Conservación y destrucción de nóminas: plazos y RGPD
Las nóminas están entre las pilas de papel más sensibles de cualquier empresa. Recibos de salario, resúmenes anuales, números de identificación, datos bancarios y copias de documentos de identidad están todos ahí. Debe conservar esos datos varios años para la administración tributaria, pero en cuanto el plazo ha pasado el RGPD le obliga al contrario a eliminarlos. Este artículo alinea los plazos de conservación y muestra cómo destruir después las nóminas de forma confidencial, con un certificado como prueba.
La pregunta de cuánto tiempo conservar la administración de salarios parece sencilla, pero la respuesta difiere según el componente. Una parte se rige por la regla fiscal estándar de conservación de siete años. Para la declaración de retención el plazo es de cinco años. Para la copia del documento de identidad también cinco años, pero contados desde otro momento. Quien confunde esos plazos conserva demasiado tiempo o tira demasiado pronto.
¿Qué contienen las nóminas?
La administración de nóminas es más que una pila de recibos de salario. Es el conjunto de datos necesario para pagar salarios y liquidar las retenciones. En la práctica reúne una amplia gama de documentos, a menudo los datos más personales de sus empleados:
- Recibos de salario y hojas de salario por empleado
- Resúmenes anuales y el resumen salarial del año
- El formulario de datos de retención (antes la declaración de retención)
- Copias de documentos de identidad
- El número de identificación de cada empleado
- Datos bancarios para el pago del salario
- Condiciones laborales que fijan el salario, como horas de contrato y complementos
- Liquidaciones de gastos de viaje, cotizaciones de pensión y horas de permiso
Cada una de estas piezas contiene datos personales. Algunos, como el número de identificación y la copia del documento de identidad, son muy sensibles.
Por qué las nóminas son especialmente sensibles
Los datos salariales valen oro para los defraudadores. Con un número de identificación, un nombre y un número de cuenta bancaria alguien puede cometer fraude de identidad o hacer creíble un ataque de phishing. Solo puede tratar el número de identificación donde la ley lo permite. Las nóminas son uno de esos lugares, pero solo mientras exista una base. Si la base desaparece, el número debe irse.
Para la administración tributaria debe conservar. Para el RGPD debe eliminar en cuanto la conservación ya no sea necesaria.
La regla fiscal de conservación de 7 años
El núcleo de la conservación está en el artículo 52 de la ley general tributaria neerlandesa. Ese artículo obliga a los sujetos con deber contable a conservar su contabilidad durante siete años. Las nóminas se incluyen ahí de forma explícita, porque pertenecen a la contabilidad básica que la administración tributaria puede inspeccionar. El impuesto sobre los salarios y las cotizaciones se rigen por ese deber de conservación.
Los siete años significan que debe mantener disponibles las hojas de salario, las liquidaciones y los documentos subyacentes para una posible inspección. El plazo corre hasta que la administración tributaria ya no pueda practicar una liquidación complementaria. Una explicación completa de ese plazo está en la obligación fiscal de conservación de 7 años, que también indica cuándo se aplica un plazo de nueve o diez años.
La regla de 5 años para la declaración de retención
Junto a los siete años existe un plazo más corto y específico que muchos empleadores pasan por alto. Para el formulario de datos de retención, antes llamado declaración de retención, se aplica un plazo de conservación de cinco años tras el fin del contrato. Este formulario contiene los datos con los que determina si aplica la reducción fiscal y a qué tipo retiene.
Los mismos cinco años valen para algunas piezas de retención relacionadas y ligadas directamente a un empleado. El punto clave es que este plazo solo empieza a correr una vez que el empleado se ha ido, no desde el año natural. Una declaración de un empleado que se fue en 2024 solo puede irse en 2030.
La copia del documento de identidad: 5 años tras la baja
La copia del documento de identidad merece su propia mención. Está obligado a establecer la identidad de un empleado al contratarlo y a conservar una copia de un documento de identidad válido en las nóminas. Esa copia debe conservarse hasta cinco años tras el fin del contrato.
Aquí los cinco años empiezan al fin del contrato, no en el año de la copia. Mientras alguien está empleado, la copia permanece en el expediente, incluso tras quince años de servicio. Solo cinco años tras la salida decae la base legal y debe destruirse la copia. Conservarla más tiempo del permitido es aquí un doble riesgo, porque ya no hay entonces motivo ni fiscal ni de protección de datos.
