Hoteles: destruir datos de registro de huespedes
Un hotel trata los datos de todos los que se alojan: nombre y direccion, un documento de identidad para el registro, datos de pago, reservas y a veces preferencias o preguntas de salud. Una parte entra en una obligacion legal de registro, otra en la obligacion fiscal, y otra debe conservarse el menor tiempo posible. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida: el registro de huespedes tiene su propio plazo de conservacion segun las normas locales, la facturacion entra en los siete anos fiscales. Los datos de reserva y preferencia no se conservan mas tiempo del necesario para la estancia y su liquidacion. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Dos marcos: registro y RGPD
En un hotel se cruzan dos cosas. La obligacion de registro le obliga a inscribir a los huespedes en un registro, con su propio plazo de conservacion que puede variar segun la localidad. Junto a ella rige el RGPD, que exige no conservar los datos personales mas tiempo del necesario. La obligacion de registro fija el minimo de lo que debe conservar, el RGPD el maximo de lo que no puede guardar demasiado tiempo.
Trate por tanto los datos de huespedes por tipo. El registro no tiene el mismo estatus que una reserva a traves de una plataforma o una nota sobre una preferencia. Al hacer esa distincion, conserva exactamente lo que debe y depura el resto a tiempo.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde el fin de la estancia.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Facturacion y contabilidad | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Registro de huespedes | Obligacion de registro local | plazo propio |
| Datos de identidad del huesped | Lo mas limitado posible | solo lo necesario |
| Reserva y datos de pago | Hasta liquidacion y fiscal | ligado a la finalidad + 7 anos |
| Preferencias y preguntas de salud | Sensibles, limitacion | el menor tiempo posible |
| Correspondencia y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no en sustitucion de las normas locales. En caso de duda, consulte con su municipio o asesor de privacidad. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos.
Documentos de identidad: sea prudente
Para el registro necesita ciertos datos de un huesped, pero eso no significa que pueda conservar una copia completa de un pasaporte. Una copia de pasaporte contiene un numero de identificacion, una foto y mas de lo necesario, y es por tanto sensible. Anote solo los datos que exige la obligacion de registro y no conserve copias sueltas mas tiempo del necesario. Lo que haya tenido en papel lo depura de forma confidencial.
Asi evita gestionar una montana de datos de identidad que en realidad no necesitaba. Como gestionar una copia del documento de identidad, cuando trata una, es comparable a otros sectores que piden un documento de identidad.
Preferencias, preguntas de salud y datos sensibles
Los hoteles a veces registran preferencias, desde una alergia o dieta hasta necesidades de accesibilidad. Una dieta por razones medicas o una necesidad de accesibilidad puede tocar datos de salud, que son datos de categoria especial. Mantenga esa informacion aparte de forma reconocible, uselas solo para la estancia y depurela despues. Conservar para que algun dia sea util no es un motivo valido.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en contabilidad, registro, reserva y preferencias.
- Limite los datos de identidad a lo que exige la obligacion de registro.
- Trate los datos de salud y de preferencia aparte y depurelos tras la estancia.
- Conserve el registro segun el plazo local.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los datos de huespedes se destruyen de forma confidencial, porque contienen datos de identidad, de pago y a veces de salud. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador de recepcion antiguo o una copia con datos de huespedes tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
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Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar copias de pasaporte. Anote solo lo que exige el registro.
- Conservar las reservas indefinidamente. Tras la liquidacion y el plazo fiscal, la finalidad decae.
- Tratar los datos de salud y de preferencia como papel ordinario. Exigen cuidado extra.
- Tirar sin triturar. Un registro de huesped en la calle es una brecha de datos notificable.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo debe conservar un hotel el registro de huespedes?
El registro de huespedes tiene su propio plazo de conservacion segun las normas locales, a menudo unos anos. La facturacion entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Los demas datos de huespedes no se conservan mas tiempo del necesario para la estancia y su liquidacion.
Puedo conservar una copia del pasaporte de un huesped?
Sea prudente aqui. Anote solo los datos necesarios para el registro y no conserve una copia completa mas tiempo del necesario. Una copia de pasaporte contiene un numero de identificacion y una foto y es sensible.
Cuanto tiempo conservo los datos de reserva y pago?
Los datos de pago entran en la contabilidad fiscal de siete anos. Los datos de reserva sin otra base se depuran en cuanto la estancia esta liquidada y no hay ninguna reclamacion o litigio en curso.
Como destruyo datos de huespedes conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Un hotel trabaja con datos de identidad, de pago y a veces de salud de cada huesped, entre una obligacion de registro y el RGPD. Conserve el registro segun el plazo local, conserve la contabilidad siete anos y sea prudente con las copias de identidad. Las preferencias y preguntas de salud se depuran tras la estancia. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi cumple ambos marcos y protege los datos de sus huespedes.
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