Práctica

Mudanza de oficina: ¿qué te llevas, qué destruyes?

27 de marzo de 2026 · 7 min de lectura · DeSnipperaar

Una mudanza de oficina es la única ocasión en la que una organización recorre de verdad cada armario de archivo. Incluso las cajas que llevan años en la estantería se vuelven a sopesar de golpe. Eso convierte la mudanza en el momento perfecto para depurar. Llevarte lo que es legalmente necesario, destruir lo que hace tiempo debería haber desaparecido. Sin este momento de triaje mudas cajas que solo te lastran más. Y peor aún: mudas riesgo RGPD a la nueva ubicación.

Público objetivo: facility managers, office managers, DPO y empresarios que se mudan a corto plazo.

Por qué mudarse es el momento ideal

• Se vuelven a tocar todas las cajas, se leen las etiquetas.
• Vas a ganar tiempo: menos cajas = mudanza más barata.
• Ahorras espacio de archivo en la nueva ubicación.
• Puedes ordenar el cumplimiento del RGPD de inmediato en vez de hacer reparaciones más tarde.
• Los costes de destrucción por unidad bajan con grandes volúmenes.

Una mudanza de oficina sin triaje de archivo es una mudanza de problemas. Trasladas lo no resuelto a la nueva ubicación.

El calendario

Planifica el triaje al menos ocho semanas antes de la fecha de mudanza. Más tarde el estrés de la mudanza es demasiado alto para pensar bien. Ocho semanas dan margen para:

1. Hacer el inventario (2 semanas)
2. Control de plazos de conservación (1 semana)
3. Decisión de la dirección (1 semana)
4. Concertar la cita de destrucción (2 semanas en la agenda)
5. Ejecutar la destrucción in situ (1 día a 1 semana)
6. Certificado y administración (1 semana)

La lista de triaje

Reparte cada caja en una de tres categorías.

Llevar

• Expedientes en curso (activos en clientes o proyectos)
• Administración fiscal dentro de los 7 años (AWR art. 52). Consulta la obligación fiscal de conservación.
• Administración de inmuebles dentro de los 9 años (regularización de IVA)
• Expedientes médicos dentro de los 20 años (WGBO art. 7:454 BW). Consulta WGBO 20 años.
• Expedientes de abogado dentro del plazo de conservación
• Escrituras notariales y las partes del expediente asociadas
• Expedientes de RRHH activos de empleados en plantilla
• Contratos activos y acuerdos marco

Destruir

• Material fiscal de más de 7 años
• Datos de candidatura de más de 4 semanas (salvo consentimiento, máx. 1 año)
• Copias de ID de más de 5 años tras el fin del contrato
• Borradores y versiones de trabajo de más de 10 años
• Memorias USB y tarjetas SD antiguas de los cajones
• HDD amortizados y SSD
• Carpetas vacías con etiquetas identificables
• Cintas de backup ya leídas

Guardar en digital y destruir el papel

• Talonarios de recibos y notas de gasto si basta la versión escaneada
• Manuales antiguos disponibles en línea
• Folletos y catálogos que existen en digital

Categorías específicas

Equipos de IT

Estaciones de trabajo, portátiles y servidores antiguos. ¿Siempre se lleva algo? Dos opciones: a reacondicionamiento si es moderno y con un buen proceso de MDM, si no destruir. Lee borrar vs destruir un HDD.

Impresoras y fotocopiadoras

A menudo se pasan por alto: cada impresora multifunción tiene un HDD o SSD interno. Deja que el servicio de destrucción haga esa separación o pide al proveedor un borrado seguro con certificado.

Tarjetas inteligentes y tarjetas de acceso

Tarjetas de empleado y de visitante antiguas. Destruir conforme a la DIN 66399 (serie E para chips electrónicos o serie T para bandas magnéticas).

Tarjetas bancarias y de crédito

Tarjetas de pago antiguas del entorno de clientes y de caja. Destruir siempre, nunca mudar.

Planos y microfichas

Específico en arquitectos, ingenieros, ayuntamientos. Las microfichas entran en la serie F de la DIN 66399, los planos en la serie P pero exigen mayor capacidad de corte.

El flujo de triaje

1. Ten listas cintas adhesivas de tres colores: verde (va), rojo (destruir), amarillo (digitalizar).
2. Que por departamento dos personas recorran el archivo. Un responsable de contenido y uno de administración.
3. Marca con color cada caja. ¿Discusión? Salta esa caja y deja decidir al responsable o al DPO.
4. Verde: añadir a la lista de mudanza.
5. Rojo: reunir en una sala central.
6. Amarillo: escanear o enviar al servicio de digitalización.
7. Tras el triaje: programar el encargo de destrucción in situ.

Logística de la destrucción

Elige destrucción móvil, mejor no fuera de sitio. Motivo: durante el periodo de mudanza el acceso al edificio es confuso, los contenedores pueden perderse, la cadena de prueba es frágil. Haz que una trituradora móvil llegue a tu ubicación actual antes de que empiece la mudanza. Consulta destrucción móvil vs fuera de sitio.

Consejo: planifica la destrucción una semana antes del gran día de mudanza. Así te queda tiempo para corregir si has marcado una caja con demasiada prisa.

Comunicación

Informa a tiempo a los empleados sobre el proceso de triaje. Por lo general saben dónde están los expedientes antiguos que ya nadie conoce. Pídeles si acaso una lista por departamento. Deja claro que tirar por cuenta propia no está permitido. La destrucción se hace a través de la parte designada con certificado.

La cara RGPD de la mudanza

No lo olvides: durante la mudanza desplazas datos, y eso es un tratamiento bajo el RGPD. Puntos de atención:

• La empresa de mudanzas debe firmar un contrato de encargado del tratamiento si transporta material de archivo con datos personales.
• Acuerdo con números de precinto en las cajas que se sellan.
• Punto de aviso en caso de pérdida de cajas.
• Con grandes volúmenes: cámaras en el punto de carga y descarga.
• Cláusula de confidencialidad para el personal de la empresa de mudanzas.

Consulta también nuestra checklist de contrato de encargado del tratamiento.

Después de la mudanza

En la nueva ubicación: ordena el archivo con etiquetas claras, un inventario caja por caja y una cita para el año siguiente sobre una nueva ronda de destrucción. Evita que la siguiente mudanza vuelva a generar una montaña de archivo desconocido.

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¿Fecha de mudanza dentro de dos meses? Llámanos o solicita un presupuesto a través de desnipperaar.nl. Planificamos en pocos días una sesión móvil en tu ubicación actual.