Instituciones de salud mental: destruir historiales
Una institucion de salud mental trata los datos mas sensibles que existen. Diagnosticos, planes de tratamiento, informes de sesion, medicacion y a veces evaluaciones de crisis y de riesgo. Estos datos entran en un largo plazo legal de conservacion, pero tampoco pueden quedar guardados indefinidamente. Esta guia muestra cuanto tiempo conserva un historial de cliente, que significa el derecho del cliente a la destruccion y como hacer destruir el historial de forma confidencial despues.
La respuesta rapida. La WGBO fija un plazo de conservacion de 20 anos, contado desde el ultimo cambio en el historial. Un cliente puede ademas pedir la destruccion. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado, ya sea papel o un soporte digital.
Dos marcos que rigen en paralelo
En una institucion de salud mental se cruzan dos regimenes. La WGBO le obliga a llevar un historial y a conservarlo 20 anos, para que un cliente y el profesional puedan apoyarse en el historial de tratamiento. Junto a ella rige el RGPD, que exige no conservar los datos personales mas tiempo del necesario y concede a los datos de categoria especial una proteccion reforzada. La WGBO fija el minimo de lo que debe conservar, el RGPD el maximo de lo que no puede guardar demasiado tiempo.
Esos 20 anos no son una orientacion vaga. En la guia sobre los expedientes de pacientes y los 20 anos de la WGBO lee como se cuenta el plazo y cuando la buena practica asistencial obliga a conservar mas tiempo. Para la salud mental el punto de partida es el ultimo cambio en el historial, no la primera cita. Mientras un proceso de tratamiento continua, el contador permanece por tanto detenido.
Plazos de conservacion por parte
Un historial de cliente no es un conjunto homogeneo. El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo WGBO desde el ultimo cambio y el plazo fiscal desde el fin del ejercicio.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Historial de tratamiento | Obligacion WGBO | 20 anos desde el ultimo cambio |
| Contabilidad | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Derivaciones y correspondencia | Parte del historial | sigue al historial |
| Expediente del profesional | Plazos propios | separado del historial del cliente |
| Historiales digitales y copias | Mismo plazo que el original | despues borrar o destruir |
| Borradores y versiones de trabajo | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no en sustitucion de su propia politica o de un asesoramiento juridico. Mantenga el historial del cliente y el expediente del profesional estrictamente aparte. Tienen plazos y bases legales distintos y no deben mezclarse en el mismo archivo.
El derecho del cliente a la destruccion
Junto a la obligacion de conservacion existe un derecho que aparece a menudo en salud mental. Un cliente puede pedir la destruccion del historial. Atiende esa solicitud en principio en un plazo de tres meses, salvo que una norma legal se oponga o que un tercero tenga un interes imperioso en el mantenimiento de los datos. Para esto ultimo, piense en una reclamacion en curso o en un procedimiento judicial.
Una solicitud de destruccion no es por tanto una formalidad que guarda en un cajon. La valora caso por caso, anota su razonamiento y la ejecuta cuando no hay impedimento. Si la ejecuta, rige lo mismo que para una depuracion ordinaria. El historial desaparece de forma confidencial y usted conserva prueba de la destruccion, para poder demostrar mas tarde que trato la solicitud con cuidado.
Datos de categoria especial y cuidado adicional
Los datos sobre la salud mental son datos de categoria especial. Gozan de una proteccion reforzada bajo el RGPD, porque una brecha puede tener graves consecuencias para la vida, el trabajo y las relaciones de una persona. Eso exige un cuidado adicional en cada fase. Limite quien tiene acceso, no conserve mas de lo necesario y trate los datos al final de su vida con el mismo cuidado que durante el tratamiento.
En concreto esto significa que no tira un historial de cliente antiguo al papel ordinario y no pone sin mas un servidor retirado con historiales con los residuos voluminosos. El camino hacia la destruccion debe estar tan cerrado como el armario en el que estaba el historial. Quien quiere destruir de forma demostrable para el RGPD organiza esa cadena de principio a fin.
Como abordarlo en 6 pasos
- Determine el ultimo cambio por historial y cuente los 20 anos desde ahi.
- Separe historiales de clientes y expedientes del personal y mantenga la contabilidad aparte.
- Valore las solicitudes de destruccion caso por caso y anote su razonamiento.
- Incluya los soportes digitales en la depuracion, copias y servidores antiguos incluidos.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los historiales de clientes se destruyen de forma confidencial, porque contienen datos de salud del tipo mas sensible. El papel y los soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador de tratamiento antiguo, un disco duro suelto o una copia con historiales forma parte de ello tanto como las carpetas de papel.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba, ante el RGPD y el cliente, de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
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Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Contar los 20 anos desde la primera cita. El plazo corre desde el ultimo cambio.
- Dejar sin respuesta las solicitudes de destruccion. Un cliente tiene derecho a una valoracion en tres meses.
- Olvidar los soportes digitales. Un servidor antiguo con historiales es tan sensible como la carpeta de papel.
- Conservar juntos historiales de clientes y del personal. Tienen plazos y bases legales distintos.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo debe conservar una institucion de salud mental un historial de cliente?
La WGBO fija un plazo de conservacion de 20 anos, contado desde el ultimo cambio en el historial. En algunos casos conserva mas tiempo si la buena practica asistencial lo exige. La contabilidad tiene su propio plazo fiscal de siete anos.
Puede un cliente pedir la destruccion del historial?
Si. Un cliente tiene derecho a pedir la destruccion del historial y esas solicitudes se atienden en principio en un plazo de tres meses. Solo puede negarse si una norma legal o un interes imperioso de un tercero se oponen a ello.
Son los datos de tratamiento datos de categoria especial?
Si. Los datos sobre la salud mental son datos de categoria especial y exigen un cuidado adicional. Limite el acceso, no conserve mas tiempo del necesario y haga destruir de una forma acorde con la sensibilidad.
Como destruyo historiales de clientes y soportes conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. Los historiales en papel y los soportes digitales viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion. La operacion se anota en el registro de tratamiento como prueba.
Conclusion
Una institucion de salud mental trabaja con los datos mas sensibles que existen, entre una larga obligacion de conservacion y el RGPD. Atengase al plazo WGBO de 20 anos desde el ultimo cambio, valore las solicitudes de destruccion de los clientes en tres meses y trate los datos de tratamiento como los datos de categoria especial que son. Incluya los soportes digitales en cada depuracion. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi cumple ambos marcos y protege a las personas detras de los historiales.
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