Hosteleria

Empresas de catering: destruir datos de clientes

3 de agosto de 2026 · 10 min de lectura · DeSnipperaar

Una empresa de catering trata no solo los datos del cliente que hace el encargo, sino tambien los de cada invitado a la mesa: datos de contacto del cliente, listas de invitados y de asistentes de bodas y eventos de empresa, dietas y alergias, datos del personal y del personal eventual y la facturacion. Una parte entra en la obligacion fiscal, otra parte toca datos de salud y otra debe conservarse el menor tiempo posible. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como hacerlo destruir de forma confidencial.

La respuesta rapida: la facturacion entra en los siete anos fiscales, los datos de contacto del cliente se conservan mientras duren el encargo y el seguimiento. Las listas de invitados y de asistentes y las dietas no se conservan mas tiempo del necesario para el evento. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.

Dos capas: cliente e invitado

En catering trabaja con dos capas de datos personales. La primera capa es el cliente que hace el encargo, con quien firma el contrato y a quien factura. La segunda capa son los invitados de ese evento, de quienes a veces tiene un nombre en una lista y a menudo una dieta o alergia. Esa segunda capa es mas sensible que la primera, porque el invitado no tiene relacion de negocio con usted y no espera que sus datos queden por ahi.

Trate por tanto los datos por capa y por tipo. La administracion del encargo tiene un estatus distinto que una lista de nombres o una nota sobre una alergia. Al hacer esa distincion, conserva exactamente lo que debe y depura el resto a tiempo. El mismo razonamiento vale para otros datos de la hosteleria, como describimos en hosteleria: destruir documentos.

Plazos de conservacion por parte

El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde el fin del evento.

Parte	Punto de partida	Plazo
Facturacion y administracion	Obligacion fiscal	7 anos
Presupuestos y confirmaciones de pedido	Hasta la liquidacion y fiscal	ligado a la finalidad + 7 anos
Listas de invitados y de asistentes	Ligado al evento	el menor tiempo posible
Dietas y alergias	Datos de salud, limitacion de conservacion	el menor tiempo posible
Personal y personal eventual	Plazos de RRHH propios	segun el plazo de RRHH
Correspondencia y borradores	Sin obligacion	depurar de inmediato

Use esto como orientacion, no como una lista exhaustiva. En caso de duda, consulte con su contable o su asesor de privacidad. Un resumen completo por tipo de dato esta en la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.

Dietas y alergias: datos de salud

Para una cena lograda necesita las dietas y alergias, pero esa informacion es mas sensible que una preferencia corriente. Una alergia a los frutos secos o al gluten o una dieta por razones medicas puede tocar datos de salud, que como datos personales sensibles gozan de proteccion adicional. Recoja solo lo que necesita para la ejecucion, mantenga esas necesidades aparte de forma reconocible del resto y depurelas en cuanto el evento haya pasado. Conservar por si algun dia sirve no es una base valida.

Este enfoque se parece mucho al de los restaurantes, que tratan reservas con informacion de alergias. Como manejarlo se expone en restaurantes: destruir reservas y datos de alergias. El punto de partida es siempre el mismo. Recoja poco, conserve poco tiempo y depure de forma confidencial.

Listas de invitados, asistentes y personal

Para una boda o una fiesta de empresa a menudo le entregan una lista completa de invitados o de asistentes. Esa lista esta ligada a ese unico evento y despues debe irse. En cuanto el dia ha pasado y la facturacion queda liquidada, la base de la lista decae. La misma logica que con las agencias de eventos, que desarrollamos en agencias de eventos: destruir listas de asistentes.

Para su propio personal y su personal eventual rigen plazos de RRHH aparte. Los contratos, las copias de un documento de identidad y los datos de nomina tienen sus propias reglas, independientes del evento. Lo que conserva de los trabajadores temporales lo mantiene lo mas limitado posible. Puede leer mas sobre ello en expediente de personal: plazo de conservacion bajo el RGPD.

Como abordarlo en 6 pasos

1. Divida los datos en administracion, listas de invitados, dietas y personal.
2. Limite los datos de los invitados a lo que necesita para la ejecucion.
3. Trate las dietas y alergias aparte y depurelas despues del evento.
4. Respete la administracion segun el plazo fiscal de siete anos.
5. Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no con el papel viejo.
6. Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.

Destruir confidencialmente con certificado

Los datos de catering se destruyen de forma confidencial, porque contienen datos de contacto, de invitados y a veces de salud. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador portatil antiguo o una memoria USB con listas de invitados y planes de menu forma parte de ello tambien.

Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.

Errores frecuentes

• Conservar las listas de invitados indefinidamente. Tras el evento y la facturacion la finalidad decae.
• Tratar las dietas y alergias como notas corrientes. Tocan datos de salud y piden cuidado extra.
• Dejar sueltos todos los post-its y menus. Tambien las notas sueltas con nombres son datos personales.
• Tirar sin triturar. Una lista de invitados en la calle es una brecha de datos notificable.
• No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.

Preguntas frecuentes

Cuanto tiempo conserva una empresa de catering los datos de clientes e invitados?

La facturacion entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Los datos de contacto del cliente se conservan mientras dure el encargo y el seguimiento. Las listas de invitados y de asistentes y las preferencias no se conservan mas tiempo del necesario para el evento.

Son las dietas y alergias datos de salud?

Una alergia o una dieta por razones medicas puede tocar datos de salud, que son datos personales sensibles. Mantenga esas necesidades aparte de forma reconocible, uselas solo para el evento y depurelas despues.

Cuanto tiempo conservo las listas de invitados y de asistentes de un evento?

El menor tiempo posible. En cuanto el evento termina y la facturacion queda liquidada, la base de la lista decae. La parte administrativa se conserva por el plazo fiscal, la lista de nombres en si se depura.

Como destruyo los datos de catering conforme al RGPD?

De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.

Conclusion

Una empresa de catering trabaja con datos de contacto, de invitados y a veces de salud, repartidos entre el cliente que hace el encargo y los invitados a la mesa. Conserve la administracion siete anos, conserve las listas de invitados y las dietas el menor tiempo posible y trate los datos del personal segun los plazos de RRHH. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi cumple el RGPD y protege los datos de sus clientes y de sus invitados.

Lea tambien: empresas de produccion: destruir datos, empresas de limpieza: destruir datos de clientes, alquiler de maquinaria: destruir datos de clientes y la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.

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