Empresas de produccion: destruir datos de empresa
Una empresa de produccion gestiona mucho mas que maquinas y existencias. En las oficinas y en la planta se encuentran la administracion de personal y de nomina, documentos de I+D y secretos de fabricacion, expedientes de calidad y de proveedores, datos de clientes y de pedidos y una pila creciente de soportes de datos antiguos y prototipos. Una parte entra en una obligacion legal de conservacion, otra es sensible a la competencia y otra debe conservarse el menor tiempo posible. Esta guia muestra, por tipo, que conserva, cuando puede irse y como hacerlo destruir de forma confidencial.
La respuesta rapida: la contabilidad se conserva siete anos, los datos de personal y de nomina tienen sus propios plazos y los secretos de I+D y de fabricacion se conservan mientras sean pertinentes. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado, no en el contenedor de papel de la planta.
Dos marcos: obligacion de conservacion y RGPD
En una empresa de produccion se cruzan dos cosas. La obligacion fiscal y administrativa de conservacion determina lo que debe conservar como minimo. El RGPD determina que no conserve los datos personales mas tiempo del necesario. La obligacion de conservacion forma el minimo, el RGPD el maximo. Entre ambos hay un tercer interes que pesa mucho en la industria. Sus secretos de empresa y su conocimiento tecnico quiere protegerlos de miradas indeseadas.
Trate por tanto los datos por tipo. Una nomina no tiene el mismo estatus que un plano de produccion o un expediente de proveedor. Al hacer esa distincion, conserva exactamente lo que debe y depura el resto a tiempo y de forma segura.
Plazos de conservacion por elemento
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde el momento en que la finalidad se ha alcanzado.
| Elemento | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Contabilidad | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Administracion de nomina | Fiscal y retenciones salariales | 5 a 7 anos |
| Expediente de personal | RGPD, ligado a la finalidad | en general 2 anos tras la salida |
| I+D y secretos de fabricacion | Interes comercial | mientras sea pertinente |
| Expedientes de calidad y de proveedores | Contrato y norma | duracion + garantia |
| Datos de clientes y de pedidos | Ejecucion y fiscal | ligado a la finalidad + 7 anos |
Use esto como orientacion, no en sustitucion de sus propias normas sectoriales o contratos. En caso de duda, consulte con su asesor contable o de privacidad. El lado fiscal se detalla en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos y el resumen completo esta en la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.
Administracion de personal y de nomina
La planta produce muchos datos personales. Contratos de trabajo, nominas, resumenes de ausencias, evaluaciones y copias de titulos. El lado de la nomina tiene plazos fiscales, el expediente de personal entra en el RGPD y suele irse unos anos tras la salida. Una declaracion de retenciones y un documento de identidad tienen su propio plazo. Mantenga esos elementos aparte y depure, por empleado, lo que ha alcanzado su finalidad. Como construir esto con exactitud se lee en el plazo de conservacion del expediente de personal.
I+D, secretos de fabricacion y prototipos
Aqui esta el nucleo de una empresa de produccion. Planos, formulas, resultados de ensayos, calculos y prototipos representan anos de inversion. Estos documentos rara vez entran en una obligacion legal de conservacion, pero el dano de una fuga es grande. Un plano de produccion antiguo con el papel usado puede acabar en manos de un competidor. Trate por tanto el material de I+D como confidencial, conservelo mientras sea pertinente y hagalo destruir despues de forma controlada. Eso vale tambien para los prototipos y modelos fisicos que revelan su diseno. En la falsificacion y la proteccion de marca rige la misma logica, como se describe en falsificacion y proteccion de marca.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en contabilidad, personal, I+D, calidad y pedidos.
- Respete la obligacion de conservacion para la contabilidad y la administracion de nomina.
- Marque la I+D y los secretos de fabricacion como confidenciales y mantengalos fuera del papel usado.
- Depure los datos de clientes y de pedidos en cuanto la ejecucion, la garantia y el fisco lo permitan.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, incluidos los soportes de datos antiguos y los prototipos.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Hacer destruir de forma confidencial con certificado
Los datos de empresa se hacen destruir de forma confidencial, porque contienen informacion personal, financiera y sensible a la competencia. El papel y los soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un servidor de produccion antiguo, un disco de copia de seguridad o un prototipo con su diseno tambien forma parte de ello. En la planta, ese material desaparece de otro modo con facilidad sin control. Mas informacion sobre el papel esta en destruir papel confidencial en la empresa.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD y ante su propio sistema de calidad de que actuo con cuidado. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir datos de empresa?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Los planos de I+D con el papel usado. Los secretos de fabricacion deben destruirse de forma confidencial.
- Dejar tirados soportes de datos antiguos. Un servidor o disco amortizado suele contener aun todo.
- Conservar los expedientes de personal indefinidamente. Tras el plazo decae el motivo para guardarlos.
- Olvidar los expedientes de proveedores. Los acuerdos de precios y los contratos tambien son confidenciales.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo debe conservar una empresa de produccion su contabilidad?
La contabilidad entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos, contada desde el fin del ejercicio. Los datos de personal y de nomina tienen sus propios plazos. Los documentos de I+D se conservan mientras sean comercial o juridicamente pertinentes y despues se depuran de forma confidencial.
Puedo tirar sin mas los documentos de I+D y los secretos de fabricacion?
No. Los planos, formulas y resultados de ensayos son sensibles a la competencia y no van con el papel usado. Hagalos destruir de forma confidencial con un certificado, para que el conocimiento no acabe fuera de su empresa.
Cuanto tiempo conservo los datos de clientes y de pedidos?
La parte ligada a la facturacion entra en los siete anos fiscales. Los demas datos de pedido y de contacto no se conservan mas tiempo del necesario para la ejecucion, la garantia y una eventual responsabilidad.
Como destruyo soportes de datos antiguos y prototipos conforme al RGPD?
Precintados y con un certificado de destruccion. Discos duros, copias de seguridad y prototipos viajan cerrados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Una empresa de produccion trabaja con datos personales, financieros y sensibles a la competencia, entre una obligacion de conservacion y el RGPD. Conserve la contabilidad siete anos, depure los expedientes de personal tras el plazo y trate la I+D y los secretos de fabricacion como confidenciales mientras vivan. Los datos de clientes y de pedidos se van en cuanto la ejecucion y el fisco lo permiten. No olvide los soportes de datos antiguos y los prototipos. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi cumple las normas y protege el conocimiento que distingue a su empresa.
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