Farmacias: expedientes de medicación y plazo de conservación
Una farmacia gestiona una combinación poco habitual de expedientes. Médicos (medicamentos dispensados, contraindicaciones, historial del usuario), fiscales (facturación a la aseguradora de salud) y operativos (inscripciones BIG, afiliación a la KNMP, pedidos). Para los plazos de conservación rigen varias leyes a la vez. Geneesmiddelenwet, WGBO, AWR, Zorgverzekeringswet. Este artículo ordena los plazos y describe la ruta correcta de destrucción.
¿Qué datos se conservan?
- Administración de dispensación de medicación: qué, cuándo, a quién, con qué receta.
- Recetas: la orden física o digital del prescriptor.
- Expedientes de cliente: resumen de medicación, contraindicaciones, historial del usuario.
- Expedientes de facturación: comunicación con la aseguradora de salud.
- Administración de preparaciones: fórmulas magistrales con trazabilidad de materias primas.
- Datos personales con BSN: necesarios para el enlace con el seguro de salud.
Los plazos de conservación relevantes
| Categoría | Plazo | Ley |
|---|---|---|
| Expediente de cliente (resumen de medicación) | 20 años desde la última actuación | WGBO art. 7:454 BW |
| Administración de preparaciones | 15 años | Geneesmiddelenwet art. 18 |
| Dispensación de medicamentos | 15 años | Geneesmiddelenwet |
| Recetas (papel) | 15 años | Geneesmiddelenwet |
| Facturación a la aseguradora de salud | 7 años (fiscal) hasta 10 años (litigio de facturación) | AWR + Zvw |
| Registros BIG | 3 años (directriz) | Directriz Wet BIG |
| Expedientes con BSN | Sigue el plazo sanitario | Wbsn-z |
Para la atención específica al BSN, lea el BSN en la administración antigua.
¿Cuándo debe irse cada cosa?
El plazo más largo suele ser de 20 años (expediente de cliente WGBO). Parece mucho, pero para una farmacia media genera igualmente un flujo constante de documentos que han superado la marca de los 20 años.
- Por año natural, expedientes de personas cuya última actuación fue ese año.
- Más expedientes de clientes fallecidos (cuyo plazo no termina automáticamente).
- Más facturaciones de más de 7 años de antigüedad (libres a efectos fiscales).
Por eso la limpieza anual es relevante. Lea cerrar el archivo listo para auditoría.
Método de destrucción
Los expedientes de farmacia exigen el nivel DIN más alto que sea razonablemente alcanzable.
- DIN P-5 como mínimo para el archivo en papel.
- P-6 a considerar para expedientes con BSN y expedientes de cliente.
- Hardware: copias de seguridad del sistema de información de la farmacia, HDD antiguos de los PC de la farmacia. DIN H-5 o H-6.
- Óptico: CD de copia de seguridad antiguos (lea destruir CD, DVD y Blu-ray) en DIN O-5.
Para los expedientes de cliente en instituciones sanitarias rige una regla estricta. El mismo nivel que los expedientes hospitalarios. Una farmacia es un prestador de cuidados bajo la WGBO.
Destrucción móvil in situ
Para las farmacias, la destrucción móvil in situ es la ruta recomendada. Motivos.
- Sin transporte externo de expedientes con BSN e historial de medicación.
- Confirmación visual para el farmacéutico.
- Apoya la auditoría KNMP y las inspecciones municipales.
- Cadena de custodia corta (lea cadena de custodia del archivo a la trituradora).
Colaborar con la consulta del médico de cabecera
Las farmacias ubicadas en un centro de salud comparten a menudo espacio de archivo con la consulta del médico de cabecera. Un servicio de destrucción conjunto puede ser eficiente en costes, siempre que los volúmenes aparezcan por separado en el certificado. Para el contexto WGBO de los expedientes sanitarios, lea la WGBO 20 años para expedientes de pacientes.
Preparaciones de farmacia y trazabilidad de materias primas
La Geneesmiddelenwet exige la trazabilidad de las preparaciones propias durante un mínimo de 15 años. No solo el expediente de la receta, también los protocolos de trabajo, los informes de pesaje y la documentación de control de calidad. Consérvelos en un sistema trazable aparte. No los destruya hasta superar el límite de los 15 años.
Hardware en las farmacias
- Servidor del sistema de información de la farmacia: a menudo a través del proveedor. Solicite un proceso conforme a NIST 800-88 al sustituirlo.
- Estaciones de trabajo con sistema de caja: extraiga el HDD antes del fin de leasing.
- Buffer del escáner de recetas: puede contener copias persistentes.
- Imágenes de videovigilancia: 4 semanas según la directriz de la AP, lea el plazo de conservación de las imágenes de videovigilancia.
Documentación
- Registro de actividades de tratamiento con plazos por categoría.
- Certificado de destrucción por encargo. Consérvelo 5 años.
- Contrato de encargado del tratamiento con el proveedor de destrucción.
- Alineación con los requisitos de auditoría KNMP.
Destrucción móvil en DIN P-5 o P-6 para farmacias.
Visitamos farmacias en Noord-Holland para la destrucción anual de expedientes de cliente, recetas y administración de preparaciones.
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