Abogacía

Normas de conducta NOvA y gestión de expedientes para abogados

6 de febrero de 2026 · 8 min de lectura · DeSnipperaar

La abogacía es un colectivo profesional con un régimen ético propio por encima del RGPD general y la Wwft. El deber de secreto (art. 11a de la Ley de la abogacía), el Reglamento de la abogacía (Voda art. 16 sobre el control de acceso) y las normas de conducta del Colegio de Abogados neerlandés (NOvA) forman un sistema en capas en el que la gestión de expedientes no es una actividad administrativa, sino una parte esencial del ejercicio de la profesión. Este artículo aborda cómo se aplican esas normas al archivo y la destrucción de los expedientes de cliente.

Público destinatario: socios, socios directores, responsables de cumplimiento y secretarías de bufetes de abogados.

La base: el deber de secreto como marco

El artículo 11a de la Ley de la abogacía impone al abogado el secreto sobre todo lo que se le confía en el ejercicio de la profesión. Ese secreto persiste tras el fin del encargo y se extiende a todos dentro del bufete (abogado en prácticas, secretaría, administrador de IT). Eso tiene consecuencias directas para cómo se conservan y destruyen los expedientes.

• Las partes externas que pudieran ver el expediente deben estar contractualmente sujetas al mismo secreto.
• La destrucción debe hacerse de modo que la reconstrucción de los datos sea imposible.
• El abogado tiene una responsabilidad personal, también cuando las tareas se han delegado.

Plazo de conservación: no hay ley fija, pero sí regla

A diferencia de la WGBO (20 años) o la AWR (7 años), la Ley de la abogacía no prescribe un plazo específico. La norma de conducta NOvA 16 (numeración antigua, actualmente con otra referencia) habla de una conservación diligente del expediente. En la práctica, la mayoría de los bufetes aplican:

• 5 años como mínimo: sobre la base del art. 33 Wwft para la parte de diligencia del cliente. Véase también nuestro artículo sobre Wwft 5 años.
• 7 años para expedientes con relevancia financiera: interés fiscal bajo el art. 52 AWR.
• 10 años para expedientes estándar: desde la óptica de la responsabilidad profesional (prescripción civil).
• 20 años para grandes asuntos sensibles a la responsabilidad: plazo de prescripción civil más largo en vicios ocultos o asuntos de derecho sucesorio.
• De por vida para ciertos nichos: asuntos penales, asuntos de asilo político, asuntos en torno al reconocimiento hereditario.

Los bufetes fijan un plazo por categoría de asunto en el manual de oficina. Un uniforme «todo 10 años» no es conforme a una buena gestión profesional ni es a prueba del RGPD.

¿Qué hay en el expediente?

Un expediente de abogado tras el fin del asunto contiene más que correspondencia. Para un archivo completo y una destrucción posterior hay que tener en cuenta:

• Documentos de entrevista y de confirmación del encargo
• Correspondencia por correo postal, e-mail, mensajes seguros
• Documentos procesales (demandas, conclusiones, escritos de solicitud)
• Actas y resoluciones judiciales
• Contratos en borrador y definitivos
• Liquidaciones financieras (hojas de horas, minutas, estado de fondos de terceros)
• Documentos Wwft (identificación, UBO)
• Expedientes digitales en el DMS y archivo de correo
• Grabaciones de audio y vídeo de reuniones

Cuenta de fondos de terceros y administración

La cuenta de fondos de terceros entra bajo la Voda con una obligación de administración propia. Los documentos relativos a los fondos de terceros se conservan por lo general 7 años, igual que el plazo fiscal. La destrucción entra bajo el mismo régimen. Documentos en papel mediante trituradora P-5, documentos digitales mediante purga controlada o destrucción móvil de cintas de copia de seguridad.

Un desafortunado contenedor de papel viejo ante la puerta de la oficina con partes de expediente dentro es, en lo disciplinario, un hecho más grave que una brecha de datos del RGPD. Las normas de conducta son más estrictas que el derecho general.

Destrucción y DIN 66399 para abogados

Por el secreto, la mayoría de los bufetes opta por DIN 66399 P-5 para el papel, algo más alto que el mínimo P-4 del RGPD. Para los soportes digitales E-5 o superior. Vea nuestra explicación sobre los niveles P de la DIN 66399 para el contexto.

Práctica:

1. Por expediente, una comprobación de si el plazo ha vencido.
2. Comprobación por un segundo socio o responsable de cumplimiento.
3. Separación física de los expedientes a destruir en un espacio seguro.
4. Destrucción móvil en la oficina. El expediente no sale del edificio intacto.
5. Certificado con mención de DIN P-5, número, peso, fecha, testigo.
6. Archivo del certificado en el sistema de administración de oficina al menos 5 años.

Contrato de encargado del tratamiento con la empresa de destrucción

Para los abogados, el contrato de encargado del tratamiento es crucial. No porque lo exija el RGPD (aunque lo hace), sino porque hace cumplir su deber de secreto mediante una vinculación contractual. Contenido mínimo:

• Referencia al art. 11a de la Ley de la abogacía
• Deber de secreto de todos los empleados implicados
• Declaración VOG del personal que trabaja in situ
• Derecho de auditoría para el abogado
• Obligación de notificación inmediata en caso de pérdida o irregularidad
• Método de destrucción y nivel DIN
• Responsabilidad en caso de incumplimiento

Vea nuestro artículo sobre la checklist del contrato de encargado del tratamiento para una lista completa de 13 puntos.

Expedientes digitales

Casi todos los bufetes trabajan con un DMS (Dikke, Epona, Basenet, Clio, iManage). El plazo de conservación vale también para la versión digital. Una vez vencido:

• Eliminación mediante el DMS con registro de auditoría
• Purga de las copias de seguridad en cinta o en la nube
• Eliminación del archivo de correo
• Destrucción física de discos duros y cintas antiguos (vea borrar vs destruir un disco duro)

El mayor fallo: alguien que saca un expediente del DMS, pero no del archivo de correo. Toda su correspondencia con clientes está en el correo. Sin limpieza ahí, el expediente no está destruido.

Cese de la práctica y traspaso

Si el abogado o el bufete cesa, los expedientes deben traspasarse, archivarse o destruirse. La Voda y el NOvA ofrecen el protocolo del decano para circunstancias imprevistas. Muchos bufetes colaboran con una entidad de archivo de confianza del decano que asume los expedientes. La destrucción al fin del plazo de conservación la realiza entonces esa entidad, con certificado.

Riesgos disciplinarios

El Tribunal de Disciplina ha resuelto varias veces sobre la gestión descuidada del archivo. Tres constantes:

1. Partes de expediente en la calle o en el papel viejo lleva a amonestación o suspensión.
2. La falta de un protocolo de conservación y destrucción es una «organización de oficina deficiente» (art. 10a de la Ley de la abogacía).
3. Externalizar a una parte no vinculada sin contrato de secreto es una infracción del art. 11a.

El juez disciplinario no mira solo al incidente, sino al sistema que hay detrás. Un buen certificado de destrucción es prueba de un sistema diligente.

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