Plazo de conservación del expediente de personal: cuánto tiempo bajo el RGPD
¿Cuánto tiempo debe conservar un expediente de personal? No existe una cifra única para ello. Un expediente se compone de elementos distintos que tienen cada uno su propio plazo. La mayoría de los documentos se conservan hasta unos 2 años tras el fin del contrato, pero las nóminas se quedan 7 años y una copia del documento de identidad 5 años. Este artículo da el plazo correcto por componente, una tabla resumen y la cuestión de qué hacer cuando termina un plazo.
La mayoría de los empleadores no dudan sobre si pueden guardar expedientes antiguos, sino sobre cuánto tiempo exactamente. Una nómina debe durar años, una nota de una entrevista de evaluación puede irse mucho antes. Quien guarda todo durante el mismo tiempo conserva demasiados datos personales demasiado tiempo. No es un detalle, porque la sobreconservación es tanto una infracción del RGPD como destruir demasiado pronto algo sujeto a una obligación legal de conservación.
En este artículo todo gira en torno a los plazos mismos. Si quiere saber cómo ordenar un expediente de forma confidencial después, lo lee en el pilar destruir un expediente de personal. Aquí miramos la duración, allí la ejecución.
El principio de limitación de la conservación
El RGPD en sí casi no nombra años concretos. La ley funciona con un principio: la limitación de la conservación, fijada en el artículo 5. No conserva los datos personales más tiempo del necesario para la finalidad de su recogida. En cuanto esa finalidad se alcanza y no queda otra base legal, debe destruir los datos. Un expediente de personal es un ejemplo de manual de esto, porque la finalidad cambia según el componente. Un contrato de trabajo sirve a otra finalidad que un registro de ausencias, así que el plazo también difiere.
Por qué un expediente de personal no tiene un plazo único
Un expediente de personal no es un documento sino un conjunto. Contiene contratos de trabajo, nóminas, copias de títulos, actas de entrevistas, partes de baja, documentos de pensiones y a veces una copia del documento de identidad. Cada una de esas categorías tiene su propia finalidad y por tanto su propio plazo. Algunos plazos vienen de la legislación fiscal, otros del derecho laboral y otros se derivan solo de la limitación de la conservación del RGPD. Por eso nunca puede dar al expediente entero una sola fecha de caducidad fija de golpe. Debe descomponerlo.
El plazo estándar: unos 2 años tras la baja
Para la mayor parte de un expediente de personal se aplica un plazo orientativo de unos 2 años tras el fin del contrato. Piense en actas de evaluación, correspondencia, acuerdos de formación y notas generales. La autoridad de protección de datos considera estos dos años un periodo razonable durante el cual aún puede necesitar piezas del expediente tras la salida, por ejemplo para un certificado de trabajo o un litigio en curso. Después, la finalidad suele decaer y el material debe ordenarse. Dos años no es por tanto una cifra legalmente rígida sino un estándar bien defendible.
Las nóminas y los datos salariales
Las nóminas son la excepción más conocida. Las nóminas, los resúmenes anuales y los datos financieros asociados se rigen por la obligación fiscal de conservación de 7 años. Esta deriva de la ley fiscal general y se aplica desde que los datos pierden su valor actual para la administración tributaria, en la práctica tras el fin del ejercicio o del contrato. Una parte de los datos de retención tiene un plazo distinto de 5 años. Por tanto nunca debe tirar este componente junto con el resto a los dos años. Más sobre este aspecto fiscal en la obligación fiscal de conservación de 7 años.
La copia del documento de identidad
Reglas especiales valen para la copia de un documento de identidad. Está obligado a conservar esta copia hasta 5 años tras el fin del contrato, sobre la base de la legislación fiscal y social en torno a las cargas salariales. Al mismo tiempo es un documento sensible con un número de identificación y una foto. Conserve por tanto solo la copia obligatoria, y no más copias de las necesarias, y destruya la copia al nivel más alto en cuanto pase el plazo de cinco años. Destruir demasiado pronto puede meterle en problemas en una inspección fiscal, destruir demasiado tarde es una infracción del RGPD.
El expediente de bajas y salud laboral
Los datos de baja son datos de salud y se rigen por tanto por las categorías especiales del RGPD. La regla principal es que no conserva los datos de baja más tiempo del necesario, con un plazo orientativo de 2 años tras el fin del contrato. El expediente de salud laboral propiamente dicho lo gestiona además normalmente el servicio de prevención o el médico del trabajo, no usted. Una excepción es la exposición a sustancias peligrosas, donde el derecho laboral conoce plazos mucho más largos, de hasta décadas. Para la baja ordinaria se mantiene breve y destruye los documentos al nivel más alto.
