Gestorias de nominas: destruir datos salariales
Una gestoria de nominas trabaja con los datos de personal mas sensibles que existen. Fichas de nomina, certificados anuales, una copia del documento de identidad, el BSN y archivos salariales completos de cada empleado al que paga por sus clientes. Una parte entra en la obligacion fiscal, otra en el plazo propio de la nomina y otra debe conservarse el menor tiempo posible. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial como encargado del tratamiento.
En resumen, conserva los datos basicos de la nomina cinco anos tras el fin de la relacion laboral y la contabilidad fiscal siete anos. Fichas de nomina, certificados anuales y copia del DNI entran en esos plazos. Lo que queda fuera no se conserva mas tiempo del necesario. Todo lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Dos marcos que se cruzan
En una administracion de nominas se cruzan dos cosas. La obligacion fiscal le obliga a conservar la nomina varios anos, con un plazo propio para los datos basicos de la nomina. Junto a ella rige el RGPD, que exige no conservar los datos personales mas tiempo del necesario. La obligacion de conservacion fija el minimo de lo que debe conservar, el RGPD el maximo de lo que no puede guardar demasiado tiempo.
Trate por tanto los datos salariales por tipo. Un certificado anual no tiene el mismo estatus que un borrador de ficha de nomina o una exportacion antigua de su programa. Al hacer esa distincion, conserva exactamente lo que debe y depura el resto a tiempo. Las lineas generales de conservar y destruir las nominas estan en la conservacion y destruccion de nominas.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los plazos de nomina desde el fin de la relacion laboral.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Datos basicos de la nomina | Retenciones salariales | 5 anos tras el fin del contrato |
| Contabilidad fiscal | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Copia del documento de identidad | Obligacion del empleador | 5 anos tras el fin del contrato |
| Fichas de nomina y certificados | Parte de la nomina | dentro de los plazos |
| Datos de ausencia y de salud | Sensibles, limitacion | el menor tiempo posible |
| Borradores y archivos intermedios | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no en sustitucion de su asesoramiento fiscal y juridico. En caso de duda, consulte con la administracion tributaria o su asesor de privacidad. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos. Cuanto tiempo conserva los datos de personal de forma mas amplia esta en el plazo de conservacion del expediente de personal.
Copia del DNI y BSN en la nomina
El empleador esta obligado a conservar una copia del documento de identidad de un empleado en la nomina hasta cinco anos tras el fin de la relacion laboral. Como gestoria, trata esa copia por cuenta de su cliente. Eso convierte su entorno en un punto de acumulacion de copias del DNI y numeros de identidad de cientos o miles de personas a la vez. Tratelas con el mismo cuidado que las propias fichas de nomina.
No conserve copias sueltas fuera de la contabilidad, proteja el BSN y depure de forma confidencial lo que ya no necesita. Los plazos concretos para la copia del DNI y las nominas, y en que se diferencian, estan en copia del DNI y nominas en la ETT.
Encargado por cuenta del empleador
Para la nomina, como gestoria suele ser encargado del tratamiento. El empleador es el responsable y determina la finalidad, usted trata los datos salariales por encargo. Fija ese reparto de papeles en un contrato de encargado, con acuerdos sobre seguridad, plazos de conservacion y destruccion. Sin esos acuerdos no queda claro quien decide cuando pueden irse que archivos salariales.
En el contrato de encargado recoja tambien como se devuelven o destruyen los datos al final de la colaboracion. Un cliente que se marcha deja a menudo un archivo de archivos salariales que no puede conservar sin motivo. Lo que debe figurar exactamente en un contrato asi esta en la lista del contrato de encargado.
Archivos salariales digitales y soportes de datos
Una administracion de nominas hace tiempo que no es solo papel. Exportaciones de su programa, copias de seguridad, servidores antiguos, memorias USB con archivos salariales y el portatil de un empleado que se fue contienen todos datos salariales. Borrar en formato digital no significa que los datos hayan desaparecido de verdad, porque un disco borrado suele seguir siendo legible. Trate por tanto los soportes con el mismo rigor que el papel.
Reuna aparte los soportes amortizados y hagalos destruir fisicamente en lugar de reutilizarlos o tirarlos. Asi evita que un disco antiguo con un ano completo de nominas acabe en un punto de segunda mano o en la calle.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en contabilidad fiscal, datos basicos de la nomina, copia del DNI y borradores.
- Respete los plazos legales, cinco anos para los datos basicos y siete anos en lo fiscal.
- Proteja el BSN y limite las copias del DNI a lo que exige la ley.
- Fije su papel de encargado en un contrato de encargado.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los datos salariales se destruyen de forma confidencial, porque contienen datos de identidad, de salario y a veces de salud. El papel y los soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un servidor de nominas antiguo, una copia de seguridad o una caja de archivo con certificados anuales tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD y ante su cliente de que actuo con cuidado. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir datos salariales?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar las copias del DNI indefinidamente. Cinco anos tras el fin del contrato, el motivo decae.
- Guardar los archivos salariales de clientes que se fueron. Sin base legal, no esta permitido.
- Tirar sin mas los soportes de datos. Un disco borrado suele seguir siendo legible.
- Sin contrato de encargado. Entonces no queda claro quien decide sobre la destruccion.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo debe conservar una gestoria de nominas los datos salariales?
Los datos basicos de la nomina tienen un plazo de conservacion de cinco anos tras el fin de la relacion laboral, la contabilidad fiscal siete anos. Las fichas de nomina y los certificados anuales entran en esos plazos. Lo que queda fuera no se conserva mas tiempo del necesario.
Puedo conservar una copia del documento de identidad en la nomina?
El empleador debe conservar una copia del DNI hasta cinco anos tras el fin de la relacion laboral. Como gestoria, la trata por cuenta del empleador. No conserve copias sueltas mas tiempo del necesario y proteja el BSN.
Soy encargado o responsable del tratamiento como gestoria?
Para la nomina suele ser encargado del tratamiento por cuenta del empleador. Fije ese reparto de papeles en un contrato de encargado, con acuerdos sobre plazos de conservacion y destruccion.
Como destruyo datos salariales conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Una gestoria de nominas gestiona los datos salariales, los documentos de identidad y los numeros de identidad de todos a los que paga, entre la obligacion fiscal y el RGPD. Conserve los datos basicos cinco anos, la contabilidad fiscal siete anos y proteja el BSN. Fije su papel de encargado en un contrato de encargado y trate los archivos salariales digitales con el mismo rigor que el papel. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi cumple ambos marcos y protege los datos de cada empleado.
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