Empresas de seguridad: destruir cribado e informes
Una empresa de seguridad privada o agencia de investigacion trata datos que giran en torno a la confianza: documentos de cribado del personal, informes de incidentes, registros de acceso, imagenes de videovigilancia y a veces expedientes de investigacion. Una organizacion que protege la seguridad de otros debe, ante todo, tener su propia gestion de datos en orden. Esta guia muestra, por tipo de dato, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida: la contabilidad se conserva siete anos por la obligacion fiscal. Los datos de cribado y las imagenes de videovigilancia se conservan el menor tiempo posible, las imagenes en principio un maximo de cuatro semanas. Los informes de incidentes se conservan hasta su resolucion y la expiracion de la prescripcion. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Por que una empresa de seguridad debe dar ejemplo
Una empresa de seguridad trabaja bajo las normas de las organizaciones de seguridad privada y las agencias de investigacion. El personal esta cribado y la empresa accede a lugares y situaciones sensibles. Eso crea una expectativa reforzada: una organizacion que vende seguridad debe gestionar y destruir sus propios expedientes de forma ejemplar. Un expediente de cribado o informe de incidente antiguo que acaba en la calle es especialmente danino para este sector.
Ademas, los expedientes de seguridad contienen a menudo informacion sobre terceros: visitantes, sospechosos de un incidente, personas en las imagenes. Esas personas no entregaron ellas mismas los datos, lo que hace el cuidado aun mas importante. No conserve por tanto mas tiempo del necesario y destruya al nivel correcto.
Plazos de conservacion por tipo de dato
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde la finalizacion o el fin del empleo.
| Tipo de dato | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Contabilidad y facturacion | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Documentos de cribado (antecedentes, DNI) | El menor tiempo posible | depurar tras el cribado |
| Expedientes de personal | Plazos propios por parte | ver reglas de RRHH |
| Informes de incidentes | Hasta resolucion y prescripcion | ligado a la finalidad |
| Imagenes de videovigilancia | Conservacion limitada | en principio 4 semanas |
| Registros de acceso | El menor tiempo posible | ligado a la finalidad |
Use esto como orientacion, no como fallo juridico definitivo. En caso de duda sobre un expediente concreto, consulte con su delegado de proteccion de datos o asesor juridico. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos.
Datos de cribado y el certificado de antecedentes
Para cribar al personal trata documentos como un certificado de antecedentes penales y una copia del documento de identidad. Estos datos son sensibles y deben conservarse el menor tiempo posible. En cuanto el cribado se ha completado y la finalidad ha sido servida, los depura, salvo que un motivo legal exija conservarlos mas tiempo. Conservar por si acaso no es un motivo valido.
Mantenga los datos de cribado aparte del resto del expediente de personal, de forma reconocible. Asi puede depurarlos de forma dirigida sin que el expediente entero se resienta. La copia del documento de identidad tiene ademas sus propias reglas fiscales, como se describe en nuestra explicacion mas amplia de los plazos de conservacion.
Imagenes de videovigilancia e informes de incidentes
Las imagenes de videovigilancia forman una categoria aparte con un plazo de conservacion corto. En principio conserva las imagenes un maximo de cuatro semanas, y mas tiempo solo si muestran un incidente concreto aun en tramite. Despues las imagenes se borran o, si se trata de soportes de grabacion fisicos, se destruyen. Lee mas sobre ello en cuanto tiempo conservar las imagenes de videovigilancia.
Los informes de incidentes se conservan hasta que el incidente este plenamente resuelto y expire un eventual plazo de prescripcion. Tal informe contiene a menudo datos de terceros y a veces una descripcion de conducta, lo que lo hace sensible. En cuanto la finalidad decae, lo depura de forma confidencial, no al contenedor de papel.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida el expediente en contabilidad, cribado, personal e incidentes.
- Depure los datos de cribado en cuanto el cribado se ha completado.
- Borre las imagenes de videovigilancia tras el plazo o destruya los soportes.
- Evalue los informes de incidentes segun la resolucion y la prescripcion.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los expedientes de seguridad se destruyen de forma confidencial, porque contienen datos de cribado, datos de terceros y a veces informes sensibles. El papel y los soportes, incluidos los soportes de grabacion antiguos y los discos duros de los sistemas de videovigilancia, viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD y encaja con la conducta ejemplar que cabe esperar de una empresa de seguridad. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir expedientes de seguridad?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar los datos de cribado demasiado tiempo. Un certificado de antecedentes y una copia del DNI se conservan el menor tiempo posible.
- Conservar las imagenes de videovigilancia indefinidamente. El plazo es en principio de cuatro semanas.
- Conservar los informes de incidentes por si acaso. Tras la resolucion y la prescripcion, la finalidad decae.
- Olvidar los soportes de grabacion. Los discos duros antiguos de los sistemas de videovigilancia aun contienen imagenes.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo conserva una empresa de seguridad los datos de cribado?
Los datos de cribado como un certificado de antecedentes se conservan el menor tiempo posible y ligados a la finalidad. Tras completar el cribado o el fin del empleo los depura, salvo que un motivo legal exija conservarlos mas tiempo.
Cuanto tiempo puedo conservar las imagenes de videovigilancia?
En principio conserva las imagenes de videovigilancia un maximo de cuatro semanas, mas tiempo solo por un incidente concreto aun en tramite. Despues se borran o los soportes se destruyen.
Cuanto tiempo conservo los informes de incidentes?
Hasta que el incidente este plenamente resuelto y expire un eventual plazo de prescripcion. Despues la finalidad decae y depura el informe de forma confidencial.
Como destruyo expedientes de seguridad conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Una empresa de seguridad debe tener su propia gestion de datos en orden, precisamente porque vende confianza. Conserve la contabilidad siete anos, depure los datos de cribado en cuanto el cribado se ha completado, borre las imagenes de videovigilancia tras el corto plazo y tramite los informes de incidentes. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi da el ejemplo que corresponde al sector y se queda con la prueba en la mano en una inspeccion.
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