Los plazos de conservación alineados
La tabla siguiente resume los plazos principales. Úsela como referencia para su ronda de limpieza anual.
| Componente de la nómina | Plazo de conservación | Base |
|---|---|---|
| Hojas de salario, recibos, liquidaciones | 7 años | Art. 52 AWR |
| Resúmenes anuales y resumen salarial | 7 años | Art. 52 AWR |
| Formulario de datos de retención (declaración de retención) | 5 años tras el fin del contrato | Ley del impuesto sobre salarios |
| Copia del documento de identidad | 5 años tras el fin del contrato | Ley del impuesto sobre salarios |
| Registro del número de identificación | Mientras exista una base | RGPD art. 5 / Ley del impuesto |
| Cuenta bancaria para el salario | Hasta liquidar el pago, 7 años para lo fiscal | RGPD art. 5 / Art. 52 AWR |
Los plazos varían, pero la regla detrás de ellos es siempre la misma. Mientras exista un motivo fiscal o legal, conserva. Si ese motivo desaparece, elimina. Un resumen más amplio de plazos para todo tipo de datos está en la guía rápida de plazos de conservación RGPD.
¿Cuándo empieza a correr el plazo?
El punto de partida de un plazo decide si elimina a tiempo. Para los siete años fiscales, el plazo empieza el 1 de enero del año siguiente al ejercicio. Para los cinco años de la declaración de retención y de la copia de identidad, el fin del contrato es el punto de partida.
El consejo práctico es anotar las fechas de fin relevantes en cada baja. Vincule esas fechas a una ronda de limpieza anual fija, por ejemplo tras el cierre del ejercicio. Quien no lleva este control conserva expedientes antiguos sin fin por prudencia. La prudencia sola, sin embargo, no es un motivo RGPD válido.
Las nóminas digitales también se conservan y destruyen
Muchos empleadores llevan ya sus nóminas de forma digital. Los plazos de conservación no cambian por ello. Una hoja de salario digital se rige por los mismos siete años que una versión en papel. La diferencia está en la destrucción. Borrar un archivo y vaciar la papelera no es lo mismo que destruir, porque los datos siguen entonces en el disco.
Solo cuando el disco se sobrescribe o se destruye físicamente desaparece de verdad un archivo de nómina digital. Con un programa de nóminas en la nube, recoge en el contrato de encargo de tratamiento que el proveedor elimine los datos tras el plazo. Si conserva copias de seguridad en sus propios discos o memorias USB, esos soportes se incluyen en el mismo proceso de destrucción que el papel.
Conservar para lo fiscal frente a eliminar para el RGPD
La tensión entre la administración tributaria y el RGPD aparece con nitidez en las nóminas. El fisco quiere que conserve, la ley de privacidad quiere que elimine. Esos dos no chocan, se suceden. Durante el plazo de conservación conservar es obligatorio y eliminar no está permitido. Tras el plazo conservar ya no está permitido y eliminar pasa a ser obligatorio.
El principio de limitación de la conservación del artículo 5 del RGPD dice que no conserva datos personales más tiempo del necesario. Una hoja de salario más allá de sus siete años ya no tiene finalidad. Conservarla más tiempo es entonces una infracción, por bienintencionada que sea. El deber de destrucción es la pieza final que la guía pilar destruir el expediente de personal trata en detalle.
Destrucción confidencial del papel en P-5
Una vez pasado el plazo, las nóminas pueden irse, pero no de cualquier modo. Tirar recibos de salario y copias de identidad al reciclaje de papel es una brecha de datos que debe notificar a la autoridad de protección de datos. El RGPD pide en el artículo 32 medidas apropiadas. Esa obligación corre hasta que el papel queda ilegible.
En la práctica se apoya en la norma DIN 66399, que fija niveles de seguridad para la destrucción de papel. Como las nóminas contienen números de identificación y copias de identidad, el P-5 es el mínimo, el mismo nivel recomendado para las categorías especiales de datos personales.
| Nivel | Tamaño de partícula | Adecuado para |
|---|---|---|
| P-4 | Partículas pequeñas | Documentos de oficina corrientes con datos ordinarios |
| P-5 | Partículas muy pequeñas | Nóminas, números de identidad, copias de identidad |
| P-6 / P-7 | Micropartículas | Documentos públicos y estrictamente secretos |
Una trituradora de oficina barata no suele alcanzar el P-5. Para una pila anual de nóminas, externalizar a un proveedor certificado suele ser la opción más segura.
Destruir soportes de datos con datos salariales
Los datos salariales no están solo en papel. Están en los discos duros de ordenadores antiguos, en memorias USB de copia de seguridad y en exportaciones de un programa de nóminas. Esos soportes piden el mismo final cuidadoso que el papel.
La ventaja práctica es que el papel y los soportes de datos pueden irse en la misma recogida, cada uno destruido al nivel adecuado. En los soportes, los números de serie figuran en el certificado, de modo que la prueba es rastreable hasta el soporte concreto.
El certificado de destrucción como prueba
Destruir es una acción, pero el RGPD pide que también pueda mostrarlo. El principio de responsabilidad proactiva del artículo 5.2 significa que debe poder mostrar que las nóminas antiguas se eliminaron correctamente. La prueba de ello es el certificado de destrucción.
