Asesores fiscales: destruir expedientes de clientes
Un asesor fiscal gestiona los papeles mas sensibles de una empresa o un particular. Declaraciones, cuentas anuales, datos salariales con un BSN, una copia del documento de identidad de la diligencia Wwft y expedientes fiscales de clientes completos. Una parte entra en la obligacion fiscal de conservacion, otra en la Wwft y otra debe conservarse el menor tiempo posible. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta corta es la siguiente. Conserva las declaraciones y la contabilidad fiscal durante siete anos, y los datos de la diligencia del cliente Wwft hasta cinco anos despues del fin de la relacion. Las copias de identidad sueltas y los archivos de trabajo no se conservan mas tiempo del necesario. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Dos marcos: obligacion fiscal y RGPD
En un asesor fiscal se cruzan dos marcos. La obligacion fiscal de conservacion y la Wwft le obligan a conservar ciertos documentos a proposito, por un plazo fijo. Junto a ellos rige el RGPD, que exige no conservar los datos personales mas tiempo del necesario. La obligacion de conservacion fija el minimo de lo que debe guardar. El RGPD fija el maximo de lo que no puede guardar demasiado tiempo.
Trate por tanto el expediente del cliente por tipo de dato. Una declaracion no tiene el mismo estatus que un borrador, una copia de identidad o un correo de asesoramiento. Al hacer esa distincion, conserva exactamente lo que debe y depura el resto a tiempo. Asi evita que expedientes antiguos permanezcan anos sin que quede ninguna base para ellos.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y el plazo Wwft desde el fin de la relacion de negocios.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Declaraciones y contabilidad fiscal | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Inmuebles en el expediente | Plazo prolongado | 9 anos |
| Diligencia del cliente Wwft | Wwft, tras fin de relacion | 5 anos |
| Copia de identidad y BSN | Lo mas limitado posible | solo lo necesario |
| Correspondencia de asesoramiento | Ligada a la finalidad | el menor tiempo posible |
| Borradores y archivos de trabajo | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion y no en sustitucion de su propia valoracion por expediente. En caso de duda, consulte con su colegio profesional o asesor de privacidad. El lado fiscal se detalla en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos, que tambien cubre el plazo prolongado para inmuebles.
Copia de identidad y BSN: sea prudente
Un expediente fiscal de cliente esta lleno de un numero de identificacion. Aparece en la declaracion, en las nominas y en una copia del documento de identidad. El BSN es un dato sensible y una copia de identidad contiene, ademas de ese numero, una foto y mas de lo que suele necesitar. Conserve por tanto solo lo que la diligencia del cliente y la declaracion exigen de verdad y no guarde copias sueltas mientras no quede una base para ellas. Lo que haya tenido en papel lo depura de forma confidencial en lugar de ponerlo en el contenedor de papel.
Asi evita gestionar una montana de datos de identidad que en realidad no necesitaba. Como gestionar las menciones de BSN sueltas en carpetas y sistemas antiguos se trata en Numeros BSN en la administracion antigua. Los despachos contables se topan con la misma pregunta, como se describe en contables y la destruccion de expedientes de clientes.
La diligencia del cliente Wwft y su propio plazo
Como asesor fiscal entra en el ambito de la Wwft y realiza diligencia del cliente. Conserva sus datos y documentos hasta cinco anos despues del fin de la relacion de negocios. Ese plazo es independiente de los siete anos fiscales y puede ser mas largo o mas corto. Mantenga por tanto el expediente Wwft aparte de forma reconocible, para poder contar el plazo correcto al final de la relacion. Lo que ya no tiene que conservar por ley no debe quedarse indefinidamente en un cajon.
Tras los cinco anos la base decae y usted depura el registro de forma confidencial. El contexto y el solapamiento con el plazo fiscal se exponen en Wwft: conservar la diligencia del cliente 5 anos. Cuente el plazo por cliente y no de una vez para todo el archivo, para no destruir nada demasiado pronto o demasiado tarde.
Los expedientes digitales y los soportes tambien forman parte
La mayor parte del trabajo hoy es digital. Declaraciones, escaneos de pasaportes y expedientes de clientes completos estan en su software, en portatiles y en copias de seguridad. Un expediente antiguo es por tanto rara vez solo papel. Cuando destruye un expediente de cliente, el lado digital normalmente forma parte de ello. Un portatil amortizado, un servidor antiguo o un disco externo con datos fiscales no se borra con solo pulsar una tecla. La destruccion fisica del soporte es la via mas segura.
Trate por tanto papel y soportes en conjunto. Lo que puede irse en papel suele poder irse tambien en digital, y a la inversa. Asi evita vaciar el armario y dejar atras un disco antiguo con los mismos expedientes. Reuna los soportes precintados y hagalos destruir de forma confidencial junto con el papel.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida el expediente en declaraciones, diligencia Wwft, copia de identidad y archivos de trabajo.
- Limite copia de identidad y BSN a lo que la declaracion y la diligencia del cliente exigen.
- Cuente el plazo Wwft por cliente desde el fin de la relacion.
- Lleve los soportes y trate digital y papel en conjunto.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados y no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los expedientes fiscales de clientes se destruyen de forma confidencial, porque contienen datos de identidad, de salario y de patrimonio. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un portatil de trabajo antiguo o una copia con declaraciones tambien forma parte de esa misma corriente.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
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Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar las copias de identidad indefinidamente. Guarde solo lo que la declaracion y la diligencia del cliente exigen.
- Confundir el plazo Wwft y el plazo fiscal. Corren de forma separada el uno del otro.
- Vaciar solo el papel. Los soportes con los mismos expedientes quedan si no atras.
- Tirar sin triturar. Una declaracion con un BSN en la calle es una brecha de datos notificable.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo debe conservar un asesor fiscal las declaraciones y expedientes de clientes?
Las declaraciones y la contabilidad fiscal entran en la obligacion de conservacion de siete anos, contada desde el fin del ejercicio. Para los datos inmobiliarios rige un plazo prolongado de nueve anos. Los demas datos no se conservan mas tiempo del necesario para el asesoramiento y su liquidacion.
Puedo conservar una copia de identidad y el BSN en el expediente del cliente?
Sea prudente aqui. Una copia del documento de identidad contiene un BSN y una foto y es sensible. Conserve solo lo que la diligencia del cliente y la declaracion exigen de verdad y depure las copias sueltas en cuanto la base decae.
Cuanto tiempo conservo la diligencia del cliente Wwft?
La Wwft exige conservar los datos de la diligencia del cliente hasta cinco anos despues del fin de la relacion de negocios. Despues la base decae y usted depura el registro de forma confidencial.
Como destruyo los expedientes fiscales de clientes conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados hasta la destruccion y usted anota la operacion en su registro de tratamiento.
Conclusion
Un asesor fiscal trabaja con datos de identidad, de salario y de patrimonio de cada cliente, entre una obligacion de conservacion y el RGPD. Conserve las declaraciones y la contabilidad fiscal siete anos, conserve la diligencia Wwft cinco anos despues del fin de la relacion y sea prudente con la copia de identidad y el BSN. Trate los expedientes digitales y los soportes junto con el papel. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi cumple ambos marcos y protege los datos de sus clientes.
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