Atencion maternal: destruir historiales de la madre y el nino
Una auxiliar de atencion maternal acude al domicilio de la familia los primeros dias tras un parto y anota muchas cosas por el camino. El historial de la madre, los datos del recien nacido, el plan de cuidados y el traspaso a la matrona y al centro de salud infantil. Son datos de salud y por tanto datos de categoria especial, con un largo plazo de conservacion bajo la WGBO. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida: el historial maternal entra en el plazo WGBO de en principio veinte anos, contado desde la ultima modificacion del historial. La facturacion entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Las notas de trabajo sin valor duradero se depuran de inmediato. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Dos marcos: WGBO y RGPD
En atencion maternal se cruzan dos marcos. La WGBO rige la relacion asistencial y le obliga a llevar un historial y a conservarlo durante un largo periodo. Junto a ella rige el RGPD, que exige no conservar los datos personales mas tiempo del necesario. La WGBO fija el minimo de lo que debe conservar, el RGPD el maximo de lo que no puede guardar demasiado tiempo despues.
Los datos de salud son datos de categoria especial y gozan de proteccion reforzada. Un historial maternal contiene datos sobre la salud de la madre y el nino, sobre el parto y sobre el curso del periodo posparto. Trate por tanto ese historial con el mismo cuidado que otros historiales medicos, desde la primera nota hasta la destruccion final. La linea principal de la obligacion de conservacion esta en los expedientes de pacientes WGBO de 20 anos.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y el plazo WGBO desde la ultima modificacion del historial.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Historial maternal de la madre y el nino | Obligacion WGBO | 20 anos |
| Plan de cuidados y traspaso | Parte del historial | 20 anos |
| Facturacion y contabilidad | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Consentimiento y datos de identidad | Lo mas limitado posible | solo lo necesario |
| Notas de trabajo y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no en sustitucion de su propia politica de calidad. En caso de duda, consulte con su asociacion sectorial o asesor de privacidad. Un resumen mas amplio de plazos esta en la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.
Historiales de la madre y el recien nacido
En un historial maternal se juntan los datos de dos personas. La madre es su cliente, pero tambien anota datos sobre el recien nacido. Para el nino el plazo de conservacion puede resultar distinto que para la madre, porque el plazo puede prolongarse para un menor. Mantenga por tanto los datos ordenados de forma reconocible, de modo que mas tarde pueda juzgar por persona que puede irse y que sigue bajo la obligacion de conservacion.
Esa distincion evita que destruya un historial entero demasiado pronto o que lo conserve demasiado tiempo. Lo que ya no necesita y no entra en la WGBO, como hojas de trabajo sueltas tras el traspaso, lo depura a tiempo. Lo que si entra en la obligacion de conservacion lo guarda con seguridad hasta que expire el plazo.
Traspaso a la matrona y al centro de salud infantil
La atencion maternal no esta aislada. Colabora con la matrona y, al final del periodo posparto, traspasa al centro de salud infantil. En ese traspaso comparte los datos que la atencion de seguimiento necesita. Las copias de trabajo que uso durante la semana de cuidados a menudo ya no tienen finalidad tras el traspaso y no deberian andar sueltas entonces.
Tras cada cierre, juzgue que documentos van al historial y que copias sueltas pueden irse. Un juego duplicado de notas que ya no usa para nada no se conserva por si acaso. Sin finalidad, la base para guardar esos datos decae.
Papel de camino al domicilio del cliente
La atencion maternal es atencion a domicilio. El papel viaja en una bolsa o en el coche, desde planificaciones hasta hojas de trabajo y formularios de traspaso. Es de camino cuando el riesgo de perdida es mayor. Mantenga por tanto la cadena cerrada. Recoja los documentos despues y no conserve nada en el domicilio de la auxiliar ni durante mucho tiempo en el coche.
Este enfoque encaja con otras formas de atencion que se prestan en el domicilio de las personas. El metodo es comparable al de la atencion domiciliaria e historiales de clientes y a la manera en que una consulta de fisioterapia destruye un historial de paciente. Reuna lo que pueda irse en un lugar fijo y hagalo destruir de forma confidencial de una vez.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida el historial en datos de la madre y del recien nacido.
- Juzgue por persona si el plazo WGBO ha expirado.
- Depure las copias de trabajo en cuanto el traspaso este terminado.
- Mantenga la cadena cerrada para el papel que ha estado en el domicilio.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los historiales maternales se destruyen de forma confidencial, porque contienen datos de salud de la madre y el nino. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena del domicilio al destructor queda cerrada. Un portatil antiguo o una copia con datos del historial tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
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Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Tratar todo el historial por igual. La madre y el nino pueden tener un plazo distinto.
- Dejar sueltas las copias de trabajo. Tras el traspaso, la finalidad suele decaer.
- Conservar el papel en casa o en el coche. De camino, el riesgo de perdida es mayor.
- Tirar sin triturar. Un historial maternal en la calle es una brecha de datos notificable.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo debe conservar un servicio de atencion maternal el historial del cliente?
El historial maternal entra en la WGBO y tiene en principio un plazo de conservacion de veinte anos, contado desde la ultima modificacion del historial. Para un recien nacido el plazo puede prolongarse. La facturacion entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos.
Los datos de atencion maternal son datos de categoria especial?
Si. Los datos sobre la salud de la madre y el nino son datos de salud y por tanto datos de categoria especial. Gozan de proteccion reforzada y exigen un almacenamiento cuidadoso y una destruccion confidencial.
Que hago con el papel que ha estado en el domicilio del cliente?
Recoja las hojas de trabajo y las notas sueltas despues y mantenga la cadena cerrada. No conserve nada en el domicilio de la auxiliar ni en el coche y haga destruir de forma confidencial lo que pueda irse.
Como destruyo los historiales maternales conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Un servicio de atencion maternal trabaja con datos de salud de la madre y el recien nacido, entre la WGBO y el RGPD. Conserve el historial segun el plazo WGBO, conserve la contabilidad siete anos y juzgue por persona que puede irse. Las copias de trabajo se depuran tras el traspaso y el papel que ha estado en el domicilio se guarda en una cadena cerrada. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi cumple ambos marcos y protege los datos de la familia.
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