Sanidad

Expediente del dentista en la práctica: WGBO, KNMT y el archivo en orden

4 de marzo de 2026 · 6 min de lectura · DeSnipperaar

La clínica dental trabaja con una combinación de fichas de estado en papel, expedientes de tratamiento digitales, imágenes radiográficas, estados periodontales, planes de tratamiento y correspondencia de derivación. Para cada uno de esos elementos rigen reglas legales y profesionales sobre conservar y destruir. La WGBO constituye el marco legal, la KNMT lo concreta con directivas para la práctica. Este artículo reúne los elementos en una política de archivo viable.

La WGBO como base

El artículo 7:454 del Código Civil (la WGBO) establece que el profesional sanitario conserva el expediente del paciente al menos veinte años desde el último contacto, o cuanto más tiempo exija el buen ejercicio profesional. Para menores, el plazo suele empezar a correr desde el 18.º cumpleaños. El plazo se amplió en 2020 de quince a veinte años. Los expedientes antiguos que ya existían el 1 de enero de 2020 siguen el plazo anterior, salvo que el nuevo resulte más favorable para el paciente.

Para una explicación ampliada, vea nuestro artículo WGBO 20 años de expedientes de pacientes.

La directiva KNMT de formación de expedientes

La Koninklijke Nederlandse Maatschappij tot bevordering der Tandheelkunde (KNMT) tiene una directiva de Expediente del Paciente que concreta la WGBO en la práctica para la salud bucodental. Puntos clave:

• Cada expediente contiene: datos de identificación, anamnesis médica, historia de tratamiento, imágenes radiográficas con motivación, planes de tratamiento y consentimiento informado, derivaciones.
• Las anotaciones son accesibles para colegas en sustitución o sucesión.
• El paciente tiene derecho a consulta, copia y rectificación.
• En el traspaso de la clínica, el expediente acompaña o queda disponible para el paciente.

Categorías especiales

Los datos de salud entran en las categorías especiales del artículo 9 del RGPD. Eso significa: tratamiento solo sobre la base de una base jurídica específica (normalmente la ejecución del contrato de tratamiento), seguridad estricta, acceso limitado y un modelo interno de autorización claro. Ante una brecha de datos, la obligación de notificar suele aplicarse de inmediato por la sensibilidad.

El expediente de salud bucodental es a la vez un documento médico, una prueba jurídica y un conjunto sensible bajo el RGPD. Cada uno de esos tres papeles exige conservar con cuidado y destruir con cuidado.

Imágenes radiográficas y estado periodontal

Las imágenes radiográficas forman parte del expediente y comparten el plazo de conservación de veinte años. Las imágenes digitales están en el sistema de gestión de la clínica. Las imágenes analógicas más antiguas (fichas periapicales, panorámicas en película) siguen estando en cajones en clínicas que se digitalizaron entre 2005 y 2015.

El estado periodontal es una medición repetida que se extiende a lo largo de años. El historial completo pertenece al expediente, porque la evolución tiene relevancia clínica. Solo tras vencer el plazo de los veinte años desde el último contacto procede la destrucción.

¿Cuándo se puede destruir?

Tres situaciones requieren una destrucción activa:

1. Plazo vencido. Veinte años tras el último contacto (o desde el 18.º cumpleaños) el expediente puede eliminarse, salvo que el paciente haya sido tratado de nuevo después (nuevo plazo) o un plazo más largo esté justificado por el buen ejercicio profesional.
2. El paciente solicita la destrucción. El artículo 7:455 BW da al paciente el derecho a la destrucción de (partes de) el expediente. El profesional sanitario destruye en un plazo de tres meses, salvo que otra parte tenga un interés considerable en la conservación.
3. Cierre de la clínica. Al cerrar la clínica, los expedientes pasan al sucesor o a un régimen de depositario. Lo que sobra se destruye conforme a la directiva.

Proceso práctico de destrucción

El archivo de una clínica dental es a menudo una mezcla de papel (fichas de estado antiguas, sobres de película radiográfica, cartas de derivación, impresiones de expedientes digitales) y datos digitales (sistema de gestión de la clínica, copias de seguridad, escaneos). La parte en papel se aborda mejor mediante una ronda de limpieza anual en la que todo lo que está fuera de plazo se inventaría, se agrupa y se destruye. Vea nuestra comparación trituración móvil frente a fuera de sitio para elegir entre destrucción in situ o a distancia.

Destrucción móvil en la clínica

Para las clínicas dentales, la destrucción móvil in situ es casi siempre la elección correcta. Los expedientes están sujetos al secreto profesional. No pueden salir del edificio intactos. En DeSnipperaar el vehículo de destrucción acude a la clínica. Las fichas de estado en papel, la película radiográfica, las cartas de derivación y las impresiones van a la trituradora en el sitio a DIN 66399 P-5. Su empleado o el titular de la clínica lo presencia por la ventanilla lateral. Al terminar recibe un certificado a nombre de la clínica. Sin contrato, sin mínimo, fácil de encajar en una planificación de tarde.

La parte digital

Para la parte digital rige la misma lógica, pero con otras técnicas. Las cintas de copia de seguridad y los discos duros antiguos que contienen datos de pacientes deben destruirse de forma demostrable al final de su vida, a nivel H-4 o E-4. Vea también nuestros artículos sobre destruir SSD y borrar frente a destruir un disco duro.

En resumen

• WGBO: veinte años desde el último contacto o desde el 18.º cumpleaños.
• La directiva KNMT concreta en la práctica qué pertenece al expediente.
• Categoría especial del art. 9 del RGPD. Seguridad estricta y limitación de acceso.
• Las imágenes radiográficas y el estado periodontal comparten el plazo del expediente.
• La destrucción móvil en la clínica evita que los expedientes se pierdan durante el transporte.

Encontrará más información por sector en nuestra página para profesionales sanitarios y consultas. Para las tarifas y la forma de trabajar de la trituración de papel confidencial mediante nuestro servicio de recogida, consulte la página de precios.