Los datos de pensiones
Los datos de pensiones forman un flujo aparte. Una parte pasa por la entidad gestora y no por su propio expediente. Los datos que conserva usted mismo, como las piezas de adhesión y las elecciones del empleado, tienen plazos más largos porque una pensión solo se paga décadas después. Mantenga por tanto las piezas de pensiones aparte del resto del expediente y aplíqueles un plazo propio, más amplio. No las tire automáticamente en el momento en que ordena las piezas generales del expediente a los dos años.
Los datos de candidatos rechazados
¿Un candidato rechazado forma parte del expediente de personal? En sentido estricto no, pero el material viene del mismo proceso y a menudo se guarda en el mismo lugar. Para los candidatos rechazados se aplica un plazo corto: elimina sus datos a más tardar 4 semanas tras el fin del proceso, o un máximo de 1 año si el candidato ha dado su consentimiento. Este componente se olvida a menudo, mientras que contiene justamente muchos datos personales de personas que nunca entraron en su empresa. Lo tratamos por separado en un artículo propio, vea los consejos de lectura abajo.
Los plazos de conservación de un vistazo
La tabla siguiente lista los componentes más importantes. Úsela como punto de partida y compruebe siempre si valen acuerdos distintos para su sector o convenio colectivo.
| Componente | Plazo de conservación | Base |
|---|---|---|
| Nóminas, resúmenes anuales | 7 años | Obligación fiscal de conservación |
| Datos de retención | 5 años tras el fin del contrato | Ley de cargas salariales |
| Copia del documento de identidad | 5 años tras el fin del contrato | Cargas salariales / fiscalidad |
| Contrato de trabajo, modificaciones | 2 años tras el fin del contrato | Limitación de la conservación RGPD |
| Actas de evaluación, correspondencia | 2 años tras el fin del contrato | Limitación de la conservación RGPD |
| Datos de baja y salud (ordinarios) | 2 años tras el fin del contrato | RGPD / derecho laboral |
| Datos de candidatos (rechazados) | 4 semanas, o 1 año con consentimiento | Limitación de la conservación RGPD |
| Datos de pensiones | Más largos, vía gestora | Legislación de pensiones |
Un resumen más amplio sobre todo tipo de datos personales está en la guía rápida de plazos de conservación del RGPD. Ayuda a poner también los expedientes de clientes y la administración fuera de RR. HH. en el plazo correcto.
La diferencia entre poder y deber conservar
Una distinción importante que muchos empleadores confunden: una obligación de conservación es algo distinto de una posibilidad de conservación. Para las nóminas y la copia del documento de identidad se aplica una obligación real, debe conservarlas, aunque el empleado pida la supresión. Para la mayoría de los demás componentes solo vale esto: puede conservarlos mientras dure la finalidad. En cuanto esa finalidad desaparece, pasa de poder conservar a deber destruir. Conservar por si acaso no es una base válida bajo el RGPD y crea más bien un riesgo.
¿Quién es responsable de los plazos de conservación?
El empleador, como responsable del tratamiento, es responsable de cumplir los plazos. En la práctica la ejecución recae a menudo en el departamento de RR. HH. o en un gestor de nóminas, pero la responsabilidad final sigue siendo de la organización. Acuerde por tanto con claridad quién comprueba cada año qué expedientes han superado su plazo y quién ejecuta el orden. Déjelo por escrito, porque en una inspección de la autoridad de protección de datos debe poder mostrar que la gestión de los plazos no es casualidad sino una forma de trabajar fija. Cómo mostrarlo está en la destrucción demostrable para el RGPD.
¿Qué hace cuando termina un plazo?
Cuando termina un plazo, conservar ya no está permitido y debe ordenar. Ese orden no es cosa del cubo de papel. Un expediente de personal contiene datos personales y a menudo también datos especiales, así que tirarlo sin triturar es una brecha de datos. Destruye los documentos de forma confidencial al nivel DIN adecuado y conserva un certificado de destrucción como prueba. Todo ese proceso, del inventario al nivel adecuado, está en el pilar destruir un expediente de personal. Allí se trata de la mecánica, aquí del calendario.
