Restaurantes: destruir reservas y datos de alergias
Un restaurante o servicio de catering trata mas datos personales de lo que parece: reservas con nombre y numero de telefono, notas sobre alergias y dietas, notas de no-show, datos de pago y a veces listas de invitados de un encargo de catering. Las notas de alergias y dietas convierten parte de esos datos en datos de categoria especial. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida: la facturacion se conserva siete anos por la obligacion fiscal. Los datos de reserva no se conservan mas tiempo del necesario para la visita y su liquidacion. Las notas de alergias y dietas son datos de salud que trata aparte y destruye a un nivel fino. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Por que una reserva contiene mas de lo que parece
Una reserva parece inofensiva, pero contiene un nombre, un numero de telefono, a veces una direccion de correo y el grupo. En cuanto se anade una alergia o una dieta, se vuelve mas sensible, porque eso dice algo sobre la salud de un cliente. Una dieta medica o una alergia es un dato de salud y por tanto un dato de categoria especial bajo el RGPD, con reglas mas estrictas. Una nota de no-show o una nota nominal tambien toca la privacidad de un cliente.
El RGPD exige la limitacion de conservacion. No conserve las reservas y notas mas tiempo del necesario para la visita y una posible reclamacion, y depurelas despues. Solo la contabilidad fiscal tiene un plazo fijo de siete anos.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde la visita o el encargo de catering.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Facturacion y contabilidad | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Reserva (nombre, telefono, grupo) | Hasta la visita y liquidacion | el menor tiempo posible |
| Notas de alergias y dietas | Datos de categoria especial | ligado a la finalidad, destruir fino |
| No-show y notas nominales | Sensibles, plazo corto | evaluar con cuidado |
| Lista de invitados de un encargo de catering | Hasta la finalizacion del encargo | ligado a la finalidad |
| Datos de fidelizacion y marketing | Con consentimiento | mientras valga el consentimiento |
Use esto como orientacion, no como fallo juridico definitivo. En caso de duda sobre un caso concreto, consulte con su delegado de proteccion de datos o asesor. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos.
Tratar las notas de alergias y dietas aparte
Las notas de alergias y dietas son la parte mas sensible de una reserva. Mantengalas aparte de forma reconocible, permitalas solo a quien prepara o sirve el plato y destruyalas a un nivel fino una vez realizada la visita y sin motivo para conservarlas. Asi evita que una lista de reservas antigua con datos de salud quede semanas o meses en el mostrador. Las listas de reservas impresas de una noche concurrida deben destruirse de forma confidencial despues, no al contenedor de papel.
Notas de no-show y listas de invitados
Una nota de que un cliente no acudio puede conservarse un tiempo, pero una lista negra permanente con nombres y conductas exige un analisis cuidadoso y un plazo corto. No conserve tales notas mas tiempo del necesario y no sin una finalidad concreta. En los encargos de catering trabaja a menudo con una lista de invitados, a veces con dietas anadidas. Esa lista pertenece al encargo y se depura una vez finalizado y liquidado el encargo.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en contabilidad, reservas, notas de alergias y listas de invitados.
- Trate las notas de alergias y dietas aparte y a un nivel de destruccion fino.
- Limite las notas de no-show a un plazo corto con una finalidad concreta.
- Depure las listas de reservas y de invitados una vez liquidada la visita o el encargo.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los datos de reserva y de clientes se destruyen de forma confidencial, porque contienen datos de salud, de contacto y de pago. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador de reservas antiguo o una copia con datos de clientes tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir datos de reserva y de clientes?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Dejar las listas de reservas por ahi. Las listas impresas con alergias son datos sensibles.
- Tratar las notas de alergias y dietas como papel ordinario. Son datos sensibles.
- Mantener una lista negra permanente. Las notas de no-show exigen un plazo corto y una finalidad.
- Tirar sin triturar. Una lista de invitados en la calle es una brecha de datos notificable.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo conserva un restaurante los datos de reserva?
La facturacion entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Los datos de reserva sin otra base, como el nombre y el numero de telefono, se depuran una vez realizada la visita y sin ninguna reclamacion o litigio en curso.
Son datos de categoria especial las notas de alergias y dietas?
Si. Una nota sobre una alergia, una dieta medica o una intolerancia dice algo sobre la salud de un cliente y es por tanto un dato de categoria especial. Tratela aparte y destruyala a un nivel fino en cuanto deja de ser necesaria.
Puedo conservar una nota de no-show o una lista negra?
Solo brevemente y con una finalidad concreta. Una nota de que un cliente no acudio puede conservarse un tiempo, pero una lista negra permanente con datos personales exige un analisis cuidadoso y un plazo corto.
Como destruyo datos de reserva y de clientes conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Un restaurante o servicio de catering trata, mediante las reservas y las listas de invitados, datos de contacto y de salud, hasta las notas de alergias y dietas. Conserve la contabilidad siete anos, conserve las reservas solo mientras corran la visita y la liquidacion y trate las notas de alergias y dietas aparte. Las notas de no-show se conservan brevemente y con una finalidad. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial a un nivel fino, con un certificado como prueba. Asi protege los datos de sus clientes.
Lea tambien: hoteles: destruir datos de registro de huespedes, campings y parques de vacaciones: destruir datos de huespedes, agencias de eventos: destruir listas de asistentes y la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.
Quiere que recojamos datos de reserva y de clientes? Solicite un presupuesto en desnipperaar.nl. En unos minutos tiene un precio fijo, con certificado incluido como prueba.