Administracion de deudas: destruir expedientes de clientes
Un asesor de deudas, un administrador o un gestor de presupuestos trabaja con las personas mas vulnerables y con expedientes llenos de datos sensibles: ingresos, deudas, acreedores, embargos, un numero de identificacion y a veces informacion medica o psicosocial. Estos expedientes exigen el mayor cuidado, tanto en la conservacion como en la destruccion. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida: la contabilidad financiera se conserva siete anos por la obligacion fiscal. El expediente de cliente de fondo se conserva hasta un plazo fijo tras la finalizacion del proceso o la medida, tras lo cual puede irse. Como los expedientes son muy sensibles, destruye a un nivel fino, con un certificado como prueba.
Por que estos expedientes exigen el mayor cuidado
En un expediente de asesoria de deudas o administracion se reune casi todo lo sensible. Los ingresos y gastos de una persona, las deudas pendientes, los acreedores, los embargos y a veces el motivo detras de los problemas, como un divorcio, una enfermedad o una adiccion. Esta ultima categoria toca datos medicos y psicosociales, que son datos de categoria especial. En conjunto forma uno de los expedientes de mayor alcance que existen.
Las personas afectadas son ademas vulnerables y dependientes. Una brecha de datos con un expediente de deudas golpea aun mas fuerte a alguien que ya lo pasa mal. Aqui pesan por tanto tanto la limitacion de conservacion como el nivel de destruccion. No conserve mas tiempo del necesario y destruya de modo que nada quede reconstruible.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde la finalizacion del proceso o la medida.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Contabilidad financiera | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Cuenta final y rendicion de cuentas | Control y prescripcion | varios anos |
| Expediente de cliente de fondo | Politica y reglas aplicables | plazo tras finalizacion |
| Datos medicos o psicosociales | Datos de categoria especial | destruir fino |
| Correspondencia y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
| Soportes al fin del proceso | Borrar o destruir | tras el traslado |
Use esto como orientacion, no como fallo juridico definitivo. Fije el plazo exacto en su propia politica, acorde con las reglas de su forma de servicio. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos.
La administracion dura mucho, el expediente tambien
La administracion puede durar anos y a veces el resto de la vida de una persona. Mientras la medida corre, existe una finalidad valida para conservar el expediente completo. Solo tras el fin de la medida, por levantamiento o fallecimiento, empieza la extincion. Conserva entonces aun la cuenta final y la rendicion de cuentas por un plazo de control y prescripcion, para poder mostrarlo todo si el tribunal o un heredero lo pide.
Evalue caso por caso si tras el fin queda un asunto en curso, como un litigio o una resolucion. Si no es asi y el plazo ha expirado, este expediente sensible tambien debe destruirse de forma confidencial. Conservar por si acaso no es un motivo valido bajo el RGPD.
Datos medicos y psicosociales aparte
Donde un expediente contiene datos sobre salud, adiccion o una situacion psiquica, se trata de datos de categoria especial con reglas mas estrictas. Mantenga estos datos aparte de forma reconocible, permitalos solo a quien los necesita y destruyalos a un nivel fino en cuanto dejan de ser necesarios. Asi evita que un expediente entero herede el plazo mas largo de su parte mas sensible.
Los clientes de asesoria de deudas a veces aparecen tambien en otras partes, como una comercializadora de energia con un plan de pago. Como gestiona ese lado los expedientes de pago, vea energia y servicios publicos: destruir datos de clientes.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida el expediente en contabilidad, rendicion de cuentas, expediente de fondo y datos sensibles.
- Depure borradores y correspondencia sin obligacion, de forma confidencial y de inmediato.
- Trate los datos medicos y psicosociales aparte y a un nivel de destruccion fino.
- Evalue expediente por expediente si el proceso o la medida ha finalizado y el plazo ha expirado.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los expedientes de clientes se destruyen de forma confidencial a un nivel fino, porque contienen un numero de identificacion, datos financieros y a veces informacion medica. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador antiguo o una copia con expedientes tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD y el tribunal de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su documentacion RGPD. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir expedientes de clientes?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos a un nivel DIN fino y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar todo el expediente con el mismo plazo. Contabilidad, rendicion de cuentas y expediente de fondo tienen plazos distintos.
- Conservar por si acaso. Tras la finalizacion y la prescripcion, la finalidad decae.
- Tratar los datos medicos y psicosociales como papel ordinario. Son datos sensibles.
- Tirar sin triturar. Un expediente de deudas en la calle es una grave brecha de datos que afecta a una persona vulnerable.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo conserva un asesor de deudas un expediente de cliente?
La contabilidad financiera entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. El expediente de cliente de fondo se conserva hasta un plazo fijo tras la finalizacion del proceso, segun su politica y las reglas aplicables, y se depura despues.
Cuanto tiempo conserva un administrador un expediente tras el fin de la medida?
La administracion puede durar anos o toda una vida. Tras su fin, conserva la cuenta final y la rendicion de cuentas por un plazo de control y prescripcion, tras lo cual el expediente puede irse. Evalue caso por caso si queda un asunto en curso.
Son datos sensibles los expedientes de deudas?
Contienen datos financieros muy sensibles y a veces informacion medica o psicosocial, que son datos de categoria especial. Trate por eso el expediente con cuidado extra y destruyalo a un nivel fino.
Como destruyo expedientes de clientes conforme al RGPD?
De forma confidencial y a un nivel fino, con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Un expediente de asesoria de deudas o administracion esta entre los mas sensibles que existen, con datos financieros, medicos y psicosociales de personas vulnerables. Conserve la contabilidad siete anos, conserve la rendicion de cuentas por el plazo de control y prescripcion y evalue caso por caso si el proceso o la medida ha finalizado. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial a un nivel fino, con un certificado como prueba. Asi hace justicia a las personas detras de los expedientes y se queda con la prueba en la mano en una inspeccion.
Lea tambien: energia y servicios publicos: destruir datos de clientes, funerarias: destruir expedientes de forma confidencial, empresas de seguridad: destruir cribado e informes y la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.
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