Empresas de instalacion: destruir datos de clientes
Una empresa de instalacion trabaja en casas de particulares y en locales de empresa. Electricidad, calefaccion, bombas de calor, placas solares, frio o seguridad, en cada encargo anota direcciones de clientes y datos de contacto, a veces datos de llaves y accesos de un edificio, contratos de servicio y mantenimiento, informes de inspeccion e instalacion y por supuesto presupuestos y facturas. Una parte entra en la obligacion fiscal, otra se conserva para la garantia y otra debe conservarse el menor tiempo posible. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida, los presupuestos que dan lugar a un encargo y todas las facturas se conservan siete anos por la obligacion fiscal. Las direcciones de clientes y los informes de instalacion se conservan mientras corra la relacion, la garantia o un plazo de inspeccion. Los datos de llaves y accesos se eliminan en cuanto termina el encargo. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Dos marcos: obligacion fiscal y RGPD
En una empresa de instalacion se cruzan dos cosas. La obligacion fiscal le obliga a conservar los presupuestos, las facturas y la contabilidad asociada durante siete anos. Junto a ella rige el RGPD, que exige no conservar los datos personales mas tiempo del necesario. La obligacion fiscal fija el minimo para su contabilidad, el RGPD el maximo para los datos de clientes y de locales que no puede guardar demasiado tiempo.
Trate por tanto los datos por tipo. Una factura no tiene el mismo estatus que un codigo de llave o un plano de instalacion antiguo. Al hacer esa distincion, conserva exactamente lo que debe y depura el resto a tiempo. Un repaso a cuanto tiempo conservar los documentos ayuda a fijar los plazos.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde el fin del encargo o de la garantia.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Presupuestos y facturas | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Direcciones de clientes y contacto | Ligado a la finalidad | hasta fin de relacion o garantia |
| Datos de llaves y accesos | Mientras corra la gestion | al terminar el encargo |
| Contratos de servicio y mantenimiento | Vigencia y litigio | duracion del contrato + plazo razonable |
| Informes de inspeccion e instalacion | Garantia y rendicion de cuentas | plazo de garantia o de inspeccion |
| Correspondencia y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no en sustitucion de sus propios acuerdos y de las normas aplicables. En caso de duda, consulte con su asociacion del sector o asesor de privacidad. Un resumen completo por tipo de documento esta en la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.
Datos de llaves y accesos: especialmente sensibles
Si trabaja con llaves, cajas de llaves, codigos de alarma o tarjetas de acceso de un cliente, gestiona la seguridad de ese edificio. Esos datos son especialmente sensibles, porque en manos equivocadas dan acceso literalmente. Anote solo lo que necesita para el encargo, no guarde los codigos en un cuaderno suelto o un correo suelto y eliminelos en cuanto termine la gestion o el encargo. Lo que haya tenido en papel, como una impresion con codigos o un plano de llaves, lo depura de forma confidencial en lugar de al contenedor de papel.
Registre internamente quien tiene acceso a estos datos y mantenga las mesas y las furgonetas vacias al final del dia. Una politica de mesa limpia con destruccion evita que un plano de llaves o una lista de direcciones quede sobre un banco de trabajo.
Informes de inspeccion, instalacion y entrega
Una instalacion suele venir con un informe de inspeccion o de instalacion, un informe de mediciones o un documento de entrega. Los conserva mientras deba poder rendir cuentas de la instalacion y corra el plazo de garantia o de inspeccion. Mientras un cliente pueda reclamar una garantia o una inspeccion deba seguir siendo valida, hay una base valida para conservar el informe. Cuando ese plazo decae, tambien decae la finalidad y lo depura de forma confidencial.
Esto funciona como en la construccion, donde los expedientes tras la entrega tienen su propio plazo. Quien trabaja con subcontratistas o contratistas principales reconocera el enfoque de los expedientes UAV-GC tras la entrega. Conserve lo que deba poder demostrar, depure el resto de forma estructurada.
Furgonetas de servicio, planificacion y direcciones en ruta
Muchos datos de clientes viajan en la furgoneta, partes de trabajo, listas de direcciones, planificaciones y a veces un navegador o una tableta llena de direcciones. Esa informacion no debe quedar suelta y desde luego no debe ir al contenedor de papel o a una papelera publica. Reuna los partes de trabajo terminados en un contenedor cerrado y elimine las direcciones de los aparatos antes de entregarlos. El enfoque para los datos en y alrededor de una flota se detalla en los datos de los conductores y el RGPD en la flota.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en contabilidad, contacto con el cliente, gestion de llaves, contratos e informes.
- Conserve presupuestos y facturas siete anos por la obligacion fiscal.
- Elimine los datos de llaves y accesos en cuanto termine el encargo o la gestion.
- Conserve los informes mientras corra el plazo de garantia o de inspeccion.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los datos de clientes se destruyen de forma confidencial, porque contienen direcciones, datos de llaves y accesos y a veces datos financieros. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador de oficina antiguo, una tableta o un telefono con datos de clientes y direcciones tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir datos de clientes?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar demasiado tiempo codigos de llaves y de alarma. Eliminelos en cuanto termine el encargo o la gestion.
- Conservar los informes indefinidamente. Tras el plazo de garantia o de inspeccion decae la finalidad.
- Dejar los partes de trabajo sueltos en la furgoneta. Reunalos cerrados y destruyalos de forma confidencial.
- Tirar sin triturar. Una lista de direcciones o un plano de llaves en la calle es una brecha de datos notificable.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo debe conservar una empresa de instalacion presupuestos y facturas?
Los presupuestos que dan lugar a un encargo y todas las facturas entran en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Las direcciones de clientes y datos de contacto se conservan mientras dure la relacion o una garantia y despues se depuran.
Que hago con los datos de llaves y accesos de los locales?
Los codigos de llaves, codigos de alarma y datos de acceso son especialmente sensibles. Eliminelos en cuanto termine el encargo o la gestion y no los conserve nunca mas tiempo del necesario. Lo que estaba en papel se depura de forma confidencial.
Cuanto tiempo conservo los informes de inspeccion e instalacion?
Conserva los informes mientras corra el plazo de garantia o de inspeccion y deba poder rendir cuentas de la instalacion. Despues decae la finalidad y los depura de forma confidencial.
Como destruyo datos de clientes conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Una empresa de instalacion trabaja con direcciones, datos de llaves y accesos, contratos e informes de cada cliente, entre la obligacion fiscal y el RGPD. Conserve presupuestos y facturas siete anos, conserve los informes mientras corra el plazo de garantia o de inspeccion y elimine los datos de llaves y accesos en cuanto termine el encargo. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi cumple ambos marcos y protege los datos de sus clientes y la seguridad de sus locales.
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