El certificado indica la fecha, la cantidad y el nivel DIN aplicado, en los soportes complementado con los números de serie. Conserve el certificado al menos cinco años en su expediente RGPD, preferiblemente en formato digital y en un lugar fijo. Si alguna vez llega una pregunta de la administración tributaria, de la autoridad de protección de datos o de un antiguo empleado, muestra en unos minutos que los datos se destruyeron. Sin esa prueba solo quedan buenas intenciones, que no cuentan en una inspección.
Recogida sellada en un radio de 20 km de Ámsterdam
La destrucción demostrable empieza ya en la recogida. Si las nóminas se llevan selladas y la cadena de la recogida a la destrucción permanece cerrada, no hay ningún momento en que un expediente se extravíe. Eso hace la prueba más fuerte.
Trabajamos con un servicio de recogida en un radio de 20 km alrededor de Ámsterdam, sin gastos de desplazamiento en esa zona. No hay atención presencial ni entrega, todo pasa por la recogida. Fuera de Ámsterdam trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas, donde varios encargos de una región se combinan en un precio fijo.
¿Cuánto cuesta destruir las nóminas?
El precio es fijo y conocido de antemano. Paga por caja o contenedor, desde unos 30 euros por la primera caja, certificado incluido. Los soportes de datos se facturan por unidad, con registro de números de serie. En un radio de 20 km de Ámsterdam no cobramos gastos de desplazamiento. No hay contrato ni suscripción, solo paga por lo que hace destruir.
La prueba no cuesta, pues, nada más. La destrucción demostrable no es más cara que una destrucción ordinaria, la diferencia está en el certificado que conserva. La estructura completa de precios con ejemplos está en el coste de la destrucción de archivos.
Pasos hacia unas nóminas depuradas
- Inventaríe por empleado. Anote las fechas de alta y baja y determine el plazo por componente.
- Seleccione lo que puede irse. Use la tabla de arriba. Hojas de salario tras 7 años, declaración de retención y copia de identidad 5 años tras la salida.
- Planifique una ronda de limpieza fija. Preferiblemente tras el cierre del ejercicio, para que se convierta en un hábito.
- Haga recoger y destruir al menos en P-5, papel y soportes juntos.
- Conserve el certificado al menos 5 años en su expediente RGPD y anote la destrucción en su registro de actividades.
¿Destruir las nóminas con certificado?
Indique lo que tiene y obtiene un precio fijo. Recogemos sellado, destruimos en DIN 66399 P-5 y recibe un certificado como prueba para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km de Ámsterdam.
Solicitar presupuestoPreguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo debo conservar las nóminas?
El núcleo de la administración de nóminas se rige por la regla fiscal de conservación de 7 años del artículo 52 AWR. Para la declaración de retención y el formulario de datos de retención se aplica un plazo de 5 años tras el fin del contrato.
¿Cuánto tiempo puedo conservar la copia de un documento de identidad?
Debe conservar la copia del documento de identidad hasta 5 años tras el fin del contrato. Después la base legal decae y debe destruir la copia.
¿Puedo tirar nóminas antiguas al reciclaje de papel?
No. Las nóminas contienen un número de identificación, datos salariales y datos bancarios. Tirarlas sin triturar es una brecha de datos. Hágalas destruir de forma confidencial al menos en DIN 66399 P-5.
¿Qué nivel DIN se necesita para las nóminas?
Como las nóminas contienen números de identidad, el P-5 es el mínimo en la práctica. Es el mismo nivel recomendado para las categorías especiales de datos personales.
¿Cómo pruebo que las nóminas se destruyeron?
Con un certificado de destrucción que indique la fecha, la cantidad y el nivel DIN. Conserve ese certificado al menos 5 años en su expediente RGPD como prueba para el principio de responsabilidad proactiva.
Conclusión
Conservar y destruir las nóminas se reduce al momento adecuado. La regla fiscal de conservación mantiene el núcleo durante siete años, mientras que la declaración de retención y la copia de identidad pueden quedarse cinco años tras la salida. En cuanto esos plazos han pasado, el RGPD le obliga a eliminar. Anotando las fechas de fin por empleado y eliminando cada año, nunca conserva demasiado tiempo ni tira demasiado pronto. Haga destruir las nóminas antiguas de forma confidencial en P-5 y conserve el certificado como prueba. Así satisface tanto a la administración tributaria como a la autoridad de protección de datos.
Lea también la guía pilar destruir el expediente de personal y los artículos relacionados sobre cuánto tiempo conservar un expediente de personal, la conservación y destrucción de datos de candidatos y la checklist de baja del empleado.
¿Destruir las nóminas? Solicite un presupuesto vía desnipperaar.nl. Recogemos sellado, destruimos en P-5 y recibe un certificado como prueba para su expediente RGPD.