Hostelería: destruir de forma segura tickets, reservas y datos del personal
Un restaurante, cafetería u hotel vive de la hospitalidad, pero entre bastidores se acumula una montaña de documentación sensible. Reservas con nombres y números de teléfono, tickets de caja y partes diarios, expedientes del personal de un equipo cambiante de temporeros e imágenes de videovigilancia del local. Cada uno son datos sujetos al RGPD. Esta guía muestra qué documentos de hostelería entran en juego, cuánto tiempo conservarlos y cómo destruirlos de forma segura.
¿Qué documentos tiene un negocio de hostelería?
La hostelería trata más datos personales de lo que muchos empresarios creen. Un resumen de lo que entra en juego, con el plazo correspondiente.
| Documento | Plazo de conservación | A tener en cuenta |
|---|---|---|
| Tickets de caja y partes diarios | 7 años (fiscal) | A menudo papel térmico |
| Reservas con datos de contacto | Poco tiempo, hasta gestionarse | Datos personales |
| Expedientes del personal, nómina | 7 años tras el contrato | Muchos temporeros |
| Copia del documento de identidad | 5 años | Especialmente sensible |
| Facturas de proveedores | 7 años (fiscal) | Parte de la contabilidad |
| Imágenes de videovigilancia | 4 semanas estándar | Más solo ante un incidente |
| Alergias y preferencias de clientes | Mientras sea relevante | A veces datos de salud |
El plazo fiscal de 7 años y la parte de personal se explican en los requisitos del RGPD para pymes y destruir un expediente de personal.
Los puntos a tener en cuenta en hostelería
Tickets de caja térmicos
Los tickets de caja y los recibos de tarjeta son a menudo de papel térmico. Contienen datos de transacciones y no deben ir sueltos en la papelera ni con el papel usado. Lea más en papel térmico, tickets de caja y tarjetas de embarque.
Mucho personal cambiante
La hostelería trabaja con temporeros, personal fijo discontinuo y trabajadores de ETT. Eso supone muchos expedientes del personal de corta duración con copia del DNI y datos de nómina. Para la parte de ETT hay un enfoque aparte, vea copias del DNI y nóminas en la empresa de trabajo temporal.
Imágenes de videovigilancia
Muchos locales tienen cámaras contra el robo. Por norma general conserva las imágenes 4 semanas, más solo ante un incidente concreto. Lea cómo formalizarlo en imágenes de videovigilancia, conservación y destrucción.
¿Cómo destruir los documentos de hostelería?
El enfoque práctico es una recogida en cuatro pasos.
- Punto de recogida. Reúna los tickets caducados, las listas de reservas y los documentos antiguos del personal en un contenedor cerrado, lejos de la sala.
- Compruebe el plazo. Conserve los documentos financieros 7 años, las copias del DNI 5 años y las reservas corrientes poco tiempo. El resto puede irse.
- Hacer recoger. Su material se recoge y se destruye de forma confidencial según la norma DIN 66399 P-4 o P-5.
- Certificado. Recibe un certificado de destrucción para su expediente RGPD.
Una ronda de limpieza anual, por ejemplo tras la temporada alta, mantiene la documentación bajo control. Lo que cuesta está en cuánto cuesta la destrucción de archivos.
¿Hacer destruir sus documentos de hostelería?
Recogemos sus tickets, listas de reservas y expedientes del personal y los destruimos de forma confidencial, con certificado. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km de Ámsterdam, sin contrato.
Solicite un presupuestoPreguntas frecuentes
¿Los datos de reserva están sujetos al RGPD?
Sí. Una reserva con un nombre, número de teléfono o correo es un dato personal. No conserve las listas de reservas más tiempo del necesario y destrúyalas de forma confidencial.
¿Cuánto tiempo debo conservar los tickets de caja?
Como parte de su contabilidad, están sujetos a la obligación fiscal de conservación de 7 años. Después pueden destruirse.
¿Puedo tirar los expedientes del personal de temporada?
No. Los datos de nómina se conservan 7 años, una copia del DNI 5 años y los demás documentos 2 años tras finalizar el contrato. Después se destruyen de forma confidencial.
¿Cómo destruyo los tickets de caja térmicos?
El papel térmico se tritura como el papel corriente. Se mantiene separado del flujo de reciclaje por el recubrimiento. Lo procesamos en la misma recogida.
¿Recibo un certificado para mis documentos?
Sí. Tras cada recogida recibe un certificado de destrucción con la fecha, la cantidad y el nivel DIN para su expediente RGPD.
Conclusión
La hostelería trata más datos personales de lo que parece, desde reservas hasta expedientes del personal e imágenes de videovigilancia. La regla es simple. Conserve lo necesario a efectos fiscales o laborales y destruya el resto con cuidado. Una limpieza periódica tras la temporada, con un certificado como prueba, mantiene su local conforme al RGPD sin complicaciones.
¿Quiere hacer recoger sus documentos de hostelería? Solicite un presupuesto a través de desnipperaar.nl o lea cómo hacer destruir papel. En 5 minutos tiene un precio fijo.