Expedientes de pacientes WGBO 20 años, la práctica para médicos y dentistas
Desde el 1 de enero de 2020 rige para los expedientes médicos un plazo de conservación de 20 años. Así consta en el artículo 7:454 del BW, parte de la Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). El plazo se amplió de 15 a 20 años para ajustarse mejor a la duración media de las cuestiones de atención y responsabilidad. Para médicos de cabecera, dentistas, fisioterapeutas y especialistas significa en concreto lo siguiente. Cada expediente que abres permanece contigo veinte años tras la última modificación. Este artículo aborda lo que eso significa en la práctica y cómo destruir conforme a la norma cuando vence el plazo.
Público objetivo. Médicos de cabecera, dentistas, fisioterapeutas, especialistas, gestores de consulta y delegados de protección de datos en sanidad.
El núcleo del artículo 7:454 del BW
La ley determina literalmente que el profesional conserva el expediente «durante veinte años, a contar desde el momento en que tuvo lugar la última modificación en el expediente, o tanto más como razonablemente se derive del cuidado de un buen profesional».
Dos cosas llaman la atención. Primera. El reloj empieza en la última modificación, no al inicio del tratamiento. El expediente de un paciente que viene desde 2015 y tuvo aún una consulta en 2024 se conserva hasta 2044. Segunda. «Tanto más como razonablemente» abre la puerta a una conservación más larga para casos específicos, por ejemplo en enfermedades hereditarias en las que los familiares aún pueden necesitar información.
Excepciones y variantes
- Pacientes menores de edad: los 20 años empiezan solo a partir del 18º cumpleaños. Para un niño tratado de bebé y que vino por última vez con 2 años, el plazo corre por tanto hasta sus 38.
- Categorías específicas: para las radiografías, por ejemplo, el plazo rige íntegramente, porque forman parte del expediente.
- Pacientes fallecidos: 20 años tras el fallecimiento, conservándose a veces más tiempo ciertas categorías (enfermedades hereditarias, dolencias familiares).
- Expedientes psiquiátricos: siguen a menudo el mismo régimen, con directrices específicas del NIP o la NVvP como complemento.
- Expedientes de medicina laboral: 15 años (el art. 7:464 del BW remite a otra ley).
Destruir antes de los 20 años conlleva riesgo disciplinario y civil. Conservar más tiempo solo está permitido bajo el RGPD si existe una base específica.
Historial electrónico y papel, archivos mixtos
La mayoría de las consultas trabajan con un historial electrónico del paciente (EPD) como Promedico, Medicom, Mira, Exquise u OmniHis. Pero casi siempre queda aún un archivo parcialmente en papel.
- Fichas antiguas de la era pre-EPD
- Cartas recibidas y volantes de derivación que aún no están totalmente digitalizados
- Radiografías en película (sobre todo en consultas dentales más antiguas)
- Tiras de ECG y resultados de laboratorio en papel
- Formularios de admisión
Para la parte en papel rige el mismo régimen que para la digital. Conservar 20 años, después destruir. Un enfoque híbrido solo es viable si está claro de qué lado está el «documento de origen». Documentos de origen en papel con copia digital. El papel puede irse en cuanto el archivado digital sea inalterable y legible (conforme al art. 32 del RGPD).
¿Qué destruir cuando han pasado los 20 años?
A partir de 2040 empieza a vencer la primera oleada de expedientes bajo el nuevo régimen. Antes de 2025 se trata aún de expedientes de 2005 que caían 15 años bajo el régimen antiguo, pero que en 2020 recibieron la nueva aplicación de 20 años si se modificaba algo en ellos.
En concreto destruyes lo siguiente.
- Fichas de expediente en papel
- Cartas de derivación e informes de especialistas
- Radiografías en película (serie F de DIN 66399)
- Viejas microfichas
- CD y DVD con material de imagen (serie O de DIN 66399)
- Memorias USB y tarjetas SD con copias de seguridad (serie E)
- Discos duros de estaciones de trabajo antiguas (serie H, vea borrar vs destruir un HDD)
Para el papel, DIN 66399 P-5 es el estándar en sanidad, porque los expedientes de pacientes caen bajo la categoría especial del art. 9 del RGPD.
Certificación y el papel del delegado de protección de datos
Cada ronda de destrucción requiere un certificado que se incorpora al expediente RGPD de la consulta. El delegado de protección de datos (FG, obligatorio en organizaciones sanitarias grandes, recomendado en las más pequeñas) lo usa en auditorías y posibles preguntas de la autoridad neerlandesa de protección de datos (AP) o la Inspección de Sanidad y Juventud.
Como mínimo en el certificado.
- Número de unidades por tipo (fichas de expediente, radiografías, cintas, discos)
- Método (trituradora móvil, desintegrador)
- Nivel DIN 66399 (P-5, E-5, F-5 para material de imagen)
- Fecha y ubicación de la destrucción
- Nombres del ejecutor y del testigo (gestor de consulta, médico, FG)
- Número de encargo único
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Solicite un presupuestoCese de la consulta y traspaso
Si un médico se jubila o traspasa la consulta, la obligación de conservación sigue vigente. Hay dos opciones.
- Traspaso al sucesor: el nuevo médico asume el expediente bajo confidencialidad. El paciente tiene derecho de acceso y puede oponerse. Documente el traspaso en un contrato de encargado del tratamiento.
- Servicio de archivo externo: gestores de archivo especializados guardan los expedientes hasta el final del plazo. La destrucción sigue entonces bajo la gestión de ese servicio. Compruebe si ofrecen DIN 66399 P-5 y certificación.
Lo que no se permite. Guardar los expedientes en casa del médico. La ubicación debe tener control de acceso, caja fuerte ignífuga y registro.
La concurrencia con el RGPD
El plazo de conservación específico de la WGBO prevalece sobre la limitación de conservación del RGPD. Mientras corren los 20 años, conservar no solo está permitido sino que es obligatorio. En cuanto vence el plazo, el art. 5 del RGPD vuelve a entrar en juego y la destrucción es el estándar.
Los pacientes sí pueden pedir una destrucción anticipada dentro del plazo (art. 7:455 del BW). El médico puede denegar esa solicitud si «un interés considerable de un tercero distinto del paciente» se opone a ella (por ejemplo, una reclamación de responsabilidad aún en curso). En la mayoría de los casos la solicitud se concede y sigue la destrucción según P-5.
El calendario práctico
Una buena consulta planifica un momento de destrucción al año, preferiblemente en enero o febrero. Entonces hay calma y puedes retirar del archivo los expedientes del año 20 atrás menos 1 (es decir, en 2026 los expedientes que tuvieron la última modificación en 2005), hacer una lista de control y destruirlos en una ronda de trituradora móvil.
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