Funerarias: destruir expedientes de forma confidencial
Una funeraria trabaja con expedientes que estan entre los mas personales que existen: datos de un fallecido, de los allegados y del solicitante, deseos sobre religion y despedida, informacion medica y datos de pago. En torno a estos expedientes surge una cuestion particular, porque el RGPD se aplica a las personas vivas y no a los fallecidos. Sin embargo, un expediente funerario dista de estar libre de RGPD. Esta guia muestra que entra y que no, que plazos de conservacion rigen y como destruir los expedientes de forma confidencial.
La respuesta rapida: los datos de solo un fallecido quedan estrictamente fuera del RGPD, pero un expediente funerario contiene siempre datos de allegados y del solicitante, y esos son datos personales. La contabilidad se conserva siete anos por la obligacion fiscal, el expediente del servicio mientras haya un motivo. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
El RGPD y el fallecido
El RGPD protege los datos personales de las personas vivas. Los datos que conciernen solo a un fallecido quedan estrictamente fuera. En la practica esa distincion es menos nitida de lo que parece, porque un expediente funerario rara vez concierne solo al fallecido. El solicitante, los allegados, los contactos y a veces un albacea figuran todos, y sus datos son simplemente datos personales.
Ademas, muchos datos sobre un fallecido tocan indirectamente a personas vivas. La informacion sobre una enfermedad hereditaria dice algo de los familiares, y los vinculos familiares conciernen a mas de una persona. Trate por eso un expediente funerario en su conjunto con cuidado, independientemente del limite teorico. Asi hace justicia a los allegados y evita riesgos.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde la finalizacion del servicio.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Facturacion y contabilidad | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Datos del servicio y contacto de allegados | Mientras haya un motivo | ligado a la finalidad |
| Deseos sobre religion y despedida | Datos de categoria especial | destruir fino |
| Informacion medica | Datos de categoria especial | destruir fino |
| Datos de seguro y pago | Hasta la resolucion | + plazo fiscal |
| Correspondencia y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no como fallo juridico definitivo. En caso de duda sobre un expediente concreto, consulte con su asociacion del sector o asesor. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos.
Deseos sensibles e informacion medica
Un expediente funerario contiene a menudo datos sobre religion, convicciones y la salud del fallecido o de los allegados. Son datos de categoria especial, con reglas mas estrictas. Deben protegerse aparte, accesibles solo para quien los necesita, y en cuanto dejan de ser necesarios desaparecen a un nivel fino. Asi hace justicia a la sensibilidad del momento.
Mantenga estos datos aparte de forma reconocible en el expediente. Asi evita que el expediente entero herede el plazo mas largo de su parte mas sensible, y puede depurar los datos sensibles de forma dirigida en cuanto el servicio ha finalizado y no hay motivo para conservarlos.
Allegados y seguimiento
Tras el funeral, el contacto con los allegados suele continuar un tiempo, para un seguimiento, un momento de recuerdo o la resolucion de un seguro. Mientras haya un motivo concreto, puede conservar los datos de contacto. Si ese motivo decae, esta parte tambien debe depurarse. Conservar para poder enviar algo algun dia no es un motivo valido bajo el RGPD.
Sea especialmente cuidadoso aqui, porque los allegados son vulnerables y esperan que trate sus datos como trato el funeral. Un expediente antiguo que reaparece donde no debe no es solo una brecha de datos sino tambien una ruptura de confianza.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida el expediente en contabilidad, datos del servicio, datos sensibles y correspondencia.
- Depure borradores y correspondencia sin obligacion, de forma confidencial y de inmediato.
- Trate religion y datos medicos aparte y a un nivel de destruccion fino.
- Evalue expediente por expediente si aun hay motivo para conservarlo.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los expedientes funerarios se destruyen de forma confidencial a un nivel fino, porque contienen datos sensibles y datos de pago. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador antiguo o una copia con expedientes tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba de que actuo con cuidado, ante el RGPD en lo que respecta a los allegados. Anote la destruccion en su documentacion RGPD. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
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Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos a un nivel DIN fino y recibe un certificado. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Creer que un expediente funerario esta libre de RGPD. Los datos de allegados y del solicitante si entran en el RGPD.
- Conservar todo el expediente con el mismo plazo. Contabilidad, servicio y datos sensibles tienen plazos distintos.
- Tratar religion y datos medicos como papel ordinario. Son datos sensibles.
- Tirar sin triturar. Un expediente funerario en la calle es una brecha de datos y una ruptura de confianza.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Los datos de un fallecido entran en el RGPD?
El RGPD se aplica a las personas vivas, asi que los datos de solo un fallecido quedan estrictamente fuera. Un expediente funerario contiene sin embargo siempre datos de allegados y del solicitante, y esos son datos personales. Trate por eso el expediente en su conjunto con cuidado.
Cuanto tiempo conserva una funeraria un expediente?
La facturacion y la contabilidad entran en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. El expediente del servicio se conserva mientras haya un motivo, como seguimiento o un asunto en curso, y se depura despues.
Son datos sensibles los deseos sobre religion o convicciones?
Si. Los datos sobre religion, convicciones o salud de los allegados son datos de categoria especial. Exigen cuidado extra y destruccion a un nivel fino en cuanto dejan de ser necesarios.
Como destruyo expedientes funerarios de forma confidencial?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Un expediente funerario esta entre los mas personales que existen, aunque el fallecido en si quede estrictamente fuera del RGPD. Los allegados y solicitantes si entran, y muchos datos tocan indirectamente a familiares vivos. Conserve la contabilidad siete anos, trate religion y datos medicos aparte, depure en cuanto ya no haya motivo y hagalo de forma confidencial. Cierre cada destruccion con un certificado. Asi trata los datos como los allegados pueden esperar de usted.
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