Laboratorios dentales: destruir datos de pacientes
Un laboratorio dental trabaja por instruccion de los dentistas y trata asi datos de pacientes. La orden de trabajo lleva un nombre, a veces una fecha de nacimiento, el dentista que trata y detalles sobre la pieza. A esto se suman impresiones dentales, escaneos y modelos de yeso que pueden vincularse a un paciente. Una parte entra en la obligacion fiscal, otra esta ligada a la pieza y al seguimiento, y otra debe conservarse el menor tiempo posible. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida. Conserva la orden de trabajo con datos de pacientes mientras sea necesaria para la pieza y la garantia, mientras que la facturacion entra en los siete anos fiscales. Impresiones, escaneos y modelos no se conservan mas tiempo del necesario para la fabricacion y una posible refabricacion. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
El papel de encargado ante el dentista
Un laboratorio dental no fija por si mismo la finalidad del tratamiento. Usted trabaja por instruccion del dentista, que sigue siendo responsable del tratamiento del expediente del paciente. Para los datos que recibe, usted suele ser encargado del tratamiento. Esa distincion determina quien responde de que y que acuerdos recoge.
Recoja esos acuerdos en un contrato de encargado con cada consulta dental para la que trabaja. En el consta que datos trata, cuanto tiempo los conserva y como los destruye una vez terminada la pieza. El dentista trabaja bajo la ley WGBO, con un plazo de conservacion de veinte anos para el expediente. Su plazo es otro. Solo conserva mientras la pieza y el seguimiento lo exigen. Como organiza la consulta su propio archivo lo lee en la consulta dental y su archivo WGBO.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde la entrega de la pieza.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Facturacion y contabilidad | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Orden de trabajo con datos de pacientes | Ligada a la finalidad de la pieza | el tiempo necesario |
| Impresiones dentales y escaneos | Lo mas limitado posible | hasta la pieza y la refabricacion |
| Vinculo entre paciente y pieza | Limitacion de conservacion | el menor tiempo posible |
| Expediente de garantia y seguimiento | Ligado a la finalidad | duracion de la garantia |
| Correspondencia y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no en sustitucion de los acuerdos con el dentista. En caso de duda, siga el contrato de encargado y la instruccion de la consulta. Para el lado fiscal, la obligacion de conservacion de siete anos se aplica a la facturacion. Otros profesionales sanitarios afrontan preguntas comparables, desde la consulta dental hasta la farmacia con expedientes de medicacion.
Impresiones dentales, escaneos y modelos de yeso
Una impresion dental, un escaneo intraoral o un modelo de yeso parece material tecnico, pero en cuanto puede vincularse a un paciente es un dato personal. Un escaneo digital con un numero de paciente o un nombre entra en el RGPD igual que la propia orden de trabajo. No conserve este material mas tiempo del necesario para la fabricacion y una posible refabricacion dentro de la garantia.
En cuanto la pieza esta entregada y la garantia ha expirado, la base para conservar el vinculo decae. Los modelos fisicos con un nombre los depura de forma confidencial, los escaneos digitales los elimina de las estaciones de trabajo y las copias de seguridad. Asi evita gestionar durante anos un archivo de impresiones identificables que ya no necesita.
El vinculo entre paciente y pieza
Lo sensible a menudo no reside en un dato aislado sino en el vinculo. Una pieza sin nombre es anonima, pero en cuanto la orden de trabajo, el escaneo y la factura se leen juntos, surge un conjunto identificable sobre la boca y el tratamiento de una persona. Trate por tanto ese vinculo como el nucleo de su politica de privacidad.
Mantenga la contabilidad que debe conservar por motivos fiscales separada de los datos de tratamiento que pueden irse. Asi conserva la factura siete anos sin retener la impresion o el escaneo correspondientes el mismo tiempo. Lo que ya no necesita para la pieza lo desvincula y lo depura.
Archivos digitales, escaneres y copias de seguridad
Muchos laboratorios trabajan en digital con escaneos intraorales, archivos CAD y el control de fresadoras e impresoras. Esos archivos estan en estaciones de trabajo, en un servidor y a veces en un servicio en la nube del proveedor. Cada uno de esos lugares puede contener datos de pacientes que algun dia debe poder depurar.
Trace por tanto donde estan los archivos y quien puede acceder a ellos. Acuerde con su proveedor de software cuanto tiempo se conservan los archivos y como se eliminan cuando lo solicita. Un escaner u ordenador antiguo que retira no pertenece sin mas a los residuos electronicos. El disco puede contener aun escaneos y nombres y merece el mismo trato confidencial que el papel.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en contabilidad, orden de trabajo, impresiones y escaneos y seguimiento.
- Recoja el papel de encargado en un contrato de encargado por consulta.
- Conserve impresiones, escaneos y modelos solo mientras la pieza y la garantia lo exijan.
- Conserve la contabilidad siete anos, aparte de los datos de tratamiento.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los datos de pacientes se destruyen de forma confidencial, porque son identificables con la boca y el tratamiento de una persona. El papel, los modelos de yeso con un nombre y los soportes con escaneos viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un disco de estacion de trabajo antiguo o una copia con escaneos tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD y ante el dentista de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir datos de pacientes?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar impresiones y escaneos indefinidamente. Tras la entrega y la garantia, la base decae.
- Dejar el vinculo en su sitio. Los datos aislados son menos sensibles que un conjunto identificable.
- Sin contrato de encargado con la consulta. Sin acuerdos, no queda claro quien responde de que.
- Modelos de yeso con un nombre en la basura ordinaria. Un modelo identificable en la calle es una brecha de datos notificable.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Un laboratorio dental es encargado o responsable del tratamiento?
Un laboratorio dental trabaja por instruccion del dentista y suele ser encargado del tratamiento de los datos de pacientes. El dentista sigue siendo responsable del tratamiento del expediente. Recoja los acuerdos en un contrato de encargado por consulta.
Cuanto tiempo conserva un laboratorio dental las ordenes de trabajo con datos de pacientes?
Conserva la orden de trabajo con datos de pacientes mientras sea necesaria para la pieza y la garantia, despues depura el vinculo. La facturacion entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos.
Puedo conservar impresiones dentales y escaneos una vez terminada la pieza?
Conserve impresiones y escaneos no mas tiempo del necesario para la pieza y una posible refabricacion dentro de la garantia. Un escaneo digital es un dato personal en cuanto puede vincularse a un paciente. Depure lo que ya no necesita.
Como destruyo datos de pacientes conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel, los modelos de yeso con un nombre y los soportes con escaneos viajan precintados y la destruccion se anota en el registro.
Conclusion
Un laboratorio dental trata datos identificables sobre la boca y el tratamiento de cada paciente, por instruccion del dentista. Recoja su papel de encargado en un contrato de encargado, conserve la contabilidad siete anos y conserve impresiones, escaneos y modelos solo mientras la pieza y la garantia lo exijan. Desvincule lo que ya no necesita y hagalo destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi protege al paciente y al dentista para quien trabaja.
Lea tambien: residencias de mayores: destruir historiales de residentes, atencion maternal: destruir historiales de clientes, matronas: destruir historiales de pacientes y la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.
Quiere que recojamos datos de pacientes? Solicite un presupuesto en desnipperaar.nl. En unos minutos tiene un precio fijo, con certificado incluido como prueba.