Agencias de cobro: destruir datos de deudores
Una agencia de cobro trata datos sobre personas en su momento mas vulnerable: deudas pendientes, datos de pago, planes de pago y a veces el motivo detras de una deuda. Estos expedientes exigen cuidado, tanto en la conservacion como en la destruccion. Conserve demasiado y tendra datos sensibles sin finalidad. Conserve demasiado poco y le faltaran piezas en un litigio. Esta guia muestra, por tipo de dato, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida: la contabilidad se conserva siete anos por la obligacion fiscal. El expediente de deudor se conserva hasta la resolucion de la deuda y la expiracion del plazo de prescripcion, tras lo cual puede irse. Si contiene datos medicos o sociales, los trata aparte. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Por que los expedientes de cobro exigen cuidado
Un expediente de cobro trata de dinero, pero a menudo dice mas. Contiene la deuda, los datos de pago y la correspondencia, y a veces la explicacion de un deudor sobre por que no puede pagar: un divorcio, una enfermedad o la perdida del empleo. Esa explicacion puede contener informacion medica o social, lo que hace los datos mas sensibles que un simple importe pendiente. Las personas afectadas son ademas vulnerables.
Por eso la limitacion de conservacion del RGPD pesa mucho aqui. No conserve mas tiempo del necesario, pero tenga en cuenta la larga cola de una deuda que solo prescribe tras anos. Esas dos caras hacen importante un buen plazo por tipo de dato.
Plazos de conservacion por tipo de dato
El plazo depende del tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde la resolucion de la deuda.
| Tipo de dato | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Contabilidad y facturacion | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Expediente de deudor con deuda en curso | Hasta la resolucion | + prescripcion |
| Deuda resuelta o incobrable | Finalidad caducada | destruir confidencial |
| Datos de pago y planes | Ligados a la deuda | ligado a la finalidad |
| Explicacion medica o social | Datos de categoria especial | destruir fino |
| Correspondencia y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no como fallo juridico definitivo. En caso de duda sobre un expediente concreto, consulte con su delegado de proteccion de datos o asesor juridico. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos.
Prescripcion de una deuda
El momento en que puede destruir un expediente de deudor esta ligado a la prescripcion de la deuda. Muchas deudas dinerarias prescriben tras cinco anos, otras tras un plazo distinto, y la prescripcion puede interrumpirse al escribir al deudor. Mientras la deuda aun pueda cobrarse, existe una finalidad valida para conservar el expediente.
Solo una vez que la deuda esta plenamente resuelta, o definitivamente declarada incobrable y el plazo ha expirado, decae esa finalidad. Entonces este expediente tambien debe destruirse de forma confidencial. Evalue caso por caso si la deuda esta realmente cerrada antes de que algo se vaya, para no destruir demasiado pronto.
Datos medicos y sociales aparte
Donde un deudor ha explicado motivos de salud o sociales al acordar un plan de pago, el expediente contiene datos de categoria especial. Mantengalos aparte de forma reconocible, permitalos solo a quien los necesita y destruyalos a un nivel fino en cuanto dejan de ser necesarios. Asi evita que un expediente entero herede el plazo mas largo de su parte mas sensible.
Los deudores aparecen a menudo tambien en otras partes, como un asesor de deudas o una comercializadora de energia con un plan de pago. Como lo gestionan esos lados, vea administracion de deudas: destruir expedientes de clientes y energia y servicios publicos: destruir datos de clientes.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida el expediente en contabilidad, expediente de deudor y datos sensibles.
- Depure borradores y correspondencia sin obligacion, de forma confidencial y de inmediato.
- Evalue por deuda si esta resuelta y la prescripcion ha expirado.
- Trate los datos medicos y sociales aparte y a un nivel de destruccion fino.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los expedientes de cobro se destruyen de forma confidencial, porque contienen datos de pago, un numero de identificacion o direccion y a veces datos especiales. El papel y los soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. En una migracion de sistemas o al depurar servidores antiguos, los soportes digitales tambien forman parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir expedientes de cobro?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar los expedientes por si acaso. Tras la resolucion y la prescripcion, la finalidad decae.
- Destruir demasiado pronto. Mientras una deuda corre, necesita el expediente.
- No tratar la explicacion medica y social aparte. Son datos sensibles.
- Tirar sin triturar. Un expediente de deudor en la calle es una brecha de datos que afecta a una persona vulnerable.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo conserva una agencia de cobro un expediente de deudor?
La contabilidad entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. El expediente de deudor se conserva hasta la resolucion de la deuda y la expiracion del plazo de prescripcion, tras lo cual puede irse. Conservar por si acaso no es un motivo valido.
Cuando prescribe una deuda dineraria?
Muchas deudas dinerarias prescriben tras cinco anos, algunas tras un plazo distinto, y la prescripcion puede interrumpirse. Cuente con la destruccion solo cuando la deuda este realmente resuelta o definitivamente incobrable y el plazo haya expirado.
Contiene un expediente de cobro datos de categoria especial?
A veces. Un deudor a veces explica motivos medicos o sociales al acordar un plan de pago. Esos datos son de categoria especial y exigen cuidado extra y un nivel de destruccion fino.
Como destruyo expedientes de cobro conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Un expediente de cobro trata de dinero, pero a menudo contiene datos sensibles de personas vulnerables. Conserve la contabilidad siete anos, conserve el expediente de deudor hasta la resolucion de la deuda y la expiracion de la prescripcion, y trate la explicacion medica o social aparte. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi no conserva nada demasiado tiempo ni demasiado poco, y se queda con la prueba en la mano en un litigio o una inspeccion.
Lea tambien: agentes judiciales: destruir expedientes de embargo, centros de llamadas: destruir grabaciones y datos de clientes, administracion de deudas: destruir expedientes de clientes y la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.
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