Atencion domiciliaria: destruir historiales de clientes
Un servicio de atencion domiciliaria trabaja con los datos mas sensibles que existen: historiales de cuidados, planes de cuidados, hojas de medicacion y notas sobre la salud de cada cliente. Una parte viaja literalmente hasta el domicilio del cliente y a veces queda alli sobre la mesa durante semanas. El historial de cuidados tiene un plazo de conservacion legal largo, pero lo que pueda irse debe desaparecer de forma confidencial. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como mantener la cadena cerrada del salon a la trituradora.
La respuesta rapida: el historial de cuidados se conserva veinte anos por la WGBO, contados desde el ultimo cambio. La contabilidad entra en los siete anos fiscales. Las copias de trabajo sueltas, las planificaciones y los borradores no se conservan mas tiempo del necesario para los cuidados. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Dos marcos: WGBO y RGPD
En la atencion domiciliaria se cruzan dos cosas. La WGBO le obliga a conservar el historial de cuidados durante mucho tiempo, para que los cuidados sigan siendo trazables y un cliente o un cuidador posterior pueda consultarlo mas tarde. El plazo es de veinte anos, contados desde el ultimo cambio en el historial. Junto a ella rige el RGPD, que exige no conservar los datos personales mas tiempo del necesario. La WGBO fija el minimo para el historial, el RGPD el maximo para todo lo que lo rodea.
Trate por tanto los datos de clientes por tipo. El historial de cuidados formal no tiene el mismo estatus que una copia de trabajo suelta en el coche o una planificacion caducada. Como se aplica el plazo de veinte anos en la practica se explica en la practica del plazo de conservacion WGBO de 20 anos. Al hacer esa distincion, conserva exactamente lo que debe y depura el resto a tiempo.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo WGBO desde el ultimo cambio en el historial y el plazo fiscal desde el fin del ejercicio.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Historial de cuidados y plan de cuidados | Obligacion WGBO | 20 anos |
| Hoja de medicacion | Parte del historial | sigue al historial |
| Contabilidad | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Copias de trabajo en casa del cliente | Solo durante los cuidados | depurar de inmediato |
| Planificaciones y hojas de ruta | Ligado a la finalidad | el menor tiempo posible |
| Soportes de datos y tabletas | Fin de vida util | borrar o destruir |
Use esto como orientacion, no en sustitucion de una valoracion concreta por situacion. En caso de duda, consulte con su delegado de proteccion de datos o un asesor de privacidad. Un resumen mas amplio esta en la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.
Historiales que viajan hasta el domicilio del cliente
Lo que hace especial a la atencion domiciliaria es que los datos salen de las paredes. Una carpeta de cuidados en papel queda sobre la mesa del cliente, un trabajador lleva una impresion en el coche y las notas viajan de casa en casa. Cada traspaso es un momento en que un historial puede perderse. Asegure por tanto una cadena cerrada, del salon a la trituradora. Recoja el papel integramente al final de los cuidados y no deje en casa del cliente nada que contenga datos personales.
No reuna el papel recogido con el papel usado ordinario, sino en un contenedor cerrado en la oficina. Asi queda protegido hasta la destruccion. Por que importa cada eslabon se explica en la cadena de custodia, del archivo a la trituradora. Cuantas menos manos pasa un historial, menor es el riesgo de fuga.
Hojas de medicacion y planes de cuidados
Las hojas de medicacion y los planes de cuidados forman parte del historial de cuidados y siguen el mismo plazo de conservacion. Aun asi, en la practica surgen muchas versiones sueltas. Una hoja de medicacion caducada, un plan de cuidados antiguo tras una revaloracion o una impresion que queda tras una reunion de equipo. Esas copias sueltas ya no tienen una base de conservacion propia una vez integradas en el historial actual. Depurelas de forma confidencial en lugar de acumularlas.
Asi evita que surja un archivo en la sombra de versiones caducadas junto al historial real. Ese archivo en la sombra es precisamente lo que causa problemas durante una inspeccion o una brecha de datos, porque ya nadie sabe que version es la que rige.
Soportes de datos y tabletas de los trabajadores
La atencion domiciliaria ya no trabaja solo en papel. Los trabajadores registran en una tableta o telefono, usan una memoria USB o tienen un portatil con datos de clientes. Cada uno de esos aparatos es un soporte de datos. Al final de su vida util, al sustituirlo o cuando un trabajador se marcha, un aparato asi se destruye de forma confidencial o se borra de forma demostrable. Entregarlo en un canje ordinario o guardarlo en un armario no es una solucion segura.
Piense tambien en los trabajadores que registran o consultan historiales desde casa. El papel y los aparatos en el entorno domestico exigen el mismo cuidado que en la oficina. Medidas practicas al respecto figuran en el teletrabajo con documentos confidenciales.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en historial de cuidados, contabilidad y copias de trabajo sueltas.
- Conserve el historial de cuidados segun el plazo WGBO de veinte anos.
- Recoja el papel en casa del cliente integramente al final de los cuidados.
- Depure las copias sueltas una vez integradas en el historial actual.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no con el papel usado.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los historiales de clientes se destruyen de forma confidencial, porque contienen datos de salud, que son datos de categoria especial. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un portatil de oficina antiguo, una tableta o una copia con datos de clientes tambien forma parte de ello. El enfoque es el mismo que para otros historiales de cuidados, como en la destruccion de un historial de paciente de fisioterapia.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
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Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Dejar papel en casa del cliente. Recoja todo al final de los cuidados.
- Acumular versiones caducadas. Las copias sueltas se depuran tras integrarse en el historial.
- Olvidar tabletas y telefonos. Un soporte con datos de clientes forma parte de ello.
- Tirar sin triturar. Un historial de cliente en la calle es una brecha de datos notificable.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo debe conservar la atencion domiciliaria los historiales de clientes?
El historial de cuidados entra en el plazo WGBO de veinte anos, contado desde el ultimo cambio en el historial. La contabilidad entra en los siete anos fiscales. Las copias de trabajo sueltas y los borradores no se conservan mas tiempo del necesario para los cuidados.
Que hago con los historiales en papel que quedan en casa del cliente?
Recojalos al final de los cuidados en una cadena cerrada. El papel viaja precintado y sigue asi hasta la destruccion, de modo que un historial nunca acaba suelto con el papel usado ni se queda en casa del cliente.
Las tabletas y telefonos de los trabajadores tambien entran aqui?
Si. Una tableta, un telefono o una memoria USB con datos de clientes es un soporte de datos y, al final de su vida util, se destruye de forma confidencial o se borra de forma demostrable, no se entrega ni se tira sin mas.
Como destruyo historiales de clientes conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
La atencion domiciliaria trabaja con datos de salud de cada cliente, entre la WGBO y el RGPD. Conserve el historial de cuidados veinte anos, conserve la contabilidad siete anos y depure las copias de trabajo sueltas una vez integradas. Recoja el papel en casa del cliente integramente y mantenga la cadena cerrada del salon a la trituradora. No olvide las tabletas y telefonos de los trabajadores. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi cumple ambos marcos y protege los datos de sus clientes.
Lea tambien: servicios de salud laboral: destruir historiales medicos, instituciones de salud mental: destruir historiales, paramedicos: destruir historiales de tratamiento y la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.
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