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Empresas de limpieza: destruir datos de clientes

3 de agosto de 2026 · 10 min de lectura · DeSnipperaar

Una empresa de limpieza entra en todas partes. En oficinas, consultas, colegios y viviendas. Al hacerlo trata direcciones de clientes, datos de acceso y de llaves, codigos de alarma, contratos y cuadrantes de trabajo, y de sus propios limpiadores datos personales y un certificado de antecedentes. Una parte entra en la obligacion fiscal de conservacion, otra solo se guarda mientras dura el encargo, y los datos de acceso sensibles deben conservarse el menor tiempo posible. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como hacerlo destruir de forma confidencial.

En resumen. La facturacion y la contabilidad entran en los siete anos fiscales. Los contratos y cuadrantes se guardan hasta el fin del encargo. Las direcciones de clientes, las listas de llaves y los codigos de alarma no se conservan mas tiempo del que dura el acceso. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.

Dos marcos: el encargo y el RGPD

En una empresa de limpieza se cruzan dos cosas. Desde el encargo necesita ciertos datos para poder hacer su trabajo, desde una direccion y un codigo de acceso hasta un cuadrante. Junto a ello rige el RGPD, que exige no conservar los datos personales mas tiempo del necesario. El encargo fija el minimo de lo que necesita durante el trabajo, el RGPD el maximo de lo que no puede guardar demasiado tiempo despues.

Trate por tanto los datos por tipo. Una factura no tiene el mismo estatus que una lista de llaves o un codigo de alarma. Un contrato en vigor es algo distinto de un cuadrante antiguo que hace meses que ya no cuadra. Al hacer esa distincion, conserva exactamente lo que debe y depura el resto a tiempo.

Plazos de conservacion por parte

El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde el fin del encargo o el fin de la relacion laboral.

Parte	Punto de partida	Plazo
Facturacion y contabilidad	Obligacion fiscal	7 anos
Contratos y cuadrantes	Hasta fin del encargo y fiscal	ligado a la finalidad + 7 anos
Direcciones de clientes y contacto	Mientras dura el encargo	duracion del encargo
Datos de llaves, acceso y alarma	Lo mas limitado posible	hasta fin del acceso
Expediente del limpiador	Tras la baja	en general 2 anos
Certificado de antecedentes del limpiador	Solo como prueba	el menor tiempo posible

Use esto como orientacion, no en sustitucion de sus propios acuerdos y contratos. La linea general por tipo de documento esta en cuanto tiempo conservar los documentos, y la lista completa de plazos legales esta en la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.

Acceso, llaves y codigos de alarma: lo mas sensible

Los datos mas sensibles de una empresa de limpieza no son sobre usted mismo, sino sobre los inmuebles de sus clientes. Una lista de llaves, una lista de tarjetas de acceso y sobre todo un codigo de alarma valen oro para quien quiere hacer dano. Gestione por tanto esa informacion lo mas estrictamente posible. Registre solo lo que necesita, no la guarde en una nota suelta en la recepcion y actualicela de inmediato en cuanto un limpiador se marcha o un encargo termina.

Cuando un cliente se va o un inmueble cambia de cerradura, los codigos y listas de llaves antiguos pierden su finalidad. Si aun asi los conserva, mantiene en casa un riesgo que ya no necesita. Una politica de mesa limpia que tambien regula la destruccion ayuda a que esos papeles no anden sueltos por la oficina o el coche. Lo que ya no usa, lo depura de forma confidencial en lugar de arrinconarlo en un cajon.

Clientes a distancia y limpiadores en ruta

Muchas empresas de limpieza trabajan desde una pequena oficina o desde casa. Los cuadrantes, listas de direcciones y contratos de clientes viajan entonces en bolsas, en coches y en telefonos. Es practico, pero aumenta la probabilidad de que datos confidenciales queden en algun sitio. Trate el papel en ruta con el mismo cuidado que en la oficina. Los puntos de atencion para el teletrabajo con documentos confidenciales rigen aqui plenamente.