Un ritmo fijo en lugar de acciones sueltas
Gestionar los plazos de conservación funciona mejor como ronda anual. Fije un momento concreto en la agenda, por ejemplo tras el cierre anual, y recorra luego por exempleado qué componentes han superado su plazo. Lo que puede irse va en una recogida sellada, lo que debe quedarse se queda con una nueva fecha de fin anotada. Así surge cada año un momento de orden natural y construye al mismo tiempo una línea de pruebas. Un ritmo fijo evita que los expedientes queden años porque nadie se sentía responsable de ordenarlos.
Dejar los plazos por escrito en una política
Deje los plazos por escrito en un documento breve, por ejemplo como parte de su registro de actividades de tratamiento. Allí indica por categoría cuánto tiempo conserva, sobre qué base y quién ejecuta el orden. No tiene que ser un documento extenso, pero marca la diferencia entre decisiones sueltas y una política demostrable. En una auditoría muestra así de un vistazo que conoce y aplica los plazos. Sin dejarlo por escrito queda en buenas intenciones, y esas no cuentan en una inspección.
Errores frecuentes con los plazos
- Guardar todo el mismo tiempo. Tener todo el expediente siete años parece seguro, pero es sobreconservación de las piezas que deben irse a los dos años.
- Tirar todo a la vez. Vaciar el expediente entero a los dos años destruye también las nóminas que debían quedar cinco años más.
- Guardar por si acaso. No es una base RGPD y crea un riesgo en una inspección.
- Olvidar la copia de identidad. Tiene su propio plazo de cinco años y un nivel de protección alto.
Un ejemplo práctico
Imagine un empleado que se va a finales de 2025. Las piezas generales del expediente, como actas de entrevistas y correspondencia, pueden irse a finales de 2027. Los datos de baja siguen la misma línea. Las nóminas y los resúmenes anuales, en cambio, se quedan hasta finales de 2032 por la obligación fiscal, y la copia del documento de identidad hasta finales de 2030. Un expediente bien gestionado se descompone por tanto en partes, con fechas de fin distintas. Quien anota esto con cuidado nunca tiene que adivinar y ordena cada año exactamente lo que toca.
Lea también: el pilar destruir un expediente de personal para la ejecución, y los tres artículos relacionados sobre conservación y destrucción de datos de candidatos, conservación y destrucción de nóminas y la checklist de baja del empleado.
¿Hacer destruir expedientes con el plazo vencido?
Indique lo que puede irse y recibe un precio fijo por adelantado. Lo recogemos sellado, lo destruimos al nivel DIN adecuado y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Ámsterdam.
Solicitar presupuestoPreguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo debo conservar un expediente de personal?
Un expediente de personal no tiene un plazo único. La mayoría de los componentes se conservan hasta unos 2 años tras el fin del contrato, pero las nóminas y los datos fiscales se quedan 7 años y una copia del documento de identidad 5 años.
¿Cuál es la obligación de conservar un expediente de personal?
Una obligación real solo vale para los componentes con base legal, como las nóminas (7 años a efectos fiscales) y los datos de retención (5 años). El resto se rige por la limitación de la conservación del RGPD y no puede guardarse más tiempo del necesario.
¿Qué dice el RGPD sobre los plazos de conservación?
El RGPD no fija plazos sino el principio de limitación de la conservación del artículo 5. Conserva los datos personales no más tiempo del necesario para la finalidad de su recogida.
¿Puedo conservar un expediente de personal más tiempo por si acaso?
No, salvo que haya una razón demostrable, como un litigio en curso. Conservar por si acaso no es una base RGPD válida y crea un riesgo en una inspección.
¿Qué hago cuando termina un plazo de conservación?
Entonces destruye los documentos de forma confidencial al nivel DIN adecuado y conserva un certificado como prueba. Tirarlos sin triturar es una brecha de datos.
Conclusión
Cuánto tiempo conserva un expediente de personal depende del componente. La mayoría de los documentos pueden irse tras unos 2 años, las nóminas se quedan 7 años y la copia del documento de identidad 5 años. Descomponga por tanto el expediente, dé a cada componente su propia fecha de fin y ordene cada año lo que toca. En cuanto termina un plazo, destruye los documentos de forma confidencial y conserva la prueba. Así cumple la limitación de la conservación sin tirar nada demasiado pronto ni demasiado tarde.
¿Ordenar expedientes con el plazo de conservación vencido? Solicite un presupuesto en desnipperaar.nl o lea cómo funciona destruir un expediente de personal. Recibe un certificado como prueba.