RRHH

Copia del DNI y nóminas: 7 frente a 2 años en la empresa de trabajo temporal

28 de enero de 2026 · 6 min de lectura · DeSnipperaar

Una empresa de trabajo temporal se enfrenta a la vez a dos marcos legales que no apuntan en la misma dirección. Por motivos fiscales estás obligado a conservar la administración salarial durante siete años. Al mismo tiempo, el RGPD te obliga a no conservar las copias de los documentos de identidad más tiempo del necesario, y para la mayoría de los empleadores eso son como máximo dos años tras el fin del contrato. En la práctica, en muchas agencias ambos tipos de documentos están mezclados en el mismo expediente de personal. Eso es un problema.

Este artículo describe cómo separar los dos volúmenes, qué plazos rigen jurídicamente y cómo integrar la destrucción en el ritmo de trabajo de la oficina.

Dos reglas, dos plazos

La obligación fiscal de conservación del artículo 52 de la Algemene wet inzake rijksbelastingen impone siete años a todos los datos relevantes para la recaudación de impuestos. Las nóminas, los resúmenes anuales, los recibos de pago, los contratos de trabajo y los registros de horas y kilómetros entran ahí. Consulta también nuestro artículo sobre la obligación fiscal de conservación de 7 años para ver el marco completo.

El RGPD no establece un plazo explícito para la copia del DNI, pero el artículo 5.1.e (limitación del plazo de conservación) obliga a destruir en cuanto el fin desaparece. La Agencia Tributaria neerlandesa exige para la retención salarial que verifiques y registres la identidad del trabajador, pero la guía de datos personales de la autoridad neerlandesa de protección de datos (AP) establece que una copia del documento en el expediente de personal puede conservarse como máximo cinco años tras la salida por motivos de liquidación complementaria de la retención salarial, y que el BSN y la fotografía deben permanecer el menor tiempo posible en otros lugares. En la práctica, muchas agencias aplican lo siguiente. La copia del DNI se elimina como máximo dos años tras el fin del contrato. La administración salarial se conserva siete años desde el cierre del ejercicio.

Qué sale mal sin separación

Si lo metes todo en una carpeta por trabajador y dejas esa carpeta siete años, conservas la copia del DNI cinco años más de lo necesario. Ante una brecha de datos o una inspección, eso es una infracción del RGPD. A la inversa, si destruyes toda la carpeta tras dos años, siete años después te faltan las nóminas que la Agencia Tributaria quiere ver en una investigación de liquidación.

Un expediente de personal no es jurídicamente una cosa única. Es un conjunto de documentos individuales, cada uno con su propio plazo de conservación.

Cómo separar en la práctica

Tres modelos viables:

1. Separación física. Dos carpetas por trabajador: «DNI y screening» y «salario y contrato». La primera carpeta va al contenedor de destrucción dos años tras la salida. La segunda carpeta, siete años desde el ejercicio.
2. Separación digital. En tu sistema de RRHH subes la copia del DNI con una etiqueta de retención propia. Rutina de borrado automático tras dos años. La administración salarial en el sistema de payroll con su propia retención de siete años.
3. Híbrido. Copia del DNI en papel en un armario cerrado por oficina, con una ronda de limpieza anual. La administración salarial digital en payroll. Esto funciona para agencias más pequeñas que aún trabajan en parte en papel.

¿Tapar el BSN o no?

Desde el 1 de enero de 2014 solo el empleador puede usar el BSN en la administración salarial. En las copias de documentos de identidad que circulan más allá dentro de la empresa (por ejemplo hacia clientes o usuarios) hay que ocultar el BSN. También la fotografía y el número de documento pueden taparse en algunos casos. Conviértelo en un procedimiento fijo y documéntalo en tu registro RGPD.

SNA y NEN 4400-1

Las ETT con un sello SNA o certificación NEN 4400-1 reciben auditorías periódicas. El auditor revisa entre otras cosas tus plazos de conservación, la separación de documentos y el proceso de destrucción. Un certificado de destrucción anual de una entidad certificada es aquí la prueba estándar esperada. Consulta también nuestro resumen de plazos de conservación RGPD por tipo de documento.

Destrucción móvil en la oficina

Como la copia del DNI y la administración salarial son especialmente sensibles, nuestro consejo es realizar la destrucción in situ. En DeSnipperaar el vehículo de destrucción acude a tu oficina y destruye el papel según DIN 66399 P-5. Tu empleado lo presencia y recibes de inmediato un certificado por lote. Los expedientes no salen del edificio intactos. Sin contrato, sin mínimo. Una ronda anual para los expedientes que superan el límite de los dos años es suficiente.

Qué hacer en una adquisición o fusión

En una adquisición, fusión o mudanza de oficina heredas también el archivo heredado en papel. El sucesor legal asume igualmente la obligación de conservación y la responsabilidad RGPD. En tal caso planifica un inventario en los primeros cien días, separa de inmediato DNI y salario, y destruye todo lo que quede fuera de ambos plazos.

En resumen

• Administración salarial: siete años por motivos fiscales desde el cierre del ejercicio.
• Copia del DNI: el menor tiempo posible, por regla general como máximo dos años tras el fin del contrato.
• Separa física o digitalmente, nunca todo en un sobre.
• Oculta el BSN al distribuir a terceros.
• La destrucción móvil evita que documentos sensibles se pierdan en el transporte.

¿Quieres leer más por sector? Consulta nuestra página de empresas de trabajo temporal y payroll, o el artículo sobre expedientes de candidatos tras un rechazo o una colocación.