Salud laboral: destruir los historiales medicos
Un servicio de salud laboral y el medico del trabajo tratan los datos mas sensibles que existen en el entorno de trabajo: informacion medica, causas de absentismo, informes de reincorporacion y resultados de reconocimientos de los trabajadores. Una parte entra en una obligacion medica de conservacion en el medico del trabajo, otra en la limitacion de la finalidad del RGPD en el empleador, y la separacion entre ambas es estricta por ley. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida: el historial medico que lleva el medico del trabajo tiene su propio plazo medico, a menudo alrededor de quince anos. Los datos de absentismo no medicos que lleva el empleador se depuran antes, por lo general dentro de los dos anos tras el fin del contrato. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Dos mundos: historial medico y expediente de personal
En un servicio de salud laboral conviven dos tipos de expediente, y no deben tocarse. El medico del trabajo lleva un historial medico con quejas, diagnosticos, indicaciones de tratamiento y resultados de reconocimientos. Ese historial es confidencial y esta amparado por el secreto profesional medico. El empleador lleva ademas un expediente de absentismo, pero solo puede registrar en el datos no medicos, como la fecha de la baja, la duracion prevista y los acuerdos sobre la reincorporacion. La causa de la baja o un diagnostico nunca tienen cabida ahi.
Esta separacion no es una cuestion de forma. Protege al trabajador frente a un empleador que de otro modo tendria acceso a informacion de salud sensible. Mantenga por tanto los dos expedientes separados fisica y digitalmente, con sus propios derechos de acceso y sus propios plazos. Como funciona esa separacion en una organizacion sanitaria entre el expediente de RRHH y el expediente del paciente muestra lo estricta que es esa frontera. Quien mezcla los expedientes se topa con una brecha de datos en cuanto uno de los dos acaba en el lugar equivocado.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia mucho segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente la mayoria de los plazos desde el fin del contrato o desde la finalizacion de la reincorporacion.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Historial medico del medico del trabajo | Obligacion medica | a menudo 15 anos |
| Expediente de baja y reincorporacion (empleador) | Limitacion de la finalidad RGPD | hasta 2 anos tras el contrato |
| Accidentes de trabajo y notificaciones | Normativa de prevencion | segun el plazo legal |
| Vigilancia de la salud por sustancias peligrosas | Normativa de prevencion | hasta 40 anos |
| Datos personales del trabajador | Mientras sea necesario | ligado a la finalidad |
| Correspondencia y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no en sustitucion de las normas aplicables. Para los datos de absentismo no medicos que conserva como empleador, la linea coincide con la del expediente de personal bajo el RGPD. El plazo medico del medico del trabajo coincide con la larga linea del plazo de conservacion WGBO de los expedientes de pacientes. En caso de duda sobre una parte concreta, consulte con su delegado de proteccion de datos.
Datos de categoria especial: la salud de los trabajadores
Los datos de salud son datos de categoria especial y gozan de la proteccion mas fuerte bajo el RGPD. Todo lo que el medico del trabajo registra sobre la salud de un trabajador entra aqui, igual que el resultado de un reconocimiento de salud laboral o un dictamen de aptitud. El tratamiento de estos datos esta sujeto a condiciones estrictas, y su conservacion se rige por la limitacion del plazo. Eso significa que no los mantiene mas tiempo del que exige la finalidad.
En la practica el riesgo suele estar en las piezas sueltas. Un informe de consulta impreso, una copia de un resultado de reconocimiento o un informe de reincorporacion antiguo en papel es tan sensible como el propio expediente. Trate por tanto esas piezas con el mismo cuidado que el expediente principal y depurelas en cuanto hayan cumplido su finalidad. Un caso especial son los datos de la vigilancia de la exposicion a sustancias peligrosas, que la normativa de prevencion obliga en cambio a conservar mucho tiempo, hasta cuarenta anos.
El rol de encargado frente al empleador
Un servicio de salud laboral actua por instruccion del empleador, pero eso no lo convierte automaticamente en encargado. Para las tareas puramente medicas del medico del trabajo el servicio suele ser responsable del tratamiento por si mismo, porque el medico del trabajo asume una responsabilidad legal y medica propia. Para la gestion administrativa de la baja que el servicio realiza por cuenta del empleador si puede aplicarse un rol de encargado. No es por tanto una cuestion de blanco o negro, sino un reparto por tarea.
Consigne ese reparto de roles por escrito. Alli donde el servicio actua como encargado, corresponde un contrato de encargado del tratamiento, con clausulas sobre seguridad, plazos de conservacion y destruccion. Repase para ello la lista del contrato de encargado del tratamiento. Asi todos saben quien es responsable de que y quien, al final del recorrido, destruye los datos y lo demuestra.
Como abordarlo en 6 pasos
- Separe los expedientes en un historial medico y un expediente de absentismo no medico.
- Limite el expediente del empleador a datos no medicos sobre baja y reincorporacion.
- Mantenga el historial medico bajo la gestion del medico del trabajo con acceso propio.
- Consigne el reparto de roles en un contrato de encargado alli donde se aplique.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los historiales medicos y de absentismo se destruyen de forma confidencial, porque contienen los datos personales mas sensibles de un trabajador. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador de consulta antiguo, una copia de seguridad o un armario de archivo con informes de consulta tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
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Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Datos medicos en el expediente del empleador. Un diagnostico o una causa de baja nunca tienen cabida ahi.
- Conservar los expedientes de absentismo indefinidamente. Tras dos anos la finalidad suele decaer.
- Tratar los informes de consulta sueltos como papel ordinario. Son tan sensibles como el expediente.
- No consignar el reparto de roles. Sin clausulas no queda claro quien destruye.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo conserva un servicio de salud laboral los historiales medicos y de absentismo?
El historial medico que lleva el medico del trabajo tiene su propio plazo medico, a menudo alrededor de quince anos. Los datos de absentismo no medicos que conserva el empleador se guardan menos tiempo, por lo general hasta dos anos tras el fin del contrato. No conserve nada mas tiempo del que exige la finalidad.
Puede el empleador consultar el historial medico del medico del trabajo?
No. El historial medico esta amparado por el secreto profesional del medico del trabajo y no es accesible para el empleador. El empleador solo recibe la informacion no medica necesaria para la gestion de la baja, como los acuerdos sobre la reincorporacion.
Un servicio de salud laboral es encargado o responsable del tratamiento?
Depende de la tarea. Para las tareas medicas del medico del trabajo el servicio suele ser responsable por si mismo. Para la gestion administrativa de la baja por cuenta del empleador puede aplicarse un rol de encargado. Consigne ese reparto de roles por escrito.
Como destruyo historiales de salud laboral conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Un servicio de salud laboral trata los datos mas sensibles de un trabajador, entre una obligacion medica de conservacion y el RGPD. Mantenga el historial medico del medico del trabajo estrictamente separado del expediente de absentismo del empleador, conserve cada parte no mas tiempo que su propio plazo y consigne el reparto de roles en un contrato de encargado. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi protege los datos de salud de sus trabajadores y cumple ambos marcos.
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