Opticas y audioprotesis: destruir expedientes de clientes
Una optica o un centro auditivo parece un comercio corriente, pero trata datos de salud. Un examen de vista, una prueba auditiva, una receta del oftalmologo y los datos en torno a unas gafas o un audifono dicen algo sobre la salud de una persona. Por eso un expediente de cliente entra en parte en las reglas mas estrictas para los datos de categoria especial. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida: la contabilidad se conserva siete anos por la obligacion fiscal. Los datos de medicion como un examen de vista o audicion son datos de salud que trata aparte y destruye a un nivel fino una vez servida la finalidad. Los datos de garantia y compra se conservan hasta el fin de la garantia. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Por que un expediente de optica o audicion contiene datos de salud
En una optica o un centro auditivo no todo es venta. Un examen de vista, una medicion de presion ocular, una prueba auditiva o una derivacion a un especialista dice algo sobre la salud de un cliente. Tales datos son de categoria especial, con reglas mas estrictas que los datos de cliente ordinarios. Los datos en torno a un producto sanitario, como un audifono graduado o unas gafas con receta, tambien pertenecen a esa categoria.
Por ello, un expediente de cliente es aqui mas sensible de lo que parece a primera vista. El RGPD exige una proteccion reforzada de los datos de salud y la limitacion de conservacion. No conserve estos datos mas tiempo del necesario y destruyalos de modo que nada quede reconstruible.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde la compra o el fin del seguimiento.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Contabilidad y facturacion | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Examenes de vista y audicion | Datos de salud | ligado a la finalidad, destruir fino |
| Receta o derivacion a especialista | Datos de categoria especial | mientras sean necesarios |
| Datos de garantia y compra | Hasta el fin de la garantia | + plazo fiscal |
| Datos del producto sanitario | Seguimiento y garantia | ligado a la finalidad |
| Correspondencia y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no como fallo juridico definitivo. En caso de duda sobre un expediente concreto, consulte con su asociacion del sector o delegado de proteccion de datos. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos.
Tratar los datos de medicion aparte
Los examenes de vista y audicion son la parte mas sensible del expediente. Mantengalos aparte de los datos de cliente y compra ordinarios, de forma reconocible, permitalos solo a quien los necesita y destruyalos a un nivel fino una vez servida su finalidad. Asi evita que el expediente entero herede el plazo mas largo de su parte mas sensible, y puede depurar los datos de salud de forma dirigida.
Este atento tambien a lo que tiene en papel en la caja o el mostrador. Una impresion de una medicion o una receta que anda suelta es el mismo dato sensible que en el expediente. Incluya esas piezas sueltas en su rutina de depuracion.
Garantia, productos y compra
En torno a unas gafas o un audifono entran en juego la garantia y el seguimiento. Mientras la garantia corre o hay seguimiento, tiene una finalidad para conservar los datos. La compra en si entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Una vez terminada la garantia y expirado el plazo fiscal, la finalidad de estas partes decae y deben depurarse.
No trate por tanto automaticamente los datos en torno al producto como algo que deba conservarse anos de mas. Ligue el plazo a la garantia y a la obligacion fiscal, y depure en cuanto ambas hayan pasado.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida el expediente en contabilidad, datos de medicion, garantia y piezas sueltas.
- Trate los examenes de vista y audicion aparte y a un nivel de destruccion fino.
- Ligue los datos de garantia al fin de la garantia y al plazo fiscal.
- Depure impresiones y recetas sueltas sin obligacion, de forma confidencial y de inmediato.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los expedientes de clientes se destruyen de forma confidencial a un nivel fino, porque contienen datos de salud y datos de pago y compra. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador antiguo de la tienda o una copia con expedientes de clientes tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir expedientes de clientes?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos a un nivel DIN fino y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Tratar los datos de medicion como datos de cliente ordinarios. Un examen de vista o audicion es un dato de salud.
- Conservar todo el expediente con el mismo plazo. Contabilidad, medicion y garantia tienen plazos distintos.
- Dejar recetas sueltas por ahi. Una impresion en el mostrador es tambien un dato sensible.
- Tirar sin triturar. Un expediente de cliente con datos de salud en la calle es una brecha de datos notificable.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Son datos de salud los examenes de vista y audicion?
Si. Un examen de vista, una prueba auditiva o una medicion de presion ocular dice algo sobre la salud de una persona y es por tanto un dato de categoria especial. Trate estos datos aparte y destruyalos a un nivel fino en cuanto dejan de ser necesarios.
Cuanto tiempo conserva una optica o centro auditivo un expediente de cliente?
La contabilidad entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Los datos de medicion se conservan mientras sirvan a una finalidad, como seguimiento o garantia, y se depuran despues. Conservar por si acaso no es un motivo valido.
Cuanto tiempo conservo los datos de garantia y compra?
Hasta el fin de la garantia y el plazo fiscal de la compra. Despues la finalidad decae y los depura, de forma confidencial y no al contenedor de papel.
Como destruyo expedientes de clientes conforme al RGPD?
De forma confidencial y a un nivel fino, con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Una optica o un centro auditivo es mas que un comercio: es un lugar donde se tratan datos de salud. Conserve la contabilidad siete anos, trate los examenes de vista y audicion aparte como datos sensibles, ligue los datos de garantia al fin de la garantia y depure de inmediato las recetas sueltas. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial a un nivel fino, con un certificado como prueba. Asi protege los datos de salud de sus clientes y se queda con la prueba en la mano en una inspeccion.
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