo en un despacho de abogados?
Vamos a tu despacho con una trituradora móvil. El expediente solo sale del edificio convertido en virutas. DIN 66399 P-5, certificado justo al terminar. Contrato de encargado del tratamiento disponible de serie.
Solicita un presupuestoFijar la política en el manual del despacho
La Voda 16 y el RGPD piden ambos una política, no solo una actuación ad hoc. Describe en el manual del despacho quién puede abrir los armarios de archivo, quién ordena la destrucción, a través de qué empresa, con qué norma y cómo se archiva el certificado. Ante una auditoría del deken o una queja disciplinaria, ese capítulo es la prueba de que el despacho no solo piensa en la confidencialidad sino que también la organiza.
Más información de fondo y una página sectorial con casos prácticos en nuestra página para abogados.
Resumen: la Voda 16 afecta a toda la cadena de expedientes, del armario de archivo a la trituradora. La destrucción móvil in situ es la forma más sencilla de retirar de esa cadena los pasos más vulnerables. Combínala con control de acceso, un contrato de encargado del tratamiento y una política fijada, y la parte de archivo de la Voda 16 estará en orden.