Campings y parques de vacaciones: destruir datos de huespedes
Un camping o parque de vacaciones trata los datos de todos los que se alojan: nombre y direccion, un documento de identidad para el registro, matriculas en la barrera, datos de pago, reservas y datos de los huespedes de temporada que vuelven ano tras ano. Una parte entra en una obligacion legal de registro, otra en la obligacion fiscal, y otra debe conservarse el menor tiempo posible. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida: el registro de huespedes tiene su propio plazo de conservacion segun las normas locales, la facturacion entra en los siete anos fiscales. Las matriculas y datos de preferencia se conservan el menor tiempo posible. Los datos de los huespedes de temporada se conservan solo para el contrato en curso. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Dos marcos: registro y RGPD
En un camping se cruzan dos cosas. La obligacion de registro le obliga a inscribir a los huespedes, con su propio plazo de conservacion que puede variar segun la localidad. Junto a ella rige el RGPD, que exige no conservar los datos personales mas tiempo del necesario. La obligacion de registro fija el minimo de lo que debe conservar, el RGPD el maximo de lo que no puede guardar demasiado tiempo.
Trate por tanto los datos de huespedes por tipo. El registro no tiene el mismo estatus que una matricula en la barrera o una reserva a traves de una plataforma. Al hacer esa distincion, conserva exactamente lo que debe y depura el resto a tiempo.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde el fin de la estancia o la baja.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Facturacion y contabilidad | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Registro de huespedes | Obligacion de registro local | plazo propio |
| Datos de identidad del huesped | Lo mas limitado posible | solo lo necesario |
| Matriculas en la barrera | Acceso durante la estancia | el menor tiempo posible, borrar tras la salida |
| Parcela de temporada y contrato | Contrato en curso | + plazo fiscal |
| Preferencias y preguntas de salud | Sensibles, limitacion | el menor tiempo posible |
Use esto como orientacion, no en sustitucion de las normas locales. En caso de duda, consulte con su municipio o asesor de privacidad. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos.
Matriculas y documentos de identidad: sea prudente
En la barrera a menudo registra matriculas para dar acceso a los huespedes. Esos datos son practicos durante la estancia, pero deben borrarse tras la salida del huesped. No los conserve mas tiempo del necesario, porque una lista de matriculas y fechas de estancia es mas sensible de lo que parece.
Lo mismo vale para los documentos de identidad. Para el registro necesita ciertos datos, pero conservar una copia completa de un pasaporte va demasiado lejos. Una copia de pasaporte contiene un numero de identificacion, una foto y mas de lo necesario. Anote solo lo que exige la obligacion de registro y depure las copias sueltas de forma confidencial.
Huespedes de temporada y datos que se quedan
Un camping tiene muchos huespedes de temporada que vuelven ano tras ano. Sus datos se quedan por ello a menudo todo el ano en el sistema, incluso cuando no hay un contrato activo. Conserve solo lo necesario para el contrato en curso y la contabilidad, y depure el resto en cuanto la parcela de temporada se da de baja. Conservar para enviar algun dia una oferta no es un motivo valido sin consentimiento.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en contabilidad, registro, matriculas y datos de temporada.
- Limite los datos de identidad a lo que exige la obligacion de registro.
- Borre las matriculas en cuanto el huesped se haya ido.
- Evalue las parcelas de temporada y depure tras la baja.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los datos de huespedes se destruyen de forma confidencial, porque contienen datos de identidad, de pago y a veces de salud. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador de recepcion antiguo o una copia con datos de huespedes y matriculas tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir datos de huespedes?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar las matriculas demasiado tiempo. Borrelas en cuanto el huesped se haya ido.
- Conservar copias de pasaporte. Anote solo lo que exige el registro.
- Dejar los datos de temporada durante anos. Tras la baja, la finalidad decae.
- Tirar sin triturar. Un registro de huesped en la calle es una brecha de datos notificable.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo conserva un camping el registro de huespedes?
El registro de huespedes tiene su propio plazo de conservacion segun las normas locales, a menudo unos anos. La facturacion entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Los demas datos de huespedes no se conservan mas tiempo del necesario para la estancia y su liquidacion.
Puedo conservar las matriculas de los huespedes en la barrera?
Conserve los datos de matricula el menor tiempo posible. Son necesarios para el acceso durante la estancia, pero deben borrarse tras la salida del huesped, salvo que haya un motivo concreto para conservarlos mas tiempo.
Como gestiono los datos de los huespedes de temporada?
Los huespedes de temporada suelen quedarse todo el ano en el sistema. Conserve solo lo necesario para el contrato en curso y la contabilidad, y depure el resto en cuanto la parcela de temporada se da de baja.
Como destruyo datos de huespedes conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Un camping o parque de vacaciones trabaja con datos de identidad, de matricula y de pago de cada huesped, entre una obligacion de registro y el RGPD. Conserve el registro segun el plazo local, conserve la contabilidad siete anos y sea prudente con las matriculas y copias de identidad. Los datos de los huespedes de temporada se depuran tras la baja. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi cumple ambos marcos y protege los datos de sus huespedes.
Lea tambien: hoteles: destruir datos de registro de huespedes, restaurantes: destruir reservas y datos de alergias, agencias de eventos: destruir listas de asistentes y la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.
Quiere que recojamos datos de huespedes? Solicite un presupuesto en desnipperaar.nl. En unos minutos tiene un precio fijo, con certificado incluido como prueba.