Acuerde adonde van los cuadrantes y listas de direcciones impresos despues de usarlos. Reunalos de forma centralizada en un contenedor cerrado y hagalos destruir en momentos fijos. Asi evita que una lista de clientes antigua acabe en el contenedor de papel o en una papelera en el lugar de trabajo.

Datos de personal y de antecedentes de los limpiadores

De sus propios empleados trata datos personales, contratos, nominas y a menudo un certificado de antecedentes (VOG). Un VOG se conserva el menor tiempo posible. Lo necesita como prueba de que vio el certificado al inicio de la relacion laboral, no para guardarlo durante anos. El expediente de personal se depura en gran parte dentro de los dos anos siguientes a la baja, con una parte fiscal como los datos de salario que dura mas. El reparto completo por parte esta en el plazo de conservacion del expediente de personal bajo el RGPD.

Mantenga los expedientes de los limpiadores claramente aparte de la administracion de clientes. Asi, al depurar, sabe exactamente que entra en un plazo fiscal y que puede irse tras la relacion laboral. Lo que imprime, lo depura de forma confidencial en cuanto ha cumplido su finalidad.

Como abordarlo en 6 pasos

1. Divida los datos en contabilidad, contratos, direcciones de clientes, datos de acceso y expedientes de personal.
2. Limite los datos de acceso a las llaves, tarjetas y codigos que realmente necesita.
3. Actualice en cada cambio en cuanto un limpiador se marcha o un encargo termina.
4. Respete la contabilidad segun el plazo fiscal de siete anos.
5. Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
6. Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.

Destruir confidencialmente con certificado

Los datos de clientes y de acceso se hacen destruir de forma confidencial, porque contienen direcciones, informacion de llaves y de alarma y a veces datos de personal. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador de planificacion antiguo, un telefono o un USB con cuadrantes de clientes forma parte de ello igualmente.

Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.

Errores frecuentes

• Dejar sueltas las listas de llaves y los codigos de alarma. Gestionelos de forma limitada y actualice en cada cambio.
• Conservar codigos antiguos tras un cambio de cerradura. Sin acceso, la finalidad de esos datos decae.
• Conservar los certificados de antecedentes durante anos. Un certificado debe estar en el expediente el menor tiempo posible.
• Tirar las direcciones de clientes al contenedor de papel. Una lista de direcciones en la calle es una brecha de datos notificable.
• No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.

Preguntas frecuentes

Cuanto tiempo conserva una empresa de limpieza los datos de clientes y de contratos?

La facturacion y la contabilidad entran en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Los contratos y cuadrantes se guardan hasta el fin del encargo y mientras aun pueda plantearse una garantia o un litigio. Las direcciones de clientes sueltas no se conservan mas tiempo del que dura el encargo.

Que hago con las llaves, tarjetas de acceso y codigos de alarma de un cliente?

Gestione esos datos lo mas estrictamente posible y actualicelos de inmediato en cuanto un limpiador se marcha o un encargo termina. Los codigos y listas de llaves en papel se depuran de forma confidencial en cuanto el acceso ya no es necesario.

Cuanto tiempo puedo conservar el certificado de antecedentes y el expediente de un limpiador?

Un certificado de antecedentes se conserva el menor tiempo posible, solo como prueba de que lo vio al inicio de la relacion laboral. El expediente de personal se depura en gran parte dentro de los dos anos siguientes a la baja, con una parte fiscal que dura mas.

Como destruyo estos datos conforme al RGPD?

De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.

Conclusion

Una empresa de limpieza trabaja con direcciones de clientes, datos de llaves y alarma, contratos y los datos personales de sus propios limpiadores, entre el encargo y el RGPD. Guarde la contabilidad siete anos, conserve los contratos hasta el fin del encargo y sea sumamente prudente con los datos de acceso. Actualice las listas de llaves y los codigos en cada cambio y depure los certificados de antecedentes y los expedientes de personal antiguos a tiempo. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi cumple el RGPD y protege los inmuebles y los datos de sus clientes.

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