Agencias de eventos: destruir listas de asistentes
Una agencia de eventos trata los datos de todos los que se inscriben: nombre y datos de contacto, cargo y organizacion, necesidades dieteticas y alergias, preguntas de accesibilidad, acreditaciones con datos de check-in y a menudo fotos o video del dia. Una parte entra en la obligacion fiscal, otra es justamente sensible y debe conservarse el menor tiempo posible. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida: la facturacion se conserva siete anos por la obligacion fiscal. La lista de asistentes y las acreditaciones no se conservan mas tiempo del necesario para el evento y su liquidacion. Las necesidades dieteticas, de alergia y de accesibilidad se tratan aparte. Si trabaja por encargo, sigue el contrato de encargo de tratamiento. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Por que una lista de asistentes contiene mas que un nombre
Una lista de asistentes parece inofensiva, pero a menudo contiene mas que nombres. Junto a los datos de contacto y la organizacion, figuran necesidades dieteticas, alergias y preguntas de accesibilidad, que pueden tocar datos de salud. Son datos de categoria especial bajo el RGPD, con reglas mas estrictas. En un gran congreso o festival se trata ademas de miles de personas a la vez, lo que hace una brecha de datos proporcionalmente danina.
El RGPD exige la limitacion de conservacion. No conserve los datos mas tiempo del necesario para el evento y su liquidacion, y depurelos despues. Solo la contabilidad tiene un plazo fijo de siete anos.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde la finalizacion del evento.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Facturacion y contabilidad | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Lista de asistentes y datos de contacto | Mientras haya una finalidad | depurar tras la finalizacion |
| Necesidades dieteticas, alergias y accesibilidad | Datos de categoria especial | destruir fino |
| Acreditaciones y datos de check-in | Solo durante el evento | depurar de inmediato |
| Fotos y video de asistentes | Solo con consentimiento | mientras valga el consentimiento |
| Correspondencia y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no como fallo juridico definitivo. Si trabaja por encargo de un cliente, fija los plazos en un contrato de encargo de tratamiento. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos.
Necesidades dieteticas, alergias y accesibilidad aparte
La parte mas sensible de una lista de asistentes son las necesidades en torno a la comida y la accesibilidad. Una dieta sin gluten por razones medicas, una nota sobre una silla de ruedas o una afeccion medica es un dato de salud. Mantenga esa informacion aparte de la lista ordinaria, de forma reconocible, permitala solo a quien ejecuta el evento y destruyala a un nivel fino en cuanto el evento ha pasado. Asi evita que una lista entera herede el plazo mas largo de su parte mas sensible.
Fotos de asistentes y consentimiento
El material del dia es valioso para un aftermovie o la siguiente edicion, pero una persona reconocible en una foto es un dato personal y toca tambien el derecho a la imagen. Use fotos y video solo con el consentimiento de los asistentes y limitelo a la finalidad acordada. Si alguien retira el consentimiento, elimina el material. Asi el uso del retrato de una persona sigue siempre ligado a una base valida.
El rol de encargado: los datos de su cliente
A menudo organiza un evento por encargo de una empresa o institucion. Los datos de los asistentes son entonces de ese cliente, y usted es el encargado del tratamiento. Consigna los acuerdos sobre conservacion y destruccion en un contrato de encargo de tratamiento, para que quede claro quien es responsable de que. Ajuste sus plazos a esos acuerdos. Como es un contrato asi, vea la checklist del contrato de encargo de tratamiento.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en contabilidad, lista de asistentes, necesidades sensibles y material.
- Trate las necesidades dieteticas y de accesibilidad aparte y a un nivel de destruccion fino.
- Depure las acreditaciones y datos de check-in justo despues del evento.
- Use las fotos solo con consentimiento y depurelas al retirarse.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Las listas de asistentes, las acreditaciones sobrantes y los soportes antiguos se destruyen de forma confidencial, porque contienen datos de contacto y a veces datos de salud. El papel, las acreditaciones y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador de registro antiguo o una copia con datos de asistentes tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD y su cliente de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir listas de asistentes y acreditaciones?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar las listas de asistentes para la siguiente edicion. Sin base, la finalidad decae tras el evento.
- Tratar las necesidades dieteticas y de accesibilidad como papel ordinario. Son datos sensibles.
- Usar las fotos sin consentimiento. Un aftermovie exige el consentimiento de las personas afectadas.
- Dejar acreditaciones sobrantes por ahi. Contienen nombres y a veces un QR con datos.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion a su cliente.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo conserva una agencia de eventos una lista de asistentes?
La facturacion entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. La lista de asistentes en si no se conserva mas tiempo del necesario para el evento y su liquidacion, tras lo cual la depura. Si trabaja por encargo, sigue los acuerdos del contrato de encargo de tratamiento.
Son datos sensibles las necesidades dieteticas y de accesibilidad?
A menudo si. Una dieta por razones medicas o una necesidad de accesibilidad puede tocar datos de salud, que son datos de categoria especial. Tratelas aparte y destruyalas a un nivel fino en cuanto el evento ha pasado.
Puedo conservar y usar fotos de los asistentes?
Solo con consentimiento. Una persona reconocible en una foto es un dato personal y toca tambien el derecho a la imagen. Use el material solo para la finalidad acordada y depurelo en cuanto esa finalidad decae o se retira el consentimiento.
Como destruyo los datos de los asistentes conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel, las acreditaciones y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Una agencia de eventos trata los datos de a veces miles de asistentes a la vez, hasta las necesidades dieteticas y de accesibilidad. Conserve la contabilidad siete anos, conserve la lista de asistentes y las acreditaciones no mas tiempo del necesario y trate las necesidades sensibles aparte. Use las fotos solo con consentimiento y siga el contrato de encargo de tratamiento si trabaja por encargo. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi protege a los asistentes y muestra a su cliente que lo ha resuelto todo correctamente.
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