Cadena de custodia: ¿quién toca tu archivo entre el armario y la trituradora?
Cada vez que un documento cambia de manos hay un momento en el que puede leerse, copiarse, perderse o sustraerse de forma deliberada. La cadena de destrucción, es decir la cadena de custodia, es la suma de esos momentos. Cuantos más eslabones, mayor es el riesgo. Quien se toma la cadena en serio la diseña lo más corta posible y documenta cada momento de traspaso. Este artículo analiza la cadena y muestra dónde puedes recortarla.
La cadena completa a la vista
Una cadena de destrucción media para archivo de empresa, desde «listo para descartar» hasta «ilegible».
- Inventariar. Alguien decide qué carpetas pueden irse.
- Sacar del armario. Transporte físico dentro del edificio.
- Almacenamiento propio breve. Cajas en un pasillo, en una oficina, en una sala de reuniones.
- Entrega al proveedor. En recepción, en el muelle, en la sala de espera.
- Transporte intermedio en el coche o camión. Entre tu ubicación y la planta de triturado.
- Espera en la planta de triturado. A veces horas o días en el palé.
- Procesado en la trituradora.
- Compactación en bala y transporte a la fábrica de papel.
- Pulpeo en la fábrica de papel. Solo aquí es realmente ilegible.
Son nueve eslabones. La destrucción móvil in situ elimina cuatro o cinco de esos pasos, porque los pasos 4 a 7 se funden en uno solo a pie de calle.
El paso de la «espera» es el más peligroso
El paso 6 (la espera en la planta de triturado) rara vez se comenta de forma explícita, pero es donde se produce la mayor parte de la exposición. En la destrucción fuera de sitio, un palé con cajas numeradas llenas de datos personales pasa de media medio día laborable a varios días antes de procesarse. Pasa personal autorizado, personal de limpieza, transportistas, a veces otros clientes. En la destrucción móvil este paso no existe.
El debate sobre la cadena entre lo móvil y lo fuera de sitio lo desarrollamos con más detalle en destrucción móvil frente a fuera de sitio.
¿Quiénes son todas esas manos?
- Empleados propios. A veces decenas, sobre todo en grandes limpiezas donde los responsables de departamento revisan ellos mismos los archivos.
- Personal de limpieza. A menudo pasado por alto en los inventarios de seguridad, pero con acceso a las salas de reuniones donde quedan las cajas recogidas.
- Transportistas del proveedor. Una o dos personas que cargan tu archivo en un camión.
- Personal de la planta de triturado. Clasificación de entrada, personal de pesaje, operarios de la trituradora.
- Transporte intermedio. Conductores de camión y, en su caso, subcontratistas en las rutas fuera de sitio.
- Personal de la fábrica de papel. Aquí ya es anónimo en forma de bala, sin riesgo.
Con la destrucción móvil in situ toda la cadena puede limitarse a 2 personas. Tu responsable y nuestro operario. El resto ocurre dentro del camión.
Documentación: la prueba de la cadena
Los auditores no quieren un relato, quieren rastros. Una prueba de cadena de custodia sólida contiene lo siguiente.
- Lista de inventario en la recogida. Número de cajas, peso o kilos, con firma del traspaso.
- Marca de tiempo de cada eslabón. Cuándo se recogió, cuándo se procesó.
- Identidad del operario o los operarios que realizaron la destrucción.
- Método y nivel DIN.
- Destino del residuo. Qué fábrica de papel o planta energética recibió el material.
Estos elementos deben figurar en el certificado de destrucción. En caso de duda, pide una variante ampliada en lugar de una pegatina. Pagas cero euros de más por los detalles.
¿Qué pasa si algo sale mal en la cadena?
Una caja perdida por el camino, un camión donde en algún momento se abren las cajas, un palé que acaba en la ubicación equivocada. Estos incidentes ocurren. La pregunta es qué hacer entonces. Bajo el RGPD rige una obligación de notificar las brechas de datos en un plazo de 72 horas. Lee nuestro artículo sobre notificar una brecha de datos en 72 horas para el plan de acción. La duración de la cadena es relevante aquí. Cuanto más larga es la cadena, mayor es la ventana en la que puede producirse un incidente y más difícil es reconstruir después qué pasó exactamente.
Recomendaciones para tu procedimiento interno
- Documenta los momentos de traspaso. No de forma pro forma. Firmas reales con fecha.
- Mantén el transporte interno dentro del horario laboral. Sin cajas que se queden en la oficina tras el cierre.
- Usa contenedores cerrados en la oficina, no cajas abiertas (sobre lo que ampliamos en un artículo posterior sobre contenedores cerrados).
- Solicita destrucción móvil para las limpiezas sensibles, de modo que la cadena se mantenga corta.
- Conserva los certificados 5 años. En caso de duda o auditoría puedes reconstruir cada eslabón.
Cadena corta = riesgo controlable.
Nuestro servicio móvil minimiza el número de manos en la cadena. Del armario de archivo al camión y a la bala en una sola visita, con certificado in situ.
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